谈加强物资采购的监督管理

谈加强物资采购的监督管理

　　赵刚

　　摘要：目前，企业采购环节经营行为不规范，缺乏严格的制度约束，在采购环节吃回扣、以次充好、损公肥私、贪污腐败的现象普遍存在。加强和规范国有工业企业物资采购管理已成为突出问题。

　　关键词：物资 采购 监督 管理

　　设立物资采购监督管理部门正是适应了国有大环境的需要，因此，在物资采购的重大事项上，应建立民主的决策制度，避免个人专权和决策失误；在日常采购管理工作中明确各级管理者，各有关部门及相关人员的权限和责任，实行分级管理：加强物资采购价格的监督，严格实行比价采购，避免采购环节中资产和效益隐性流失；严把各种采购物资进矿质量硷验关，杜绝伪劣产品或质次价高产品进矿。

　　1、建立内联外通的信息网络，为采购决策提供可靠依据

　　外通的价格信息来源。采用国际互联网、电子信箱等现代化通讯手段及时获得国内外产品价格资料，将这些信息下载整理，储存在微机，随用随调。通过阅读大量信息报刊，建立价格信息网络台帐。运用电话、电传、信函、市场模拟采购等多种形式并结合实地考察，进行大量的价格及质量调查，建立动态信息档案，以便及时掌握市场价格变化，为指导比质比价采购、控制采购价格、择优选点采购提供重要依据。

　　内联的价格信息来源。依靠计算机这一现代化管理手段全面参与进、销、存等业务活动。根据进、销、存等基础数据，及相关数据确定各类物资的储备定额和消耗定额，根据产量或工作量产生各单位物资消耗计划，根据各单位物资消耗计划通过汇总计算，产生全公司物资需用计划，根据物资采购计划=物资需用计划一期末库存一（合同订货量一到货量），生成物资采购计划，物资采购计划与储备定额进行比较，决定何时采购，采购多少。根据进货情况，生成价格查询系统，随时掌握市场价格信息变化和供货商的资信情况，筛选质量高、信誉好、价格低的进货商，为领导决策和价格审核提供及时、准确、可靠依据，减少企业管理的随意性和决策的盲目性，增强了各类数据的真实性，使企业决策奠定在市场分析的基础上，这样在企业内部控制制度上起到了积极有效的作用，使信息资源得到充分利用，信息得以在各部门之间交换、沟通和反馈，从而起到了堵塞漏洞，进一步挖掘降低库存资金、降低采购成本、提高经济效益的目的。

　　2、按准切入点，严把物资入口关

　　在物资管理上，实行“两集中、五统一”，即集中物力财力由供应公司、机电公司统一采购，理顺采购渠道，对供货单位进行实地考察，对其法人资格、资金实力、企业性质、商业信誉、履约能力、服务质量等进行资信调查，确定了以国有大中型企业、主机厂为进货主渠道，辅以集体、个体作补充，拾遗补缺。坚持从厂家订货，避免从中间环节订货层层加价问题，大力开展由产品生产厂家直接寄售方式进货，减少储备资金占用，降低各类物资的采购成本。

　　3、对物资采购实行全过程监督

　　物资采购全过程监督是指对采购前、采购过程中和采购完成后进行的监督。从采购计划的制订开始，到采购物资的使用结束，这其中有计划、审批、价格咨询、招标、签订合同、验收、核算、付款、领用九个环节，每个环节都有监督。但重点是对制订计划、价格咨询、签订合同、质量验收和结帐付款五个环节的监督。对计划的监督主要是保证计划的合理性和准确性；对价格的监督主要是看是否进行了货比三家、价格是否合理；对合同的监督主要是其合法性和公平程度；质量监督是保证验收过程不降低标准，不再虚作假；付款监督是确保资金安全，按程序按合同履行。把监督贯穿采购活动的全过程，是确保采购管理规范和保护企业利益的第二道防线。这道防线在采购管理活动中发挥了重要作用。

　　4、针对市场供应情况确定合同的采购渠道

　　对于生产直接消耗的大量大宗原材料、配件而供方相对较少，组织难度较大，质量和交货期要求较高的关键原材料、配件、设备，要与供方建立长期稳定的供求关系，这样可以确保生产的稳定性和连续性。同时，供求双方长期进行业务往来，有较高的信任度，而且批量大有利于享受优惠价格，可以保证质量，特别在采购资金不足的情况下，可以赊帐购货，以缓解采购工作的难度。

　　对于一些市场资源相对宽松，可供选择厂家较多，需要较大而消耗稳定集中的材料、配件，可充分利用买方市场的优势，实行招标采购，利用供方的竞争，达到“货比三家”比价采购，质优价廉的目的，同时也可避免由于独家供应而带来在资源价格、货款上被牵着走的被动局面。同时，由于招标订货增加了采购订货的透明度，从而避免出现决策上的失误和管理上的漏洞，有利于各方面对其监督，避免了不廉洁现象的发生，纯洁了采购队伍。

　　5、针对采购的品种不同，确定合理的订货形式

　　对于生产中所需的大宗消耗的原材料、配件，需要稳定的供货渠道和数量，可实行年度订货或半年订货。但由于在执行过程中，价格会随市场变化而变化，因此在预计原材料、配件价格将会下降的前提下，可以在年度或半年合同中确定总量，而价格不一次确定，根据市场变化情况，每半年或季度由双方协商确定价格，也可以实行年度确定价格，也可以实行年度确定总量，按季度价格签订合同，进行订货。

　　对市场价格经常变化，而消耗和需要量又不规律的品种，由于不易规律性订货，可以实行批量订货，以紧紧把握住市场机遇，回避市场风险，对行情见长的适当扩大订货批量，控制价格上涨因素。价格回落趋势的订货量小。回避落价风险，并以批量优势获得价格优惠，从而获得最佳采购效益。

　　无论哪一种采购方式，都必须实行三级把关审查制度，无论总体的采购方案还是各项合同的签订都要层层审查，既强调按渠道采购订货，又要不断查价、比价、择优采购。

　　（作者单位：铁法煤业集团公司物资经销中心）