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文秘人员提高写作水平尤需关注两个方面



  文秘人员提高写作水平尤需关注两个方面
  
  文/张士英
  
  文字资料工作是办公室的重要组成部分,是为领导服务的一个重要方面,给领导当参谋、搞服务是其重要任务和职能。不能写,不会写,是当不好秘书的。写好一份文件或报告很不容易,不少人眼高手低,说起来容易,写起来难。我体会,搞文字写作的人,需要具备较好的理论功底、较高的政策水平、工作经验和写作能力四个方面的本领。而提高写作水平,尤需关注以下两个方面。
  
  首先,要吃透“两头”。即吃透上头和摸清下头。吃透上头,是解决写文章的观点问题;摸清下头,是解决写文章的材料问题。一篇好的文章,就是观点和材料的统一。观点哪里来,主要是从吃透上头来的。这就需要,一要深刻理解中央和上级有关政策和文件精神,使自己的思想与全国、全省的大气候合拍。要养成早晨听广播、晚上看新闻、睡觉前看完当天报纸重要内容的良好习惯,持之以恒,必有收获。二要主动与领导多沟通、多探讨,及时了解并掌握领导近一段时间的工作思路和要抓好的重点工作。如果还觉得观点不够明确,就从实际材料中来补充和明确,从信息和调研中来解决。办公室还要做好信息调研和综合反馈,为领导决策提供依据。三要捕捉新意。党委、政府的重要会议、领导的重要讲话往往要表达出一种重要理论、重要思想、重大决策,而这些理论、思想、决策并不是凭空想出来的,它有一个酝酿的过程。在这个过程中,领导会有意无意地流露出来。作为领导身边的工作人员,要十分注意捕捉到领导思想的萌芽。四要做到“四勤”,即脑勤、手勤、嘴勤、腿勤,多学多看,多跑多转,多写多练。常言道:“读书破万卷,下笔如有神。”书读得多了,知识广博,就能做到心随书走,神随字转。办公室人员要发扬钉子精神,挤时间多读点儿书。读书是一本万利的事情,也是获得知识的必经之途,同时,要不断拓宽知识面。要认真学好近期中央重要文件及中央领导人的重要讲话,还要读点儿哲学,提高透视事物的本领,学点儿历史,增强鉴古知今的能力,看点儿文学作品,垫好文字功底,还要尽可能多地熟悉和掌握各项工作的特点和规律,不断写些学习心得体会,力求成为政治上的清醒人、政策上的明白人、工作上的内行人。要养成记笔记、写日记的习惯,随时把名言警句、有关资料数据抄录下来。要特别注意材料的积累,常言说,“巧妇难为无米之炊”,要利用多种渠道广泛搜集信息,整理资料。要做“有心人”,“每事问”,对看到的某个事情或现象,要多问几个为什么。要及时做好领导讲话和听取下基层工作汇报的记录,即使是非正式场合同样如此。同时,要时刻注意搜集整理各方面的典型,在自己头脑中经常储存着几十个甚至更多的活典型,这样无论是搞总结还是写讲话稿,说不定什么时候就会派上用场。不然的话,平时不用心,不积累,不归纳,到用时就会抓瞎。
  
