从利用工作谈文书材料的分类与组卷

道而驰。对于这种实际情况，立卷时还严格区分保管期限已无意义。如：把一单位有关人员任免、奖惩的文件严格按保管期限表的规定，分为永久、长期或短期是不实际的。因为日后利用者查询档案，一般就说查×××任免文件，不会说属于永久、长期或短期的人员任免文件，档案馆提供利用人员一般也很难一下子判定×××任免的文件是属永久、长期或短期，特别对时间久远的档案，更难判定。他只能判定×××任免文件属于机构、人事任免类的案卷。因此，从便于提供利用的角度，合适的做法应当进行简单的分类，把同一类或相近的两、三个类的全部文件组合成一卷，即使个别文件保管期限短，但也只能采取就高不就低的原则，保证同类文件不分散，在利于检索、利用的快、准、全的情况下，才适当照顾其他特征。否则，将失去立卷的意义。

　　所以说，分类是整个立卷工作的核心，是立卷成败的关键。只有明确发类为先，组卷在后的指导思想，正确处理好分类与组卷方法的具体运用，这样，案卷的质量才能经得起提供利用工作的考验。

 

作者：吴育明 

《从利用工作谈文书材料的分类与组卷(第2页)》