应收帐款日常管理制度

为了进一步规范应收帐款的日常管理和健全客户的信用管理体系，对应收帐款在销售的事前、事中、事后进行有效控制，特制定本管理规范。 
一、建立客户档案，进行有效的信用评估和跟踪记录： 
二、事前控制：（签约到发货） 
从初识客户到维护老客户，业务人以及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况，选择信用良好的客户进行交易。 
对客户的审查内容（5W）： 
1、who 人员素质，销售业绩，社会关系 
2、where 地理位置，物流配送情况 
3、when 从事本行业的时间，何时开始合作，有否合作经历 
4、what 信用档案，有无不良纪录 
5、why 关键点，为什么要合作，合作原因，合作动机，合作前景 
对客户的评定等级 
A 类客户，回款2个月内 
B 类客户，回款5个月内 （最好预付一部分货款） 
C 类客户，回款8个月内 （必须预付一部分货款） 
D 类客户，回款时间相当长，不可靠 （必须货款两清） 
签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对，合同的每一项内容，都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收帐款追收的根本依据。 
在销售合同中应明确的主要内容 ： 
1、明确交易条件，如：品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等； 
2、明确双方的权利义务和违约责任； 
3、确定合同期限； 
4、签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章（避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章）； 
5、电话订货，最好有传真件作为凭证。 
合同的签订必须经过市场部经理审核确认才可以盖章。 
三、 事中控制：（发货到收款） 
1、发货查询，货款跟踪。每次发货前客服部必须与销售合同保持核对；公司在销售货物后，就应该启动监控程序，根据不同的信用等级实施不同的收账策略，在货款形成的早期进行适度催收，同时注意维持跟客户良好的合作关系。（由销售人员和客服中心进行全程跟踪） 
收帐策略如下： 
A 类客户，按常规合同 
B 类客户，最好预付一部分货款 
C 类客户，必须预付一部分货款 
D 类客户，必须货款两清 
2、回款记录，帐龄分析。财务要形成定期的对帐制度，每隔一个月或一季度必须同顾客核对一次帐目，形成定期的对帐制度，不能使管理脱节，以免造成帐目混乱互相推诿、责任不清；并且详细记录每笔货款的回收情况，经常进行帐龄分析。 
有几种情况容易造成单据、金额等方面的误差。 
1、产品结构为多品种、多规格； 
2、产品的回款期限不同，或同种产品回款期限不同； 
3、产品出现平调、退货、换货时； 
4、客户不能够按单对单（销售单据或发票）回款； 
　　以上情况会给应收帐款的管理带来困难，定期对帐避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大，而造成呆、死帐现象，同时对帐之后要形成具有法律效应的文书，而不是口头承诺。 
四、事后控制：（欠款到追收） 
1、欠款到追收。对拖欠帐款的追收，要采用多种方法清讨，催收帐款责任到位。原则上采取大区经理负责制，再由大区经理落实到具体的业务员身上。如果是单一的大区经销商或代理商，则由客服中心定期对其进行沟通、催付。 
对已发生的应收帐款，可按其帐龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的企业，应采取订立还款计划，限期清欠，采取债务重整策略。应收帐款的最后期限，不能超过回款期限的1/3（ 如期限是60天，最后收款期限不能超过80天）；如超过，即马上采取行动追讨。 
2、总量控制，分级管理。财务部门负责应收帐款的计划、控制和考核。销售人员是应收帐款的直接责任人，公司对销售人员考核的最终焦点是收现指标。货款回收期限前一周，电话通知或拜访负责人，预知其结款日期，并在结款日按时前往拜访。 
追款三步骤： 
①、联系：电话 联系沟通 债务分析 分析拖款征兆 
销售人员或客服中心要适时与客户保持电话联系，随时了解客户的经营状况、 
财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。 
②、信函： 期限 实地考察 保持压力 确定追付方式 
销售人员要对客户进行全程跟进，与客户接触率与成功回收率是成正比的，越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会就会越低。并且给予客户一个正确的观念，我们对所有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的。 
③、走访：资信调查 合适的催讨方式 
销售人员要定期探访客户，客户到期付款，应按时上门收款，或电话催收。即使是过期一天，也应马上追收，不 应有等待的心理。遇到客户风险时，采取风险预警和时时、层层上报制，在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下，由主管、经理等参与分析，及时对下属申报的问题给予指导和协助。 
3、对已拖欠款项的处理事项 ： 
①、文件：检查被拖欠款项的销售文件是否齐备； 
②、收集资料：要求客户提供拖欠款项的事由，并收集资料以证明其正确性； 
③、追讨文件：建立帐款催收预案。根据情况不同，建立三种不同程度的追讨文件―——预告、警告、律师函，视情况及时发出； 
④、最后期限：要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户明确最后期限的含义； 　 
⑤、要求协助：使用法律手段维护自己的利益，进行仲裁或诉讼。 
五、预警管理： 
1、每一客户会计年度终结，必须取得欠款人对所欠款的书面确认。 
2、任何应收款应在发货之日起，逾期一年零六个月，一律报告公司总经理，并通知公司法律顾问启动催讨程序。 
六、附件 
1．日常应收帐款监督表 
2．超期应收帐款处理记录表

来源：财务顾问