建立地方文献数据库之探索

近年来,我国各种各样的数据库层出不穷,对数据库的开发、数据著录的格式、数据库的管理等数据库建设方面的问题均有不少论述,但对地方文献专题文献数据库的建立却稀有涉及。地方文献是以一个地区为记述范围且反映本地特色的文献资源,是了解和研究某一特定地区的工农业生产、科学文化、历史与现状的主要情报来源。在集中精力进行经济建设的新形势下,区域经济的研究更离不开地方文献的支持。图书馆要想更好地服务于社会,服务于地方经济建设,“建立地方文献数据库”已是当务之急。如何根据地方文献的自身特点,将那些具有浓郁地方特色的资料建成适合用户需要的特色数据库,更方便研究者的使用,则是图书馆人不可忽视而需要共同探讨研究的问题,笔者拟就此谈几点看法。

１地方文献数据库应建成全文、摘要、题录三种形式并存的库

地方文献是关于一个地方的全部资料,不仅其内容涉及一个地区的历史、现状、自然科学、人文科学、社会历史遗留等各个方面;著述形式也有方志、专著、期刊、族谱、地图科技报告、专利文献、学位论文、会议记录等新老成员;文献载体更有印刷型的书籍、缩微品、录音制品、录像制品、机读磁带、磁盘、光盘等众多品种……建立地方文献数据库就是要将这些不同来源、不同内容、不同著述形式、存于不同介质的原始数据存于同一库中综合使用。面对内容如此广泛、形式极其多样的地方文献,如何将其内容适度地呈现给用户,如何让使用者更快、更多地了解地方文献信息,这是建立地方文献数据库必须首先考虑的问题。

1.1 地方文献数据库中部分文献应建成全文式的

目前各种专题数据库的数据录入大都以书目数据为主,只对文献的特征、主题、分类等做一般著录。实际上,从用户角度来看,他们更需要的是全文数据显示,以便直接获取原始资料。

在进入信息时代的今天,地方文献不再仅仅以书籍形式出现,而更多的是发表于各种各样的报刊上,散见于各种各样的会议文件之中,甚至出现在各种各样的商业宣传品里,地方文献和其它文献一样力求以更快速度、引人注目的方式向社会传播。这部分文献大都以简短精要的论文形式出现,建成全文数据非常可行。再者,论文型的文献比较零散,不仅分布在不同的媒体介质上,而存贮地方文献的媒体介质本身又不全是地方文献的收藏范畴,若全部收集地方论文材料的原载体有一定难度,也不适宜,故这部分论文文献有必要建成全文数据,让用户直接获取原文、及时了解最新信息。

1.2 地方文献数据库中部分文献应建成摘要式的

随着科学技术的发展,文献的载体不断发生变化。地方文献在以传统的印刷书籍占据主角时,更多的非书资料正逐年增加。这部分非书资料虽然内容繁多,但其本身的检索使用都较方便,故不必要建成全文数据。然而非书资料仅从外表又看不出其具体收藏内容,故需要对原始文献进行深层次的挖掘,加工成文摘或提要式录入,以向用户简要介绍文献的主要收藏内容,建成摘要数据库供用户选择使用。当然摘要式文献部分还应向用户提供原文献出处及其收藏地,以便用户及时找到原文,尽快获取所需信息。

1.3地方文献数据库中部分文献应建成题录式的

地方文献是有关某一个地方的一切资料,除我们常看到的白色文献外,一些单位的半机密资料数据或机密文件等灰色文献或黑色文献亦是地方文献的收藏对象。这部分资料不便于广大用户公开查阅,需要使用的用户可以同有关单位联系,根据具体的使用办法及注意事项查阅,所以只提供题录比较合适。为便于用户查找获取原始资料,题录式数据须注明具体的收藏地或收藏单位。

再者,地方文献中除图书、杂志、报纸、手稿等常见资料外,还有图片、画片、表格、票据等资料,这部分文献一般从其名称即可知其内容,没有必要建成全文或摘要。建成全文型也困难,故也可建成题录式数据,并准确注明其收藏地。

地方文献数据库应建成全文、摘要、题录三种形式并存的交叉信息混用库,尽可能将数据库建设得全面、深入、贴近用户,而又易操作可行。用户在使用时可以随时检索到自己所需要资料的内容,最大限度地满足读者的需求。

