如何当好外企秘书
如何当好外企秘书
外企秘书，又称奥菲斯小姐，因其几乎百分之百由青春靓丽的女性担任，而形成了上班族中一道独特的风景。
这确实一直是个引人注目的职业。工作干练、举止得体、形象优雅是奥菲斯小姐给人们的印象。当外企秘书能很快熟悉公司业务，能锻炼办事的综合能力，能获得升迁的机会……种种“好处”吸引着梦想当外企秘书的人。然而，要当好着实不易，工作琐碎、辛苦不说，如果和老板相处不好，随时都有被“炒”的危险。
一位老板说： “我每天跟秘书在一起的时间甚至多于自己的太太，好秘书对老板至关重要。”
在老板眼中，兼备以下两种类型的才能是好秘书。一是影子型秘书：恪尽职守，默默工作，凡事不用老板监督，只有她不在时才会引起老板注意；二是助理型秘书：能向老板提供中国文化咨询、充当翻译、会做公关及市场推广工作。
以下几条是成为一个奥菲斯小姐的基本条件：踏实敬业，讲究实效；有较宽的知识面和办事能力；除了秘书工作需要的专业知识之外，外语水平要高、操作办公自动化设备能力要强；讲究礼仪礼貌，熟悉处事礼节，善于人际交往，情商较高。
有人总结了外企秘书工作的十二字“要诀”：主动工作、彼此信任、办事灵活。
主动工作
肖茵是名外企秘书，她的老板是一家外企公司营业总监。刚进公司的时候，她对如何做好一个营业总监的秘书十分茫然。但她是个聪明人，从进公司的第一天起，就没有把自己定位在一个普通小秘书上，她的假想职位是仅次于总监的总监助理。她一边跟同公司的秘书小姐学习事务性工作，一边注意着总监助理的一举一动，暗暗努力要把助理的那套本事学到手。
一般的秘书小姐对老板毕恭毕敬、一丝不苟，老板一不在就放松下来偷偷做些自己的私事。而肖茵一闲下来马上就回想，最近几天老板交代的事情自已有哪几件还办得不够好，自己还有哪些方面不足需要继续充电，然后利用空闲与其他公司的秘书小姐交换信息。还打听哪里开张了新饭店，哪家五星级宾馆请了新的法国厨师，这些情报在老板应酬客户的时候都是关键，老板宴请是否得法，常常关系到经营上的战略部署。当然肖茵还要在各行各业建立一些自己的关系，以备不时之需。
有一天快下班的时候，老板突然把助理叫到跟前说，今晚有朋友来，我请他们到宾馆吃饭，你把这事办一下。但老天故意作弄人，偏偏这一天宾馆爆满定不到位子，急得助理不知如何是好，只有向老板如实告知。肖茵在旁边得知后说：让我来试试。结果，肖茵办妥了一切并得到老板的赞许。要不是平时的积累，燃眉之际是拿不出来的。
一次肖茵跟老板去见合作伙伴，这天老板要和这位伙伴签一个重要的合同，肖茵跟着老板下车的时候，天空中飘起了小雨，她故意放慢脚步，悄悄问司机车上有没有伞，司机说没有，于是肖茵摸出五百元对司机说，请你帮忙立刻到附近买一把名牌伞来，尺寸要大些。等老板签完合约，从楼里出来的时候，大雨滂沱，肖茵紧走几步，从司机手里拿过伞递给老板，老板风度极好地为合作伙伴打起伞，送对方上车。一切漂亮圆满，毫不拖泥带水。终于有一天，老板把肖茵叫到面前对她说：从下周起，提升你为我的助理，同时担任秘书工作，你一身两职没问题吧？
与老板一起工作有两大机会一定要抓住：一是有条件了解公司的业务、老板的思想及许多幕后事情，业务部门职位有空缺时，老板首先会想到值得信赖的秘书，许多高级经理原本就是做秘书的。
彼此信任
刚来公司的时候，官燕燕只会打字、接电话，英语水平一般，对保险投资业务一窍不通。而现在，除了一般的秘书工作外，官燕燕兼做公司的翻译、出纳，对公司的业务很熟悉，是老板名副其实的助手。