  摸清下头。调查研究是掌握实际情况,获得正确认识的重要前提,也是领导机关和领导干部的基本功,表现在文章里就是观点和材料的有机统一。按照唯物主义的观点,材料是从实践中来的,观点是从材料的分析中求得的,材料是第一位的,观点是第二位的。如果既有材料又有观点,生动的材料说明观点,观点又统率了材料,自然就是一篇好文章。生动的材料从哪里来呢?唯一的途径就是要围绕中心工作,考虑决策需要,关注重点、热点、难点问题,放下架子,扑下身子,经常深入到基层去,深入到群众中去,及时了解掌握真实情况,并潜心研究,然后条分缕析,归纳整理。毛泽东在《反对本本主义》一文中形象地把调查研究比喻为“十月怀胎”,把决定政策和解决问题比喻为“一朝分娩”。他说:“我的经验历来如此,凡是忧愁没有办法的时候,就去调查研究,一经调查研究,办法就出来了,问题就解决了。”陈云也曾指出:“领导机关制定政策,要用百分之九十以上的时间做调查研究工作,最后讨论做决定用不到百分之十的时间就够了。”调查研究、总结经验,是谋事之基、成事之道,是从方法论的高度解决了主观与客观、理论与实践、感性与理性、个人与群众、历史与现实的关系问题。不然的话,写起材料来东拼西凑,没有自己的语言和风格,写些粉饰文章,像一杯白开水,既无味也无色,虽然放之四海而皆准,但是什么问题也解决不了。为了摸到真实情况,写出好文章,第一,在条件允许的情况下,办公室人员最好分两组,一组顶岗值班,另一组深入基层开展调研。第二,办公室工作人员每人结交几位了解实情、敢讲真话的知心朋友,经常与他们保持联系。第三,主动上门请教某些方面的专家学者和有经验的同志,在文件起草之前,多听听他们的意见,取得他们的支持。
  
  其次,要明确写作的目的。机关公文大体有10类15个文种,即:命令、指令,决定、决议,指示,布告、公告、通告,通知,通报,报告、请示,批复,函,会议纪要。文风体现党风,反映作风,直接关系着办公室工作的实际效果。要用心务实,用心求理。不论什么材料,首先要注重针对性、指导性和可操作性,一般说来,对上的汇报、报告,讲感染力,多用事实说话、典型说话、数字说话,使上级领导阅后点头称赞、心中满意。对下发文、讲话要有号召力,明确指导思想和具体要求,让人一看就懂,一听就明。写作程序大体分四步:选材、构思、成型、加工。要注意以下几点:第一,开门见山,做到意尽文止,条理清晰,文字精练,切忌穿靴戴帽,言之无物。草稿拟出后,拿出“一个逗点一滴汗,一个句号一支烟”的精神,字斟句酌,不厌其烦,反复推敲,删繁就简,将可有可无的字、句、段毫不吝惜地删去,将错别字和使用不当的标点符号改正过来,达到“一字入文中,九牛拔不出”的要求。写文章、讲话,是为了传播思想,要打动人,说服人,影响人,让人愿意看、愿意听。写长文章、讲长而空的话,往往是没有水平或者水平不高的表现,既浪费笔墨,也是对别人宝贵时间的浪费。毛泽东把“空话连篇,言之无物”列为“党八股”的第一条罪状,说那些长而空的文章是“懒婆娘的裹脚,又长又臭”,应当“赶快扔到垃圾桶里去”。他的许多著作如《为人民服务》《纪念白求恩》等,字数不多,言简意赅,却生动、幽默、深刻,让人爱读爱看。邓小平也倡导“讲短话,讲实话,讲新话”,收入《邓小平文选》第三卷的文章119篇,平均每篇只有2100多字。第二,在内容和形式上,不论对上对下,都要讲求针对性和可操作性,做到主题鲜明,目的明确,文字简练。求深不求全,求新不俗套,即“短、实、新”。短,不是浅;实,不是干;新,不是偏。习近平同志曾说过:“改进文风,在三个方面下功夫、见成效很重要。一是短。力求简短精练,直截了当,要言不烦、意尽言止,观点鲜明,重点突出。坚持内容决定形式,宜短则短,宜长则长。二是实。讲符合实际的话不讲脱离实际的话,讲管用的话不讲虚话,讲反映自己判断的话不讲照本宣科的话。三是新。在研究新情况、解决新问题上要有新思路、新举措、新语言,力求思想深刻、富有新意。”第三,时间允许的话,文稿拟出后放一放,想一想,再加工、修改、提炼,然后定稿。毛泽东讲过,文章写出来不要急于发表,在抽屉里放一段时间,再拿出来修改、完善。这也是反复,为了更符合客观实际。
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