2 地方文献数据库应建成学科分类、地名归类、著述形式等多途径检索的库

地方文献库具有涉及内容广泛、时间序列较长、且资料来源复杂、贮存方式多样等特点。要将这些不同来源、不同途径、存于不同介质的原始数据归于同一库中供用户综合使用,须对其内容进行多方面、多角度、多层次的划分和揭示,给用户提供多条检索途径,以便用户能从不同角度查找自己供所需资料。

2.1建成具有学科分类检索功能的地方文献数据库

地方文献数据库应属于专题文献数据库,但因其文献内容广泛而丰富,涉及政治、经济、法律、军事、文化、文学、历史、地理、人口等多学科范畴,故又具有综合性数据库的特点。打开一个学科综合的数据库,广大读者最常用的方法就是依学科分类来检索文献。
不同的用户一般都有自身的研究领域,而且对该领域的文献最敏感、知识分类也最熟悉。为使用户能快速了解自身学科范畴的文献资料,并能较全面地浏览某地区在该学科领域的科技发展新动态,地方文献数据库必须依据学科专业来组织文献资料,分门别类地显示文献信息,实现按学科分类检索的功能。

学科分类检索功能主要是指依据文献内容的学科属性其特征,将成千上万种文献划分开,按照科学分类标准,将容文献编排类目,各分其类,数据库系统能按类提示文献息、提供文献线索,便于用户寻类索文、触类旁通。用户同可按学科分类的次第性,逐次寻找类目,查获数据库内含有关文献。

2.2 应建成具有地名归类检索功能的地方文献数据库

虽然学科分类检索能满足人们检索文献的一般逻辑思维方法,但是,随着科学技术的飞速发展,各种新学科、新科技不断涌现,学科间相互联系、相互渗透越来越强、而学科分类是属于一种先组式的检索体系,只能单维地提示文献特征,对文献的专指度跟不上交叉学科的发展,在反映新学科、新成果方面也总是滞后,给用户检索新的科技信息增加了不少困难,也降低了文献的检全率、检准率。因此有必要实现按地名归类检索的功能。

地名归类检索功能主要指依据文献所属的地区,将文献划分开来,按地域区分和隶属关系。将库容文献各归其地。这样可避开文献的学科分类,按地域提供文献线索,便于用户以地寻文、鸟瞰全貌。

地方文献都是以某一地区为记述范围且反映本地特色的,这些共同的地方特色,体现为文献的区域性。对研究地方特色的用户来说,他们更注重地方文献这一“区域性”特征,地名归类检索功能也正是满足了用户按地名揭示和组织文献的要求,用户不仅能以地名作为检索口,查检某一具体地区的有关文献资料,并能较全面地了解该地区的总体概况。

可以说,地名归类检索功能为“区域研究”的用户提供了一张地图似的资料检索途径,使他们对地方文献一目了然,广域的地方文献从而成为更具体的地方文献。

2.3 应建成具有著述形式检索功能的地方文献数据库

地名归类检索已是在学科分类检索的基础上,进一步拓宽了用户的查检途径,亦是在综合性数据库的基础上,体现了专题性数据库的检索要求,但对地方文献的不少用户来讲,学科的交叉渗透、地域的临界相关往往正是他们研究的焦点,这时候前述两种检索子系统都不能满足他们的要求,而著述形式则成为他们查找资料的第一入手点。地方文献数据库如能按著述形式组织文献,即实现按著述形式检索的功能,满足更多地方文献用户群的需求。

著述形式检索功能主要指依据文献的著述形式,将文献划分开来,如:地方志、地方史、地方报刊、地方年鉴、地方名人、地方论文、地方档案、地方图录等等,按著述形式的层次关系,依次设立子目,如:地方志层次下可分综合志、专门志等,将库容文献各归其位。

关于地方文献据库究竟应如何建成学科分类、地名归类、著述形式等多途径检索的库,数据库的检索系统又如何构建,笔者另有专文“地方文献数据库检索系统建立之设想”详细论及,在此不再赘述。

地方文献数据库建设是一项探索性工作,究竟建成一个什么样的数据库才是最适用的、用户最满意的,那是仁者见仁、智者见智,笔者这里的几点设想,不求同行赞同或采用,只求抛砖引玉。

〔出处〕 大学图书情报学刊2002(2)