广东省中山图书馆广东文献工作概述

地方文献收范范围是以史料为主，除了本省出版的地方史料外，省外和国外，以及港澳台等地出版的地方文献仍需要采用其它方式征购。

以上种种情况，说明地方文献的搜集不能单依靠呈缴本方式，还必须根据实际情况采用上门征求、交换、购买、复制等多种方式补充藏书。

4．地方文献整理

地方文献整理工作是读者服务、藏书组织管理、文献开发、数据库建设的重要基础。为了能准确揭示地方文献的特性，需要根据其形式和内容的特点，制定有关工作条例和细则，结合文献工作的各项标准一起使用，只有这样，才能通过整理和编目，建立有地方特色、便于管理使用的藏书组织，以及高质量、多检索功能、体现地方性的书目数据系统。

（1）根据地方文献形式上的特征进行加工整理。地方文献非正式出版物多，版式不规范，项目不完整；不定期的连续出版物多，如简报、校刊、宜传材料、各式小报等；散张散件资料多，如会议文件、传单、手稿、特刊等;类型多，除书刊报外，还有地图、照片、音像制品，缩微品等。

地方文献形式上的特征，产生了集中或分散组织文献的问题；产生如何对各种不同类型及不规则版式的文献进行规范整理问题。因此，根据文献不同的实际情况，建立规范的工作程序、方法，制度、规则是十分必要的，既要立足于目前，又要为长远考虑，要为建立一个方便今后长期管理和使用的藏书组织打下良好的基础。

（2）根据地方文献内容上的特点进行编目。地方史料文献与一般文献在内容上最大的不同是地方性。因此在编目标引时尤其注意揭示其内容中地方性，例如，主题标引时，对每种文献的揭示必须能运用地方性主题词，尤其是地方名称的主题词；分类标引时，尽可能揭示文献的学科和地区属性，便于组织有地方特点的藏书排架体系和目录体系，方便读者从地区角度查检文献。

（3）注意积累名称数据，例如地方人物名称、团体机构名称、地区名称和地方性主题词等。为建立名称规范数据库作准备。

5．读者服务

（l）地方文献读者服务是高层次、高标准的服务工作。

我馆地方文献专藏的读者对象主要有：学术研究人员，编史修志人员，政治宣传或文化宣传工作者，其他读者。

第一、二类读者主要来自省、市各科学学术研究机构、各大学研究所、文教单位的高、中级专业技术人员及海外从事学术研究的学者、教授，他们承担各学科学术研究课题、撰写学术论文、负责编修各地方志、编撰史书及人物传记等。他们研究的课题水平高，难度大，利用资料内容范围覆盖面广及层次专深。他们对提供的资料、信息和线索要求全面而准确。在读者群中，这类读者数量多，使用资料时间长。

第三类读者主要是来自党政机关、文化系统等单位的工作人员，因工作之需查阅资料、信息。例如筹办展览、进行政治宣传活动、制作影视片或宣传品等等。他们对提供的资料要求有一定广度、深度和专指度。

最后一类读者大多因个人的特定需要查找资料、信息。例如查寻家族史、搜集先人资料、寻找证据资料、查询最新法规和政策等等，他们对资料的要求仍有一定的专深度。

地方文献的读者群是以研究型、高层次的读者为主体，其对文献资料要求的专深度和广度，决定了地方文献必须提供高质量、高标准的服务。

（2）增强读者自我服务能力，是提高服务质量的重要措施之一。

读者自我服务能力是指读者能否充分利用图书馆各种检索工具和馆藏原始文献，迅速自行解决问题的能力。

影响读者自我服务能力大小的因素有：（1）读者需解决问题的难度大小；（2）读者对馆藏检索工具和文献资料的熟悉程度；（3）图书馆检索工具的配备是否齐全、手段是否先进方便，途径是否充足，对文献揭示的深度和广度是否符合读者需要。

地方文献专藏读者中，部分长期使用文献的读者及那些解决简单问题的读者一般具备完全自我服务的能力，他们可以利用检索工具、有关参考资料及馆藏原始文献独立解决问题；但是相当部分读者还需要在咨询人员协助下才能解决所需问题。例如需提供有关资料的线索、代为查找原始资料及信息等等。

增强读者自我服务能力，一方面需提高咨询人员的业务素质，以帮助读者熟系目录系统和馆藏文献情况；另方面提高文献标引的深度，加大对文献信息开发和数据库建设的力度。读者所需的大量信息隐含于原始文献之中，只有通过文献开发才能揭示出来，只有通过文献信息数据库建设，才能为读者提供多检索途径和先进快捷的检索手段，从而提高读者自我服务能力，使地方丈献充分发挥作用。

