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如何当好外企秘书


如何当好外企秘书
  
  外企秘书,又称奥菲斯小姐,因其几乎百分之百由青春靓丽的女性担任,而形成了上班族中一道独特的风景。
  
  这确实一直是个引人注目的职业。工作干练、举止得体、形象优雅是奥菲斯小姐给人们的印象。当外企秘书能很快熟悉公司业务,能锻炼办事的综合能力,能获得升迁的机会……种种“好处”吸引着梦想当外企秘书的人。然而,要当好着实不易,工作琐碎、辛苦不说,如果和老板相处不好,随时都有被“炒”的危险。
  
  一位老板说: “我每天跟秘书在一起的时间甚至多于自己的太太,好秘书对老板至关重要。”
  
  在老板眼中,兼备以下两种类型的才能是好秘书。一是影子型秘书:恪尽职守,默默工作,凡事不用老板监督,只有她不在时才会引起老板注意;二是助理型秘书:能向老板提供中国文化咨询、充当翻译、会做公关及市场推广工作。
  
  以下几条是成为一个奥菲斯小姐的基本条件:踏实敬业,讲究实效;有较宽的知识面和办事能力;除了秘书工作需要的专业知识之外,外语水平要高、操作办公自动化设备能力要强;讲究礼仪礼貌,熟悉处事礼节,善于人际交往,情商较高。
  
  有人总结了外企秘书工作的十二字“要诀”:主动工作、彼此信任、办事灵活。
  
  主动工作
  
  肖茵是名外企秘书,她的老板是一家外企公司营业总监。刚进公司的时候,她对如何做好一个营业总监的秘书十分茫然。但她是个聪明人,从进公司的第一天起,就没有把自己定位在一个普通小秘书上,她的假想职位是仅次于总监的总监助理。她一边跟同公司的秘书小姐学习事务性工作,一边注意着总监助理的一举一动,暗暗努力要把助理的那套本事学到手。
  
  一般的秘书小姐对老板毕恭毕敬、一丝不苟,老板一不在就放松下来偷偷做些自己的私事。而肖茵一闲下来马上就回想,最近几天老板交代的事情自已有哪几件还办得不够好,自己还有哪些方面不足需要继续充电,然后利用空闲与其他公司的秘书小姐交换信息。还打听哪里开张了新饭店,哪家五星级宾馆请了新的法国厨师,这些情报在老板应酬客户的时候都是关键,老板宴请是否得法,常常关系到经营上的战略部署。当然肖茵还要在各行各业建立一些自己的关系,以备不时之需。
  
  有一天快下班的时候,老板突然把助理叫到跟前说,今晚有朋友来,我请他们到宾馆吃饭,你把这事办一下。但老天故意作弄人,偏偏这一天宾馆爆满定不到位子,急得助理不知如何是好,只有向老板如实告知。肖茵在旁边得知后说:让我来试试。结果,肖茵办妥了一切并得到老板的赞许。要不是平时的积累,燃眉之际是拿不出来的。
  
  一次肖茵跟老板去见合作伙伴,这天老板要和这位伙伴签一个重要的合同,肖茵跟着老板下车的时候,天空中飘起了小雨,她故意放慢脚步,悄悄问司机车上有没有伞,司机说没有,于是肖茵摸出五百元对司机说,请你帮忙立刻到附近买一把名牌伞来,尺寸要大些。等老板签完合约,从楼里出来的时候,大雨滂沱,肖茵紧走几步,从司机手里拿过伞递给老板,老板风度极好地为合作伙伴打起伞,送对方上车。一切漂亮圆满,毫不拖泥带水。终于有一天,老板把肖茵叫到面前对她说:从下周起,提升你为我的助理,同时担任秘书工作,你一身两职没问题吧?
  
