如何从新手成长为一名合格秘书

的专题会议，会前安排工作主要是两件事，一是确定时间、地点、人员，并发通知；大的会议一般月初就定了，我要落实具体时间、地点。二是催促有关人员准备好材料，印好、装订好。”
　　“今天这个会议的材料，我看到昨天下午你还在催，昨天又加班了吧？”我问。
　　“没办法。昨天下午4点多他们才拿出来，结果校对时又发现错误。开会时的主要任务就是做好记录，会后2天编发会议纪要，如果会议上有什么决定的事情就去落实。”
　　“今天开会时，我也试着做了记录。但我根本记不下来，因为很多人是即兴发言，语言比较没有条理；又有不少化肥品种等的专业名词，我都没听说过，连写都不会写；再加上有的人方言口音比较重。你有这感觉吗？”
　　小周笑了：“习惯了就好了。我一开始也是这样的，那时候只好先当场录音，回来再听写。另外平时常看各个公司有关业务的材料，慢慢地就对什么化肥、农药名词熟悉了。”
　　我又问到秘书的其他工作职能。
　　“我是总经理秘书，平常的主要工作除了会议组织，还有文件管理。另外就是日常事务。”
　　“文件管理一是收文处理。每天综合科收到的各种文件材料我们负责分别及时交给有关领导，做好领导之间的传阅；领导看完了，文件回到我这里，我根据领导的批示去落实有关工作。一是发文，主要是核稿和校对工作。核稿主要是看发文稿纸的各个项目有没有签字，文件格式、文字有没有问题等。日常事务就比较多而杂了，比如领导出差行程安排等。”
　　“说到写文件，我看到集团的不少材料是你写的，比如工作例会的纪要、一些总结报告等，我发现你的文笔很好，到底是学中文的！”
　　“其实现在写的东西，读中文时根本没遇到过，我也是慢慢学的，一开始写的材料很烂的，领导改动很多。还是那句话，多看多想，熟悉了就好了。”
　　“假如有新人即将做你目前的工作，你能给他一些建议吗？”我问。
　　小周笑着说：“我自己也只能算是个‘新人’呢，不能说是建议，只能算是我的一点体会和经验吧。第一是一定要细心。”
　　“你们主任也首先强调这点。为什么这么说呢？有实际教训吗？”
　　“因为秘书的具体工作多而杂，涉及的部门和人员又多，不仔细，很容易出错的。比如我以前经常会找不到文件材料。每天文件来来往往很多，传来传去我就记不清去向了。后来我从前辈那儿学了记台账的方法，每天下班前把今天经我手的文件的去向在台账上简单做个记号，提醒自已。再比如核稿，特别要仔细看看有关数据，我经常发现有的材料上、表格里的数据单位是错的，如把‘万元’写成‘元’的，‘万吨’写成‘吨’的。不仔细看不出来。”小周指着手头一份材料说。
　　“还有就是考虑事情要周全。比如给领导安排行程、定机票，我以前就出过差错。你首先要确定领导的行程；如果几个领导一起走的，你要想办法协调行程；然后根据这个行程找来各个航班信息，列出清单，给老总看，让他选择，问清楚要不要买保险、要不要订回程票等等；定下来之后，要考虑送机场的车辆问题；要通知对方单位领导坐的航班号、到达时间等。我曾经出过一次差错。那时电子机票刚刚使用，我定了机票后没有告诉领导和随行人员是电子机票，结果领导以为机票在随行人员手里，随行人员以为在其他人手里；到了机场才发现谁手里都没有机票，急急忙忙联系我，差点误了航班。”
　　“另外，就是刚才说到的，要自己主动多看有关材料，多向同事询问，多跑跑业务部门，熟悉人员、各部门工作分工，对公司主要业务有个大概了解。总之，勤快点吧，早点进入工作状态。”
　　对小周的访谈是在她办公室进行的。谈话几次被电话打断，每次她总是笑着对我说：“不好意思，接个电话先。”电话也总是简单作答；有个电话问的事情大概比较复杂，她对对方说：“我这里有事，等会我打给你吧。”
　　从小王到小周，也许正是一个职场新人在秘书岗位上不断历练、不断成长的历程，在工作能力、工作心态、为人处世各个方面逐步走向成熟的缩影。
　

《如何从新手成长为一名合格秘书(第2页)》