高校学校办公室几种常见会议纪要的撰写和效力
高校学校办公室几种常见会议纪要的撰写和效力
作者/ 顾远飞 顾凌云
在高校学校办公室的日常工作中，会议纪要是一种常见文体，它是指在会议结束后，根据会议主要内容，对会议达成的共识和议定事项，用精练、概括的语言综合归纳整理所形成的在一定范围内具有效力的公文。
一、学校办公室参加的几种常见会议
根据会议内容，学校办公室在日常工作中主要参加以下几种会议：
1.党委常委会会议。党的委员会常务委员会（简称常委会）是高校党的委员会（简称党委会）的工作机构，在党委会全体会议闭会期间，行使党委会职权，执行上级党组织的指示和全委会的决议，主持经常工作。常委会是高校重要的决策机构，会议一般根据议事规则定期召开，议题一般为贯彻落实党的路线方针政策，研究决定学校改革发展中的重大事项和干部议题等，参会人员是校党委常委和因工作需要列席会议的人员。
2.校长办公会。校长办公会是研究和决定重要行政事项、组织实施校党委有关决定的机构。校长办公会是高校重要的决策机构，会议一般根据议事规则定期召开，议题一般是讨论决定学校行政工作中的重大事项和研究制定工作执行方案等，参会人员一般为校领导、校长助理、工会主席、监察处长和因工作需要列席会议的人员。
3.校领导专题会议。校领导专题会议是校领导根据分工和授权，研究协调和处理学校工作中专门问题的会议。该类会议一般由分管校领导召集和主持，根据工作需要不定期召开。会议议题和出席人员由召集人确定。
4.各类学术（专门）委员会会议。高校与企业、政府等的不同之处，就在于它是一个基于学术的组织。高校内部除了党委系统、行政系统外，还存在着学术系统，如学术委员会、学位委员会、教学指导委员会等。该类委员会根据有关章程或规则，定期召开会议，审议或决定其专门领域的工作事务。参会人员为有关委员和邀请参加的代表。
二、几种会议纪要的撰写
会议纪要撰写的基本要求是：首先，做好会议记录，忠于会议精神；其次，紧扣会议主旨，整理会议记录，去粗留精，语言简洁明了，内容详略得当；最后，按照会议纪要的文体要求，写好概况部分和正文部分，概况主要写主持人或单位、会议名称、时间、地点、出席人、列席人及中心议题等，正文主要写会议的基本精神、形成的决定、决议等。
除以上基本要求外，撰写会议纪要还要特别注意以下方面。
1.常委会会议纪要的撰写。常委会纪要是对常委会会议内容的记录整理，它是推进工作落实和指导工作开展的重要依据。常委会会议往往涉及学校重大问题、重要干部、重大项目和大额资金等议题决策，因此在会议召开前，记录人要充分熟悉掌握议题背景材料和内容，以便在记录时准确理解、完整记录。在会议召开时，记录人除认真记录外，还要注意记录对同一问题的不同意见，最大限度地用文字体现会议的实况。在大家充分讨论时，尤其要注意记录党委书记、校长等主要领导的意见。常委会贯彻民主集中制原则，会议结束时，会议主持人（通常是党委书记）一般要对会议决议作归纳总结，记录人要仔细聆听，完整记录，进一步整理完善，形成会议主要精神和决议。
2.校长办公会会议纪要的撰写。校长办公会会议纪要是对校长办公会会议内容的记录整理，它是推进工作落实和指导工作开展的重要依据。校长办公会会议的议事程序一般为与会成员就议题充分发表意见，主持人在征求与会成员意见后归纳集中作出决定或决议。议题内容一般为落实党委全委会（常委会）关于学校发展改革等重要决议，对学校行政工作中的重大问题进行决策和部署安排等。会议召开前，记录人要熟悉了解议题背景和内容，做好准备工作。会议召开时，记录人要认真记录与会人员的发言和意见，尤其是会议主持人（通常是校长）的最后归纳意见和决定，对归纳意见和决定作进一步整理完善，即形成会议主要精神和决议。
3.校领导专题会议纪要的撰写。校领导专题会议纪要是对专题会议内容的记录整理，它是协调有关工作和推进工作落实的文件依据。会议召开前，记录人要对会议讨论的专项工作背景和内容作深入了解，做好准备工作。会议召开时，记录人要细致记录会议内容和与会人员意见，尤其是分管校领导的结论性意见。由于校领导专题会议重在推进具体工作，所以在撰写纪要时，一般在开头部分要对会议召开背景和目的作详细说明，正文部分对会议讨论或达成的意见作逐条归纳阐述，以利于会议精神的通报和落实。
4.各类学术（专门）委员会会议纪要的撰写。各类学术（专门）委员会会议纪要是对会议内容的记录整理，它是推进工作落实和指导工作开展的重要文件依据。该类会议专业性强，记录人在会议召开前要认真学习相关内容，了解相关背景，做好必要准备工作。会议召开时，记录人要仔细记录会议讨论和发言情况，尤其是关于学位授予、专业设置、学科评审等重要议题的发言，要尽可能忠于会议召开实况。在撰写纪要时，一般在开头部分介绍会议召开背景和目的，正文部分对会议议定的结论性意见作归纳阐述，以利于会议精神的传达和落实。
三、几种会议纪要的效力和落实
上述四种会议纪要均为高校指导和开展内部工作的重要文件依据，具有较强的约束力，需校内有关单位贯彻执行和落实。会议纪要印发后，办公室要根据议题内容，及时制发督办通知单，要求有关单位在规定的时限内落实和反馈，并定期将会议决议、决定落实情况分别向党委书记、校长、分管校领导和委员会主任汇报。
（作者单位：华中科技大学学校办公室中山大学基建处） 《高校学校办公室几种常见会议纪要的撰写和效力》
