浅谈地方文献的收集与利用

我国是一个历史悠久的文明古国,几千年的历史文化沉淀,使得各地都拥有大量的具有本地特色的地方文献资料,它们体现了本地区的经济、文化发展的历史渊源。将它们收集、整理、保存和利用起来,将对本地区的政治、经济、文化、科技建设起到积极的推动作用。

一、地方文献的收集

地方文献的收集较为复杂。因为地方文献多为非正式出版物,来源渠道难以掌握,而且流散于社会的各个角落,有些保存在个人手中的文献资料又多是历史文献,收藏者视为珍宝。因此,需要做艰苦细致的工作,制定切实可行的措施,才能尽量收集齐全。

1.争取当地领导的重视和支持,制定本地区地方文献呈缴本制度。由当地人大、政府利用地方法规或者布告的形式,向各有关单位与个人下达通知,将当地出版和编写的一切书刊资料送交当地图书馆保存,充分发挥图书馆收藏地方文献的职能。如:我馆在1994年通过市政府办公室转发了《关于建立日照地方文献呈缴本制度的通知》,为地方文献征集工作创造了良好的政策环境。争取到地方政府的支持,是保证地方文献资料收集齐全的重要措施。

2.加强与有关单位的密切配合。当地的政协、党史办、史志办及各企事业单位在编纂地方史志和本系统志书时,掌握了大量的地方文献资料,对本地区各单位出版的图书报刊资料,不管是正式出版物还是非正式出版物,一律征集呈缴本。将他们用过的和没有用过的资料收集起来,既节约了经费,又扩大了地方文献收集者的队伍,是收集地方文献的绝好途径。如:我馆在《关于建立日照地方文献呈缴本制度的通知》下发后,我们不是坐等别人来送书上门,而是借这个机会,积极宣传收集地方文献的意义,下到每一个单位,认真进行征集,把市内各单位编纂的志书基本收集全了。并与他们建立起定期访问制度,把工作做到前面,这样,不仅可以及时掌握、了解他们的资料出版、发行情况,而且还和这些单位建立了良好的合作关系,他们主动给我们提供地方文献收集的有关线索,帮助我们进行地方文献的征集。

3.对于个人收藏的地方文献,采取对捐赠者给予一定的报酬和适当的精神奖励的方式,鼓励他们捐赠。如,1999年我馆了解到东港区南湖乡的王延洲先生收有日照籍人、国民党元老丁惟汾主编的、台湾出版的《山东革命党史》一套八册,就去争取王延洲先生把这套书捐赠给市图书馆,开始王先生并不愿意,觉得这是他的哥哥辗转从台湾托人捎来的,不舍得捐赠。我们工作人员反复做工作,向他说明我们收集地方文献的意义,一次次苦口婆心地动员他捐赠,王先生终于同意将这套书捐赠给我们。事后,我们为王延洲先生专门颁发了精美的收藏证书表示谢意。对于确实不愿捐赠的,我们就采取复制的方法进行收藏保存。几年来,通过这种方法我们已经征集到各类地方文献23种52册。

4.加强与外界联系,多方式、多渠道进行地方文献征集。实践证明,利用工作关系或个人关系多方进行地方文献收集,是地方文献收集工作中比较好的方法。一是联系市政府驻外地办事机构,通过他们发动日照籍或曾在日照工作过的人进行捐赠。1998年我们通过日照驻京办事处联系北京的“日照同乡会”开展捐书活动,得到了在北京工作的日照同乡和一些曾在日照工作过的老将军、老同志的积极配合,他们纷纷把珍藏的图书资料拿出来捐献给市图书馆,通过这次活动我们征得1000余册图书和部分字画,其中不乏珍贵的地方文献。二是利用个人关系进行地方文献征集。如日照籍人、著名儿童文学作家、诗人尹世霖先生是我市实验中学的名誉校长,他的作品原来全部都捐赠给实验中学图书馆。后来,我们馆的一位同志认识了他,在一次交谈中,向他介绍了我们进行的地方文献征集工作,并请他对市图书馆捐赠,尹世霖先生了解了我们开展的地方文献征集工作后,先后两次亲自到馆进行捐赠,把他主编、撰写的儿童文学作品、诗集39种65册,全部交给了市图书馆收藏。我市文联主席、著名作家赵德发先生每次有新的作品问世,都亲自把书送到我们图书馆来,并对我们说,图书馆开展的地方文献收集工作是一件利国、利民的大好事,你们的工作不仅在当今,就是在后世,也是一件非常有意义的工作。

