建立地方文献数据库促进地区出版物资源共享

一、前言

地方文献是地区性出版物的重要组成部分。这些出版物从各方面反映了当地各族人民进行四化建设的历史进程，是国家的重要资源和财富。目前，地方文献在我国省、市、自治区公共图书馆已受到普遍重视，许多馆建立了地方文献专藏，对文献的收集、整理、报道和利用做了大量工作，为当地的四化建设发挥了积极的作用。但是，我国的地方文献工作基本上还是沿用传统的理论和方法，在各方面已远不能适应当今信息社会的要求。在今天新技术革命浪潮蓬勃兴起的形势下，公共图书馆的地方文献工作怎样才能适应时代的需要,这一重要课题，已历史地摆在我们图书馆工作者的面前。我们认为，面对新技术革命的挑战，地方文献工作必须实现现代化，才能使传统的地方文献工作获得新的发展，从而达到促进地区出版物资源共享的目的。基于这种认识，我馆在原有地方文献工作基础上，开始用电脑建立地方文献数据库。这项工作已被列入我省的重点科研项目，得到了当地人民政府和全省各有关单位的大力支持，目前建库工作进展顺利。该数据库建成并投入使用后，将纳入我省科技信息管理系统，成为我省地方文献的查目中心，在我省的四化建设中发挥积极作用。

二、收录范围与文献源

建立地方文献数据库，首先要明确收录范围和解决资源问题。对地方文献的收录范围，我馆前馆长杜定友先生曾提出过著名的“史料、地方出版物和地方人士著述”三部分的论述，这一见解已被我国图书馆界所接受和采纳。我馆的地方文献专藏也基本上是按照这一模式建立的。我省地方文献数据库的收录原则是：

1．具有广东地方特点，并有一定学术、史料价值的文献资料（包括有地方特点的科技文献）。

2．反映本省人物（包括广东籍知名人士以及在广东有过影响的非广东籍人士）生平、传记、事迹文献材料。

3．有广东地方特点的本省出版物和外省出版物。

4．广东人士著述（指有地方特点的文献资料部分）。

对不予收的文献，作了如下规定：

1．虽是地方出版物，但内容并无地方特点的文献资料。

2．作者虽是广东人士，但文献内容并无地方特点的著述。

3．无地方特点的科技文献。

4．印刷质量差、内容贫乏的非正式出版物。

5．同收录原则相悖的其它文献资料。

具体的收录范围有24项。

地方文献数据库收录文献的类型包括：专著、期刊、报纸、会议录、汇编、学位论文、科技报告、专利文献、手稿、地方志、族谱、检索工具、参考工具、图表、乐谱、古谱等。其中检索工具包括反映本省图书馆馆藏的各种书目、文摘、联合目录；图表包括地图、气象图、地质图；参考工具包括年鉴、手册等。专利文献只限于本省单位和个人申请的国内外专利。报纸限于本省出版报纸的目录。

广泛征集地方文献资料，保证地方文献数据库有充足的文献源，是建立地方文献数据库极为重要的一环。我馆地方文献工作，早在解放前杜定友先生任馆长时，即已引起重视。建国后，更加广泛深入地开展了地方文献的收集和整理工作。省人民政府曾先后发出三个关于地方文献工作的文件，指定我馆为全省地方文献工作机构和收藏中心，要求各级人民政府和各企事业单位，将所出版的文献资料无偿向我馆缴送2册，为征集地方文献打下了良好的基础。在全省各有关单位的大力协助下，经过几十年的努力，我馆已逐步建立起拥有18万册文献、在海内外有一定影响的广东文献专藏，形成了广东文献的收藏中心，这是建立地方文献数据库的基础。

建立地方文献数据库，在确定收录范围的同时，还要认真选择和挖掘文献源。因为地方文献包括了反映当地历史和现状的文献资料，数量以万计，内容极为繁杂。图书馆应该首先选择利用率高，有一定学术和史料价值的文献存贮进电脑，其中科技文献应占有相当的比例。这是时代对我们的要求。因此，我馆在建库前对文献的选择进行了较深入的研究，最后决定从现代期刊入手，对符合收录范围的期刊论文著录标引，然后输入电脑。目前文献的前处理工作正顺利进行，每月至少产生800个书目记录。我们计划今年完成10000个书目记录的任务。对于其它类型的文献资料，今后将有计划按步骤地进行输入，从而逐步建立起我省的地方文献数据库。

三、数据库系统目标与模式

作为地方性情报检索的地方文献数据库，其总目标是：收录和存贮反映本省历史和现状的地方文献资料目录，编辑出版综合性的地方文献通报（书目）和各种专题的地方目录，为当地党政军领导机关和各科研生产单位提供文献检索服务；作为地方文献的查目中心，将通过联机网络同当地的主要图书情报部门联网，逐步实现地方文献的联机编目和检索，从而促进地区性的资源共享。