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作者/ 顾远飞 顾凌云
在高校学校办公室的日常工作中，会议纪要是一种常见文体，它是指在会议结束后，根据会议主要内容，对会议达成的共识和议定事项，用精练、概括的语言综合归纳整理所形成的在一定范围内具有效力的公文。
一、学校办公室参加的几种常见会议
根据会议内容，学校办公室在日常工作中主要参加以下几种会议：
1.党委常委会会议。党的委员会常务委员会（简称常委会）是高校党的委员会（简称党委会）的工作机构，在党委会全体会议闭会期间，行使党委会职权，执行上级党组织的指示和全委会的决议，主持经常工作。常委会是高校重要的决策机构，会议一般根据议事规则定期召开，议题一般为贯彻落实党的路线方针政策，研究决定学校改革发展中的重大事项和干部议题等，参会人员是校党委常委和因工作需要列席会议的人员。
2.校长办公会。校长办公会是研究和决定重要行政事项、组织实施校党委有关决定的机构。校长办公会是高校重要的决策机构，会议一般根据议事规则定期召开，议题一般是讨论决定学校行政工作中的重大事项和研究制定工作执行方案等，参会人员一般为校领导、校长助理、工会主席、监察处长和因工作需要列席会议的人员。
3.校领导专题会议。校领导专题会议是校领导根据分工和授权，研究协调和处理学校工作中专门问题的会议。该类会议一般由分管校领导召集和主持，根据工作需要不定期召开。会议议题和出席人员由召集人确定。
4.各类学术（专门）委员会会议。高校与企业、政府等的不同之处，就在于它是一个基于学术的组织。高校内部除了党委系统、行政系统外，还存在着学术系统，如学术委员会、学位委员会、教学指导委员会等。该类委员会根据有关章程或规则，定期召开会议，审议或决定其专门领域的工作事务。参会人员为有关委员和邀请参加的代表。
二、几种会议纪要的撰写
会议纪要撰写的基本要求是：首先，做好会议记录，忠于会议精神；其次，紧扣会议主旨，整理会议记录，去粗留精，语言简洁明了，内容详略得当；最后，按照会议纪要的文体要求，写好概况部分和正文部分，概况主要写主持人或单位、会议名称、时间、地点、出席人、列席人及中心议题等，正文主要写会议的基本精神、形成的决定、决议等。
除以上基本要求外，撰写会议纪要还要特别注意以下方面。
1.常委会会议纪要的撰写。常委会纪要是对常委会会议内容的记录整理，它是推进工作落实和指导工作开展的重要依据。常委会会议往往涉及学校重大问题、重要干部、重大项目和大额资金等议题决策，因此在会议召开前，记录人要充分熟悉掌握议题背景材料和内容，以便在记录时准确理解、完整记录。在会议召开时，记录人除认真记录外，还要注意记录对同一问题的不同意见，最大限度地用文字体现会议的实况。在大家充分讨论时，尤其要注意记录党委书记、校长等主要领导的意见。常委会贯彻民主集中制原则，会议结束时，会议主持人（通常是党委书记）一般要对会议决议作归纳总结，记录人要仔细聆听，完整记录，进一步整理完善，形成会议主要精神和决议。
2.校长办公会会议纪要的撰写。校长办公会会议纪要是对校长办公会会议内容的记录整理，它是推进工作落实和指导工作开展的重要依据。校长办公会会议的议事程序一般为与会成员就议题充分发表意见，主持人在征求与会成员意见后归纳集中作出决定或决议。议题内容一般为落实党委全委会（常委会）关于学校发展改革等重要决议，对学校行政工作中的重大问题进行决策和部署安排等。会议召开前，记录人要熟悉了解议题背景和内容，做好准备工作。会议召开时，记录人要认真记录与会人员的发言和意见，尤其是会议主持人（通常是校长）的最后归纳意见和决定，对归纳意见和决定作进一步整理完善，即形成会议主要精神和决议。
3.校领导专题会议纪要的撰写。校领导专题会议纪要是对专题会议内容的记录整理，它是协调有关工作和推进工作落实的文件依据。会议召开前，记录人要对会议讨论的专项工作背景和内容作深入了解，做好准备工作。会议召开时，记录人要细致记录会议内容和与会人员意见，尤其是分管校领导的结论性意见。由于校领导专题会议重在推进具体工作，所以在撰写纪要时，一般在开头部分要对会议召开背景和目的作详细说明，正文部分对会议讨论或达成的意见作逐条归纳阐述，以利于会议精神的通报和落实。
4.各类学术（专门）委员会会议纪要的撰写。各类学术（专门）委员会会议纪要是对会议内容的记录整理，它是推进工作落实和指导工作开展的重要文件依据。该类会议专业性强，记录人在会议召开前要认真学习相关内容，了解相关背景，做好必要准备工作。会议召开时，记录人要仔细记录会议讨论和发言情况，尤其是关于学位授予、专业设置、学科评审等重要议题的发言，要尽可能忠于会议召开实况。在撰写纪要时，一般在开头部分介绍会议召开背景和目的，正文部分对会议议定的结论性意见作归纳阐述，以利于会议精神的传达和落实。
三、几种会议纪要的效力和落实
上述四种会议纪要均为高校指导和开展内部工作的重要文件依据，具有较强的约束力，需校内有关单位贯彻执行和落实。会议纪要印发后，办公室要根据议题内容，及时制发督办通知单，要求有关单位在规定的时限内落实和反馈，并定期将会议决议、决定落实情况分别向党委书记、校长、分管校领导和委员会主任汇报。
（作者单位：华中科技大学学校办公室中山大学基建处） 《高校学校办公室几种常见会议纪要的撰写和效力》
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