宫燕燕能有今天，得益于进了一家小公司。因为大公司分工很细，秘书只能接接电话、打打字。而小公司则不同，只要肯干，总有机会做你没做过的事。
宫燕燕是个闲不住的人，刚来就把许多人不愿做的事揽下来。什么擦桌子扫地，端茶倒水，从没有觉得这些是分外的事。反正有事干就高兴。宫燕燕不聪明，但宫燕燕很勤奋。比如，接电话，不仅简单地做记录，而且把对方的意图领会清楚；如果是替老板“传话”，也希望不断搞清楚他的工作思路。时间一长，燕燕对公司的情况越来越了解，工作也顺手了。
宫燕燕说，秘书和老板之间，如果彼此信任，工作中即使出现矛盾也容易解决，反过来则可能“无事生非”。人都有不高兴的时候，老板也如此。因为秘书对老板工作以外的生活并不了解，偶尔出现小摩擦很自然。比如，某天老板心情不好，他带着秘书和对手谈判，谈判中，秘书发现他用词有误，好意提醒他，老板却不领情，大发雷霆，认为当众伤了他的面子。再比如，秘书为老板约定了与客户会谈的时间，但因对方没有安排好，让自己的老板空跑一趟，老板当然生气，通常会认为自己的秘书工作没做好。
要避免这些麻烦，方法只有一个，让老板信任你。平时秘书要兢兢业业地工作，老板在与不在都一样认真工作，让老板了解；他交办的事，你会不打折扣地完成，这其实表明了你对老板工作能力的信任。老板对秘书信任了，遇事就不会马上怪罪下来，而会多了解了解原因。官燕燕很幸运，能与老板彼此信任，工作合作得很愉快。
去年，政府批准了宫燕燕公司在中国经营保险业务，这次只批准了7家，是从世界80多家想在中国发展的同类公司中选出来的，一个国家只允许来一家公司。这是很高的荣誉，成功中有官燕燕的努力，官燕燕十分高兴。
宫燕燕在外企当了七年秘书。她的经验是：不要忘了你是谁——秘书是老板的助手，任何时候都不要替老板做决定。过分亲密使不得——以为和老板熟就能随时向他打听私事；更不能开有损老板尊严的玩笑。修饰打扮别“过火”——秘书代表着公司的形象，衣饰要典雅大方。牛仔裤与“薄、透、露”均不宜进办公室。最稳妥的办法是化淡妆，着职业装。
办事灵活
柳丹的老板是个思维很活跃的人，接受新事物很快。他喜欢科技开发，对电脑和INTERNET的发展跟得很紧，他的许多工作都在电脑上完成，日程表都在电脑里。秘书不用为他打字，但电脑操作水平得不断提高以便更好地为他服务。因柳丹经常要替他上网办事，所以柳丹的计算机水平提高很快。老板日常也很“善变”，作为秘书，柳丹学会比他更善变，因而和他相处愉快。
以前他让柳丹发传真，前5分钟刚交给柳丹，后5分钟就要修改内容，而柳丹已手脚麻利地发了。后来，柳丹告诉自己：多等他一会，矛盾就这样解决了。
柳丹最得意的是去年为他安排的休假旅行。老板先是要到孟加拉国，柳丹预订了机票，不几天，他听说孟加拉国局势不稳又决定去澳大利亚。直觉告诉柳丹，他有可能“变回来”，就没取消预订的机票。果然，过了两天他兴高采烈地说，去孟加拉国没问题了，请柳丹快去订机票，当时如果重新订已经来不及了，幸好柳丹早有准备。
所以，职业生涯设计专家认为，有些人不适合当秘书，如性格内向、思想保守、适应能力差的人，因为她们喜欢直线思维，办事不灵活。只有头脑灵活、善于应变的人，才能获得老板的赏识。