  与老板一起工作有两大机会一定要抓住:一是有条件了解公司的业务、老板的思想及许多幕后事情,业务部门职位有空缺时,老板首先会想到值得信赖的秘书,许多高级经理原本就是做秘书的。
  
  彼此信任
  
  刚来公司的时候,官燕燕只会打字、接电话,英语水平一般,对保险投资业务一窍不通。而现在,除了一般的秘书工作外,官燕燕兼做公司的翻译、出纳,对公司的业务很熟悉,是老板名副其实的助手。
  
  宫燕燕能有今天,得益于进了一家小公司。因为大公司分工很细,秘书只能接接电话、打打字。而小公司则不同,只要肯干,总有机会做你没做过的事。
  
  宫燕燕是个闲不住的人,刚来就把许多人不愿做的事揽下来。什么擦桌子扫地,端茶倒水,从没有觉得这些是分外的事。反正有事干就高兴。宫燕燕不聪明,但宫燕燕很勤奋。比如,接电话,不仅简单地做记录,而且把对方的意图领会清楚;如果是替老板“传话”,也希望不断搞清楚他的工作思路。时间一长,燕燕对公司的情况越来越了解,工作也顺手了。
  
  宫燕燕说,秘书和老板之间,如果彼此信任,工作中即使出现矛盾也容易解决,反过来则可能“无事生非”。人都有不高兴的时候,老板也如此。因为秘书对老板工作以外的生活并不了解,偶尔出现小摩擦很自然。比如,某天老板心情不好,他带着秘书和对手谈判,谈判中,秘书发现他用词有误,好意提醒他,老板却不领情,大发雷霆,认为当众伤了他的面子。再比如,秘书为老板约定了与客户会谈的时间,但因对方没有安排好,让自己的老板空跑一趟,老板当然生气,通常会认为自己的秘书工作没做好。
  
  要避免这些麻烦,方法只有一个,让老板信任你。平时秘书要兢兢业业地工作,老板在与不在都一样认真工作,让老板了解;他交办的事,你会不打折扣地完成,这其实表明了你对老板工作能力的信任。老板对秘书信任了,遇事就不会马上怪罪下来,而会多了解了解原因。官燕燕很幸运,能与老板彼此信任,工作合作得很愉快。
  
  去年,政府批准了宫燕燕公司在中国经营保险业务,这次只批准了7家,是从世界80多家想在中国发展的同类公司中选出来的,一个国家只允许来一家公司。这是很高的荣誉,成功中有官燕燕的努力,官燕燕十分高兴。
  
  宫燕燕在外企当了七年秘书。她的经验是:不要忘了你是谁——秘书是老板的助手,任何时候都不要替老板做决定。过分亲密使不得——以为和老板熟就能随时向他打听私事;更不能开有损老板尊严的玩笑。修饰打扮别“过火”——秘书代表着公司的形象,衣饰要典雅大方。牛仔裤与“薄、透、露”均不宜进办公室。最稳妥的办法是化淡妆,着职业装。
  
  办事灵活
  
  柳丹的老板是个思维很活跃的人,接受新事物很快。他喜欢科技开发,对电脑和INTERNET的发展跟得很紧,他的许多工作都在电脑上完成,日程表都在电脑里。秘书不用为他打字,但电脑操作水平得不断提高以便更好地为他服务。因柳丹经常要替他上网办事,所以柳丹的计算机水平提高很快。老板日常也很“善变”,作为秘书,柳丹学会比他更善变,因而和他相处愉快。
  
  以前他让柳丹发传真,前5分钟刚交给柳丹,后5分钟就要修改内容,而柳丹已手脚麻利地发了。后来,柳丹告诉自己:多等他一会,矛盾就这样解决了。
  
  柳丹最得意的是去年为他安排的休假旅行。老板先是要到孟加拉国,柳丹预订了机票,不几天,他听说孟加拉国局势不稳又决定去澳大利亚。直觉告诉柳丹,他有可能“变回来”,就没取消预订的机票。果然,过了两天他兴高采烈地说,去孟加拉国没问题了,请柳丹快去订机票,当时如果重新订已经来不及了,幸好柳丹早有准备。
  
  所以,职业生涯设计专家认为,有些人不适合当秘书,如性格内向、思想保守、适应能力差的人,因为她们喜欢直线思维,办事不灵活。只有头脑灵活、善于应变的人,才能获得老板的赏识。
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