为了实现上述目标，我们根据本省的实际情况，为地方文献数据库设计了下述模式：

1．选择具有良好汉字处理功能和远程通讯能力的微型电脑作为数据录入工作站和脱机检索系统。这一系统配有完整的外部设备，可独立进行地方文献数据的录入、检索和编辑出版地方文献通报。对已输入电脑的大量数据，可转贮到软盘，为将来在中、大型电脑上建库作好数据准备。我馆已购置了4套IBM5550中文电脑，其中1至2套用于地方文献数据库的建库工作。

2．设置电脑联机通讯线路，同当地计算中心的中、大型机联网。利用主机的计算机资源建立地方文献数据库，一般可存贮几百万篇的文献，从而为实现地方文献书目数据的资源共享打下基础，我馆已同省计算中心达成协议，利用该中心引进的IBM4341主机建立地方文献数据库，并在今年2月成功地进行了利用市内话线联机通讯的试验，计划在明年内实现我馆IBM5550同主机的联网。

3．在本馆购置中、小型主机后，将进一步完善地方文献数据库系统，在省、市领导机关和主要科研机构设置检索终端，并同当地的主要图书情报部门联网，进行联机编目和检索，从而使地方文献数据库真正达到资源共享的目的。

4．把电脑同缩微技术结合起来，实现地方资料的全文检索。我馆准备在一、两年内购置一套16毫米的缩微拍摄设备，用于拍摄地方文献资料。在数据库中检索命中的文献，可根据其文献号，在缩微阅读机上获得原文。

在我省有关部门的大力支持下，经过全馆同志的努力，广东地方文献数据库的系统目标正在逐步实现。目前，在IBM5550微机上已实现了以下功能：

1．地方文献书目数据的录入与存贮。针对地方文献具有多种类型的特点，本数据库根据国家文献著录标准，设置了多种文献类型的自动格式识别程序，不但提供了完善的人机对话录入和修改方式，而且能够对录入的书目数据自动进行著录格式的自动识别．从而使书目数据达到标准化的要求。

2．编辑和打印综合性检索刊物《广东文献通报》。该刊物以及时报道我馆新入藏地方文献为宗旨，每月出版一期。每期通报正文约70页，按《中图法》分类体系排列，并附有地区索引，方便县、市图书馆、档案馆等有关单位从地区途径查找文献。从今年5月起，至今已出版文献通报两期，年底将出版通报的年度累积索引。

3．自动编目功能。数据库系统可根据输入的地方文献书目数据，自动生成数据倒排文档，供文献检索之用。另外，还可根据指定的专题，编制各种类型的地方文献专题书目，以及编制地方文献的累积本。

4．文献检索功能。因受IBM5550系统外存的限制，目前数据库的存贮容量为25000篇文献。如将外存扩大到40MB，数据库容量将可扩大到10万篇。在此范围内，用户可从篇名、著者、分类、主题、地名等五个途径进行联机检索，并允许用多个主题词或多个检索途径进行组配，以提高检准率。输出结果既可在屏幕显示，也可用打印机输出。

5．词表管理功能。数据系统可对地方文献标引词表、地名表和机内分类表进行插入、修改、删除等项操作，并提供编辑打印词表的功能。目前我馆已编制出《地方文献标引词表》、《广东省地名表》和《地方文献数据库分类表》。

6．标引管理功能。数据库能记录和检索文献标引的有关数据，从而避免标引工作中出现的漏标和重标等现象。

除了上述功能外，我们计划在明年上半年前，为该数据库MARC机读目录生产地方文献征集以及远程联机通讯等程序，使数据库的各种功能进一步完善。

四、地方文献的著录与标引

为了达到资源共享的目的，地方文献的著录与标引也必须实现标准化。我馆在建立地方文献数据库的过程中，对地方文献的著录和标引十分重视，采取了下面的一些作法：

1．在进行数据库总体设计的同时，请本馆有丰富文献工作经验的同志组成科研课题组，起草制定了《文献标引员手册》。该手册对数据库的收录范围、文献著录标引工作细则、文献通报编制体例都作了规定，从而为文献著录标引工作的标准化奠定了基础。

2．在建库前，对文献标引员进行业务考核，选择工作责任心强，经过图书馆专业培训，有3年以上图书馆工作经验，并有一定文献工作实践的同志担任文献标引员。在标引的过程中，还注意帮助他们总结标引工作中的经验教训，逐步提高他们的标引业务水平。

3．印制地方文献书目数据录入工作单，要求文献标引员根据国家文献著录标准进行著录，并按录入单格式进行填写。这样可以减少不熟悉著录格式而产生的错误。