建立地方文献计算机数据库为地方建设服务

　　地方文献素有“一地之百科”的称誉,它是某一地区政治、经济、文化、科技和社会发展以及风俗、民情、自然资源等方面的综合反映。在当今信息化、网络化的环境下,提炼地方文献中的精华,建立地方文献计算机数据库,即通过计算机实现对地方文献信息资源的收集整理、标引著录、检索输出的自动化检索系统,将能更大地发挥地方文献的作用,促进当地建设的发展。

1　建立地方文献数据库的可行性

1.1　数据源方面　　在地区发展的历史长河中,留下了丰富的地方文献资源,其价值体现于“唯我独有”,具有区域性、真实性、权威性、史料性、综合性等性质。经过图书馆长期科学、系统的加工、整理,已成为广泛、连续、系统的信息资源,随着时代的发展,新的内容又源源不断地增加,这些充足的资源是建立地方文献数据库的前提条件和基础。

1.2　人力、物力方面

大中型图书馆有一批高质量的专业人才,他们具有广博的知识和较高的学识水平,掌握一定的文献管理知识,对计算机操作得心应手,同时具备较强的处理信息资源的综合能力,能够对文献资料进行提炼、归纳、整序和分析比较、综合演绎,地方文献工作人员更是“本地通”,熟悉本地区上至天文,下至地理,旁及人物及事件等各方面情况,能够胜任建库工作。在物力方面,大中型图书馆普遍引入了计算机、多媒体及网络技术,开通了Ｉｎｔｅｒｎｅｔ等网络,具备数据库发展的条件。

1.3　技术方面

当前全球信息服务向网络化、电子化和智能化方向发展,支撑信息服务的数据库技术时时面临新的挑战。大中型图书馆的技术力量都比较雄厚,可对数据库的技术、设备进行论证,选择、设计好硬件、软件的系统环境,制订从建立、维护到应用的一整套规范标准和制度,并及时吸取、运用国内外相关的先进技术,保证数据库的有效利用。

1.4　用户方面

地方文献具有鲜明的区域性,是进行区域研究不可或缺的资源。我馆地方文献部接待的读者遍及各行各业,有农民、学生、学者、领导者、建设者,地方文献数据库建成后,网上读者还将不断增加。

2　建立地方文献数据库的工作流程

2.1　调查论证　　

开发建立地方文献数据库,首先必须考虑拟建数据库的社会效益和经济效益,分析用户需求和市场前景,可根据馆藏特点,结合社会当前的热点,来决定专题的开发方向。同时,尽管地方文献具有鲜明的地域性,但不排除其他机构或地方已有相同数据库开发的可能,因此,建库前要认真调查,避免重复建设,做到“人无我有,人有我强”,保证开发的产品具有长久的生命力。

2.2　地方文献资料工作

建立地方文献数据库的前期必备步骤,是地方文献资料工作,即指以每一条地方文献信息为单元的收集、整理工作。由于地方文献中非正式出版物多,载体类型也多,许多有价值的材料不仅隐含在这些文献中,从而使资料整理工作的难度大大增加,这就需要我们熟悉了解馆藏,作深入细致的研究,挖掘本馆有价值的地方文献资源,把分散在图书、期刊、报纸或其它类型载体中的地方文献资料提炼出来,进行分类、整序、挑选、查重、审核,最后确定将哪些文献收入数据库。

2.3　著录标引

过硬的数据质量及良好的兼容性、共享性是网络环境下数据库得以生存和发展的条件,而规范、标准、科学的著录标引是数据库质量得以保证的前提。因此,著录要采用标准化的机读目录格式并严格遵循文献著录原则,标引则多参照《中图法》和《汉语主题词表》。值得注意的是,地方文献的史料特征十分明显,读者往往从特定的事物、人物、时间、地点的角度检索,用现行的《汉语主题词表》来标引地方文献,将有相当部分的文献不能被准确地表达其主题概念,因为该表没有带地方特点的反映内容主题的词汇,故进行主题标引时,除抽取表中已有的主题词,还应根据文献的特征,直接从中选取有检索意义的、符合读者检索习惯的词汇,增加关键词标引。总之,结合各馆的实际情况和地方文献的特点,在建库前制定具体的著录标引条例和细则,使建库人员在操作过程中“有法可依,有法必依”,是建立地方文献数据库应遵循的原则。

2.4　上网传输

有了高质量的数据库,还需要实现传递网络化,使建成的数据库流动在网络上,真正成为人类共享的知识。2001年1月湖南图书馆在全国图书馆界首开先河,其“地方文献长廊”网页正式上网运行,下设“湖南地方志”、“地方报纸重要信息索引”、“湖湘人物”、“湖南地方文献”等21个子栏目,数据总量为107ＭＢ。这是目前图书馆网站少有的、专门以地方文献为主题的网页,值得各图书馆参考和借鉴。

