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秘书论文:谈如何做好机关协调工作


秘书论文:谈如何做好机关协调工作
  
  协调工作,是各级机关的一项基本职能,也是机关工作人员的一项基本职责。武警部队的双重领导管理体制,对做好机关协调工作提出了更高的要求。实际工作中,协调工作名目繁多、林林总总。如何做好机关协调工作呢?
  一、吃透任务。主要做到“五清”。一是搞清协调范围,明确协调对象,这是做好协调工作的前提。二是搞清协调事项,明确要协调的问题,这是做好协调工作的核心。三是搞清协调目标,明确要达到的目标,这是衡量协调成功与否的关键。四是搞清协调时间,明确时间节点,这是调控协调进度的尺码。五是搞清上级意图,明确对协调工作的具体要求,这是确保协调工作顺利进行的重要依据。做到这“五清”,协调者对协调任务就有了总体把握,具体协调时就能做到心中有数。
  二、系统谋划。常规谋划好两个系统:一是谋划好与协调任务密切关联的工作大局,就是找准协调任务在整个工作系统中的位置、所发挥的作用以及与之直接关联的其他工作事项,确保协调任务与全局工作同频共振、浑然一体。二是谋划好协调任务本系统。遵循系统论原理,按照事理逻辑规律,将协调任务分解细化成若干事项。情况简单事项的协调,拉出工作纲目即可;复杂事项的协调,应视其为一项工程,并将其分解,依时间次序排列,经过综合统筹形成协调工作方案。为形象直观、条理清晰、一目了然地展示协调工作流程,常常附以表格或流程图。在系统谋划中要特别注意,分解细化协调任务时应当考虑周延、全面,不漏项。
  三、择优方法。协调工作的方法多种多样、不计其数,具体情况具体运用;老方法不适应了,应当在实践中创新新方法。常规的协调方法有以下五种:一是电话协调法。适用于简单的、一事一结的工作协调。二是单独当面协调法。适用于协调面小、情况需要当面说清楚并表示尊重协调对象的事项。三是书信协调法。适用于情况较复杂、电话里一时说不清或不便当面协调的事项。四是公文(公函)协调法。适用于机关与机关之间协调重要事项、明确协调身份,并以此作为协调依据的公务协调。五是会议协调法。适用于协调面大、协调事项多等综合性工作的协调。实际工作中常常诸法并举,择优而用。
  四、信息贯通。实际工作中,情况在不断发生变化,保持协调中的信息畅通十分重要。实践中应当把握好三点:一是密切关注和了解掌握来自上下接口的各种信息,切实把握住各种变化了的情况以及协调中遇到的新情况新问题。二是依据变化了的情况及时修正工作方案,相应调整协调内容、方法和步骤。三是第一时间将调整后的工作方案传达到各有关协调单元,确保协调工作同步整体推进。协调者应充分发挥枢纽作用,及时做好上情下达、下情上报,确保协调信息全程、全方位畅通。
  五、谦恭友善。协调者谦恭友善的态度,对被协调者保持应有的尊重,对保证协调工作进度和质量起着重要作用。工作中应当做到:第一,要态度和善,切忌盛气凌人。盛气凌人不仅有损自身形象,而且不易被别人所接受,会增加协调工作的难度。第二,要文明用语,切忌出语伤人。文明用语,既表现了对别人的尊重,也体现了自身的素质、涵养,协调中容易赢得对方的理解、尊重和支持。第三,要不厌其烦,切忌急躁、抱怨。协调中情况总在发生变化,有时变化还非常快,协调方案势必要随之修改和调整,工作就会出现反复和忙乱,也容易引起协调者的急躁和埋怨情绪。因此,必须清醒地认识到,变化是绝对的,不变才是相对的,从而在实际工作中主动去适应这种变化。
  (作者单位:武警总部司令部)
  

《秘书论文:谈如何做好机关协调工作》
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