5.利用各类会议,特别是一些学术会议进行地方文献收集是我们在工作中总结出的一条很好的经验。这样,不仅可以节省大量的人力、物力,而且收集到的资料大都具有很重要的价值。1996年7月,我们利用“中国《文心雕龙》学会”在日照召开学术年会的机会,采用信函、电话等联系方式,向国内外征集有关刘勰及《文心雕龙》等方面的学术研究资料,得到了国内外有关学者的积极响应,共收集有关学术著作11种23册,极大地丰富了我馆《文心雕龙》学术研究文献。

6.对外地图书馆拥有的论及本地区的文献,可以利用交换调剂的方法互相交换。对外地区个人收藏的论及本地区的著作资料,可用购、换、赠、复制等办法收集。口头传说的民情民俗,我们采取调查记录的方法,加以整理,使之成为文字材料,进行收藏。同时,注明整理者的姓名、材料提供者的姓名,以备以后查找。

7.利用各种书目索引,掌握地方文献的出版和存佚情况,一旦发现线索,就应该“锲而不舍”的将其收集起来。

总之,地方文献的收集要制定规划,确定一定时期收集的重点和范围。同时还要固定专人负责,保证一定的经费。收集地方文献不是一时之功,是一项长期的任务,需要持之以恒、坚持不懈,逐年积累,积少成多。一般来说,革命文献资料应该进行重点抢救性收集,现实文献资料尽量收集齐全,历史文献资料摸清底子逐年收集。

二、地方文献资料的管理和利用

收集地方文献的最终目的是为了利用。为了让地方文献发挥作用,方便读者查阅,需要做好地方文献的管理和利用。

1.把收集来的地方文献资料,及时进行登录、分编,建立地方文献资料登记,便于掌握地方文献藏量,有利于地方文献资料的管理。

2.对于从图书报刊中剪辑复制的零碎文献,按照学科内容分组装订成册,然后再登记、分类、著录、排架。

3.设立专架存放。地方文献收集后,应该设立专门的书架进行收藏保管,以便于管理和方便读者查阅。如,我们已经开设了“日照文史资料专架”,并拟设立“日照作家著作专架”和“刘勰及《文心雕龙》研究著作专架”。

4.编制地方文献目录

地方文献是建立特色馆藏的一个重要方面,图书馆根据各自收藏的地方文献多少,编写图书馆收藏地方文献目录,是图书馆地方文献收集、利用工作的一个重要步骤。通过编制《馆藏地方文献书目》,不仅为广大读者提供查阅地方文献的便利条件,同时,也可以用作馆际之间的地方文献信息交流。在这方面,我们根据目前的馆藏,编制了《地方志目录》、《地方名人目录》、《地方作者著作目录》、《地方企业志目录》等,为了便于检索、利用,我们共设立了三套目录,公务目录设书名目录和著者目录,读者目录设书名目录。这样,不仅方便了读者对地方文献的查阅和利用,也为今后更好地开展地方文献利用工作奠定了良好的基础。

5.组织地方文献资料展览

通过开办地方文献展览,既宣传地方文献,又增加当地图书馆的社会知名度,对提高当地图书馆的办馆效益有积极作用。如,我们在1994年8月,配合庆祝中华人民共和国建国45周年举办了日照画家林玉营的百米长卷《百年风云录》画展,1997年3月举办了“刘勰及《文心雕龙》研究著作展”,一方面展示了近几年来我馆开展地方文献的成果,同时,也宣传了图书馆,提高了图书馆的社会知名度,引起了社会各界的反响,收到了较好的效果。

地方文献的收集、整理和利用,是当前图书馆藏书建设的重要内容,特别是在当前图书馆购书经费紧张,社会知名度较低的状况下,做好地方文献的收集、整理和利用,开辟具有地方特色的服务领域,是图书馆增强办馆效益的一个重要措施,也是衡量一个图书馆是否具有地方特色的重要标志。因此,做好地方文献的收集和利用,使地方文献资源更好地为当地经济建设、精神文明服务,对开拓图书馆工作的新局面有着极其重要的现实意义。

〔出处〕 山东图书馆季刊2003（1）