3　当前地方文献数据库的类型

3.1　标准化的地方文献书目数据库

　　书目数据库是文献开发和其它类型数据库建立的基础,是地方文献业务工作自动化的必要前提。目前,大多数省级图书馆没有馆藏地方文献书目,即使一些地方文献工作开展得比较好的图书馆,也没有建立完整的、系统的地方文献书目体系,更遑论全省地方文献联合目录。故而应把建立高起点、标准化的地方文献书目数据库摆在首位。

3.2　独具特色的地方文献专题数据库

地方文献中隐含的信息资源既丰富又分散,面对汗牛充栋的纸质文献,读者往往难以查找、识别,花费了大量时间却收效甚微。图书馆不能满足简单的书目型数据库的建立,应根据本地的特点,分析本地地方文献中的多种知识信息资源,确定专题范围,把分散在不同文献中的富有价值的相关信息提炼出来,按一定的体系加以组织编排,建成有浓郁地方特色、稳定实用的专题数据库,其内容可涉及地方史志、年鉴、人物、自然资源、优势产业、人文地理、民族概况等。

3.3　高质量的地方文献全文数据库

全文数据库包括书名(篇名)、作者、正文、图像、参考文献及摘要、关键词等数据。我们可选择利用率高、有学术价值的地方史料、人物资料、有长效价值且为读者反复使用的资料编制成全文数据库,那些富有代表性、在国内外有一定影响和地位并在馆藏中占有一定优势的地方文献亦应是建立全文数据库的对象。全文数据库的建立,即使读者能直接通过计算机网络方便快捷地检索到全文内容,又起到永久保存地方文献资源的作用。■

4　利用地方文献数据库为地方建设服务

4.1　为领导决策提供参考　　

一个优秀的管理者或决策者,必须系统地了解、掌握所辖区域的全面情况,并对该地区具有相当深入的研究。而地方文献正是一地的综合反映,它兼容并蓄,从各个角度记录、研究和探讨该区域方方面面的情况,并随着时代的发展不断注入新的内容,能使管理者或决策者对所辖地区的经济、文化、社会结构及自然生态、物产、民俗等诸多因素进行历史和现实的分析研究,避免决策时的主观性和盲目性。例如,广西是个多山地区,有“八山一水一分田”之称,随着人口的增多和人类经济活动的深入,20世纪60年代水土流失面积为1800多万亩,到80年代已增加到3200多万亩,生态环境的恶化,直接威胁到人们的生存和经济的发展,应引起各级、各行业领导者、决策者的警醒。又如广西属典型的喀斯特地形,境内有丰富的钟乳石资源,近年来许多不具科研科旅游观赏价值的钟乳石被开采,致使钟乳石资源遭到严重破坏,引起人大委员的重视,频频来我馆查阅有关资料,并草拟了保护钟乳石的提案。可见,针对本地区特点建成地方文献数据库,将能为决策者提供更大的参考作用。

4.2　为科学文化研究服务

地方文献集古今科学文化成果之大成,既可横陈百科,又可纵观千年,其中蕴藏着丰富信息资源,具有极高的参考实用价值和应用前景,历来是后人编史修志不可或缺的参考资料,是专家学者进行教学、科研的重要对象。古往今来许多重大的社会变革和科研成果都得益于地方文献的开发和利用。以修志为例,我馆地方文献部藏有大量古籍、方志及解放前书刊,20世纪80年代以来,为编写《广西财政史》、《南宁市粮食志》、《容县志》等一大批史志书籍提供了大量翔实可靠的资料。随着时代的发展,编史修志人员对图书馆提供资料的方式提出了新的要求。许多治学严谨的外地读者感叹,为了查找资料,他们不得不多次往返于省城与住地之间,花费了大量时间和旅费,现在有了计算机网络,如果省级图书馆能将相关的地方文献建成计算机数据库并上网运行,那么很多时候他们足不出户就能获取所需要的资料。由广西图书馆和广西通志馆合编的《广西文献资料索引》一书,反映了上起秦汉,下至民国时期广西历代的政治、经济、科学技术、文化教育、历史事件、名胜古迹、风土人情等各个方面的资料线索,曾为读者查找原始资料发挥了极大作用,进入信息时代后,读者已不满足于手工检索,对图书馆提出了检索自动化的要求。

4.3　为本地区经济建设服务

伴随着经济全球化的发展趋势,区域经济学、区域科学学等新兴学科方兴未艾,人们纷纷努力寻求本区域的最佳发展模式,寻找本区域新的经济增长点。俗语说:一方水土养一方人,由于各地所处的地理环境不同,决定了各地经济发展的模式也不同。地方文献中有关地理、矿藏、物产、气候、人口、农工商