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外企秘书，又称奥菲斯小姐，因其几乎百分之百由青春靓丽的女性担任，而形成了上班族中一道独特的风景。
这确实一直是个引人注目的职业。工作干练、举止得体、形象优雅是奥菲斯小姐给人们的印象。当外企秘书能很快熟悉公司业务，能锻炼办事的综合能力，能获得升迁的机会……种种“好处”吸引着梦想当外企秘书的人。然而，要当好着实不易，工作琐碎、辛苦不说，如果和老板相处不好，随时都有被“炒”的危险。
一位老板说： “我每天跟秘书在一起的时间甚至多于自己的太太，好秘书对老板至关重要。”
在老板眼中，兼备以下两种类型的才能是好秘书。一是影子型秘书：恪尽职守，默默工作，凡事不用老板监督，只有她不在时才会引起老板注意；二是助理型秘书：能向老板提供中国文化咨询、充当翻译、会做公关及市场推广工作。
以下几条是成为一个奥菲斯小姐的基本条件：踏实敬业，讲究实效；有较宽的知识面和办事能力；除了秘书工作需要的专业知识之外，外语水平要高、操作办公自动化设备能力要强；讲究礼仪礼貌，熟悉处事礼节，善于人际交往，情商较高。
有人总结了外企秘书工作的十二字“要诀”：主动工作、彼此信任、办事灵活。
主动工作
肖茵是名外企秘书，她的老板是一家外企公司营业总监。刚进公司的时候，她对如何做好一个营业总监的秘书十分茫然。但她是个聪明人，从进公司的第一天起，就没有把自己定位在一个普通小秘书上，她的假想职位是仅次于总监的总监助理。她一边跟同公司的秘书小姐学习事务性工作，一边注意着总监助理的一举一动，暗暗努力要把助理的那套本事学到手。
一般的秘书小姐对老板毕恭毕敬、一丝不苟，老板一不在就放松下来偷偷做些自己的私事。而肖茵一闲下来马上就回想，最近几天老板交代的事情自已有哪几件还办得不够好，自己还有哪些方面不足需要继续充电，然后利用空闲与其他公司的秘书小姐交换信息。还打听哪里开张了新饭店，哪家五星级宾馆请了新的法国厨师，这些情报在老板应酬客户的时候都是关键，老板宴请是否得法，常常关系到经营上的战略部署。当然肖茵还要在各行各业建立一些自己的关系，以备不时之需。
有一天快下班的时候，老板突然把助理叫到跟前说，今晚有朋友来，我请他们到宾馆吃饭，你把这事办一下。但老天故意作弄人，偏偏这一天宾馆爆满定不到位子，急得助理不知如何是好，只有向老板如实告知。肖茵在旁边得知后说：让我来试试。结果，肖茵办妥了一切并得到老板的赞许。要不是平时的积累，燃眉之际是拿不出来的。
一次肖茵跟老板去见合作伙伴，这天老板要和这位伙伴签一个重要的合同，肖茵跟着老板下车的时候，天空中飘起了小雨，她故意放慢脚步，悄悄问司机车上有没有伞，司机说没有，于是肖茵摸出五百元对司机说，请你帮忙立刻到附近买一把名牌伞来，尺寸要大些。等老板签完合约，从楼里出来的时候，大雨滂沱，肖茵紧走几步，从司机手里拿过伞递给老板，老板风度极好地为合作伙伴打起伞，送对方上车。一切漂亮圆满，毫不拖泥带水。终于有一天，老板把肖茵叫到面前对她说：从下周起，提升你为我的助理，同时担任秘书工作，你一身两职没问题吧？
与老板一起工作有两大机会一定要抓住：一是有条件了解公司的业务、老板的思想及许多幕后事情，业务部门职位有空缺时，老板首先会想到值得信赖的秘书，许多高级经理原本就是做秘书的。
彼此信任
刚来公司的时候，官燕燕只会打字、接电话，英语水平一般，对保险投资业务一窍不通。而现在，除了一般的秘书工作外，官燕燕兼做公司的翻译、出纳，对公司的业务很熟悉，是老板名副其实的助手。