6，文献开发

地方文献开发是根据本地区形势、任务以及读者的特定需求，对文献进行再加工整理的过程。包括对原始文献的再加工整理和对文献内部隐含信息的整理组织两部分。

地方文献开发的目的是，挖掘馆藏地方文献资源的潜力，建立有地方特色的、稳定的、实用的文献信息数据库，以满足读者最大的需求。在开发时需要注意几个问题：

（1）选准开发的目标：

首先，选择符合地方文献读者普遍需求，符合本地区社会形势任务发展需要的课题或有关文献信息作为开发目标。例如地方人物资料、本省内各个地区史料、某一特定历史阶段的资料（如抗日战争时期）等都是长期以来为众多读者所广泛使用的文献信息，应选为开发的主要目标之一。

其次，选择地方文献中最具代表性，在国内外有一定影响和地位，且馆藏占有一定优势的文献作为开发目标。例如杰出的地方名人专藏（如孙中山专藏）、具有特殊意义的地区史料（如南海诸岛）。

第三，具有长期史料价值，为读者反复使用的文献或信息可作为开发目标，如地方志，地方族谱、地方图片等。

（2）实事求是做好地方文献开发的调研工作：

选题必须先进行调查研究：（1）社会调查，了解本地区政治形势的动向和需求，以及社会热点问题；（2）读者调查，了解一般读者和高层次读者对地方文献普遍需求及紧迫需要；（3）馆藏资源调查，了解各学科各专题各时期、各地区文献的馆藏情况。

调查研究目的是：为了能全面、客观摸清情况，明确文献开发的方向和课题。选准开发课题（目标）是文献开发的关键，只有选准目标开发，才能真正满足读者需要，提高馆藏的利用率，避免盲目开发而造成人力物力的浪费。

（3）地方文献开发必须与数据库建设结合进行。

通过文献开发数据库建设，使文献信息的检索手段科学化，才能对读者提供多种检索功能，最大限度满足读者对文献信息的需求。标准数据库的建设，可以实现网络化，使地方文献信息数据资源得到广泛使用。

地方文献开发中编制的各种专题联合目录、提要、辞典、题录、索引等可以利用计算机建立各种专题、不同类型的数据库，从而形成地方文献数据库网络。如我馆利用《中国期刊辞典》（机读版）的数据建立广东期刊的书目提要数据库。又如，我们利用编制《广东百年图片录》过程中搜集的图片信息，建立广东图片数据库。

7．数据库建设

我馆地方文献数据库已建立12年。1986年创建时是开我国公共图书馆计算机地方文献数据库之先河的典范。时至今日，该数据库中贮存的书目数据仅三万条，题录数据约三万余条，始终没能形成规模，而且利用率低下，没能发挥应有的作用，这与建立本地区地方文献数据库网络的目标相距甚远。怎样才能使地方文献数据库建成符合地区社会发展需要，能充分发挥效益的数据库呢？这是个值得探讨的问题。我们认为：

（1）在确立建库的总体规划的前提下，必须突出重点，制定分期实施计划，使数据库建设有目标、有重点、有计划地进行。

图书馆地方文献数据库是图书馆数据库的重要组成部分之一，又是本地区地方文献数据库的组成部分。我馆地方文献专藏经过多年搜集，已形成颇具规模、藏量丰富、影响深远的藏书系统， 因此，我馆可以利用藏书上的优势建立以本馆地方文献资源为主体的本省地区数据库网络系统，从而促进本省乃至全国地方文献事业的建设进程。这是建设地方文献数据库的总体目标，在此基础上，拟定具体建库计划。

首先，突出重点建库，使数据库切合本地区社会发展的实际需要，提高数据库的实用性、特色性和整体质量。突出重点，可以以较少的投入建立能发挥较大效益、满足读者最大需求的数据库。

突出重点体现在内容上，是建立以地方文献的重点藏书为核心部分的数据库。重点藏书是根据本地区社会建设和科研需要而确立的，是史料价值高、有效信息含量丰富、利用率较高的文献。

以重点藏书作为地方文献数据库建设的核心部分，可以提高数据库的质量和影响力，从而提高地方文献的利用率。

突出重点体现在类型上，是建立以书目型数据为主体的数据库。地方文献专藏是我馆最有特色和个性的藏书，利用这一文献源所建立的书目数据库本身就是最具特色、最有价值、最有规模和最有影响的数据库。书目数据是不同层次读者利用最多数据，是他们查找文献信息的主要线索；书目数据库又是地方文献开发和其它类型数据建库的基础，是地方文献业务工作自动化的必要前提，离开完整的书目数据库，地方文献编目、流通、典藏工作自动化成为空谈。因此，必须把书目型数据库作为建立地方文献数据库的首要任务。

建立以书目型数据为主体、其它类型数据结合的地方文献数据库系统，可以极大增强数据库的服务