宫燕燕能有今天，得益于进了一家小公司。因为大公司分工很细，秘书只能接接电话、打打字。而小公司则不同，只要肯干，总有机会做你没做过的事。
宫燕燕是个闲不住的人，刚来就把许多人不愿做的事揽下来。什么擦桌子扫地，端茶倒水，从没有觉得这些是分外的事。反正有事干就高兴。宫燕燕不聪明，但宫燕燕很勤奋。比如，接电话，不仅简单地做记录，而且把对方的意图领会清楚；如果是替老板“传话”，也希望不断搞清楚他的工作思路。时间一长，燕燕对公司的情况越来越了解，工作也顺手了。
宫燕燕说，秘书和老板之间，如果彼此信任，工作中即使出现矛盾也容易解决，反过来则可能“无事生非”。人都有不高兴的时候，老板也如此。因为秘书对老板工作以外的生活并不了解，偶尔出现小摩擦很自然。比如，某天老板心情不好，他带着秘书和对手谈判，谈判中，秘书发现他用词有误，好意提醒他，老板却不领情，大发雷霆，认为当众伤了他的面子。再比如，秘书为老板约定了与客户会谈的时间，但因对方没有安排好，让自己的老板空跑一趟，老板当然生气，通常会认为自己的秘书工作没做好。
要避免这些麻烦，方法只有一个，让老板信任你。平时秘书要兢兢业业地工作，老板在与不在都一样认真工作，让老板了解；他交办的事，你会不打折扣地完成，这其实表明了你对老板工作能力的信任。老板对秘书信任了，遇事就不会马上怪罪下来，而会多了解了解原因。官燕燕很幸运，能与老板彼此信任，工作合作得很愉快。
去年，政府批准了宫燕燕公司在中国经营保险业务，这次只批准了7家，是从世界80多家想在中国发展的同类公司中选出来的，一个国家只允许来一家公司。这是很高的荣誉，成功中有官燕燕的努力，官燕燕十分高兴。
宫燕燕在外企当了七年秘书。她的经验是：不要忘了你是谁——秘书是老板的助手，任何时候都不要替老板做决定。过分亲密使不得——以为和老板熟就能随时向他打听私事；更不能开有损老板尊严的玩笑。修饰打扮别“过火”——秘书代表着公司的形象，衣饰要典雅大方。牛仔裤与“薄、透、露”均不宜进办公室。最稳妥的办法是化淡妆，着职业装。
办事灵活
柳丹的老板是个思维很活跃的人，接受新事物很快。他喜欢科技开发，对电脑和INTERNET的发展跟得很紧，他的许多工作都在电脑上完成，日程表都在电脑里。秘书不用为他打字，但电脑操作水平得不断提高以便更好地为他服务。因柳丹经常要替他上网办事，所以柳丹的计算机水平提高很快。老板日常也很“善变”，作为秘书，柳丹学会比他更善变，因而和他相处愉快。
以前他让柳丹发传真，前5分钟刚交给柳丹，后5分钟就要修改内容，而柳丹已手脚麻利地发了。后来，柳丹告诉自己：多等他一会，矛盾就这样解决了。
柳丹最得意的是去年为他安排的休假旅行。老板先是要到孟加拉国，柳丹预订了机票，不几天，他听说孟加拉国局势不稳又决定去澳大利亚。直觉告诉柳丹，他有可能“变回来”，就没取消预订的机票。果然，过了两天他兴高采烈地说，去孟加拉国没问题了，请柳丹快去订机票，当时如果重新订已经来不及了，幸好柳丹早有准备。
所以，职业生涯设计专家认为，有些人不适合当秘书，如性格内向、思想保守、适应能力差的人，因为她们喜欢直线思维，办事不灵活。只有头脑灵活、善于应变的人，才能获得老板的赏识。
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