如何从新手成长为一名合格秘书
如何从新手成长为一名合格秘书
—以某集团公司两位秘书为例
施晔红
一
小王，女，24岁，本科学历，2010年7月毕业于厦门大学国际贸易专业。目前是集团下属某外贸公司内勤，主要负责文书工作、合同管理和统计工作。这是她毕业后的第一份正式工作。她此前有过3个多月的实习经历，在外贸企业做业务。因为上班比较远，做业务工作又比较累，于是来公司应聘内勤岗位。
注意到小王，是因为有那么两天，她经常往集团文书部门跑，拿文稿纸、问一些关于文件格式、发文流程的问题，而且问得很仔细。我便判断她应该是刚刚做这类工作，和我们同学实习时的状态非常像。等她又一次来办公室，我叫住了她，做了自我介绍后，我问她愿不愿意作为调查对象，就工作情况接受我的简单访谈。她犹豫了一下说：“嗯，那好吧。明天中午吧。”我们互相交换了手机号码。
有意思的是，当天晚上，我收到了她发来的一条莫名其妙的短信，于是回复：“发错了吧！”之后没有收到她的回信。我想应该是错发的吧。
第二天午休时间我们在公司休息室见了面。
小王瘦瘦的，长长的头发扎着简单的马尾，戴副黑框眼镜。和前几次见到她时的装束一样：白色的T恤、休闲裤和板鞋，衣服前面有可爱的手绘画。她与人交谈时总是羞涩地微低着头，目光几乎不与我接触，声音低低的，很学生气的样子。一问，果然是刚刚走出校门的大学毕业生。
我拿出她昨天完成的那份文件，包括她拟写的初稿、领导的3次修改稿和最后的成文。她告诉我：集团公司前期下发了一个意见，要求下属公司优化管控模式；她所在公司领导班子开了几次会讨论了有关工作。领导要求她把讨论形成的方案写成正式文件向上级集团汇报。昨天是截止时间。
我问：“在这件事情的操作过程中，你遇到了哪些困难？”
“首先是不知怎么发文，流程是怎样的。”
“公司没有人指导你一下吗？”
“没有。我问了办公室的其他人，可能以前没什么正式文件，他们也说不清楚。老总告诉我要有正式的发文纸，我去别的兄弟公司要了一张，结果老总说不是。他亲自去找了一张来，并告诉我要先拟稿，然后交给他看。我就根据会议讨论的内容写了这个初稿。拿去给老总，结果他改了那么多地方（老总主要对文件的标题、格式、段落顺序和语言表达做了修改，改动比较大），然后可能又给财务经理看了，财务经理也改了一些。”
我指着发文纸“会签”栏里的签字问：“是这个吗？这不是你拿去给他看的吗？”
“不是，是老总拿去，然后他们签完了就还给我。我根据修改的稿子又打了一份，送到集团文书部门发，结果他们又说有不对的地方；我再改，改完了再拿去印，又说要先让集团秘书核稿才能印发；我再找秘书核稿，再交过来；再来校对；最后来拿印好的正式文件。”
她一步步说得很仔细，其中存在着明显操作错误的地方。
“第二个困难是我不会写，比如标题、语言组织、格式等。”
“那你寻求了哪些帮助呢？”
“我首先是问办公室同事，还问了其他兄弟公司的人；然后找了以前的一些文件，看能不能有所启发；大概写出来之后，我交给老总，他给我指出了很多问题，要我再改，我根据他的意思先后改了3次，最后才定稿。还有核稿的秘书、打印员也提醒我改了很多不对的地方。”
“真不容易呀！所以我看到你来反反复复问了好几次，特别认真、仔细的样子！”
“这次还算顺利的，前一次写会议纪要更困难，反反复复地改，我一点信心也没有了。”
“那这两次发文工作做下来，你觉得有收获吗？比如先后多人修改你写的文稿，你明白为什么吗？一个正式文件制发的大概流程清楚了吗？”
“应该是掌握了吧。”小王回答说，然后简要作了说明——其中仍有一些错误的地方。
我又问：“能不能说说2个月工作的感想？”
小王思索了片刻，回答说：“我是学外贸专业的，这类知识没有接触过，加上这种办公室工作比较琐碎，所以觉得工作上没有什么成就感；不像做业务的，工作成绩很直观。”
“那会再去做业务吗？”我追问。
“看情况吧。有机会的话还想去做外贸业务。”
二
小周，女，27岁，本科学历，2007年7月毕业于浙江大学中文系，2007年8月至今任集团办公室总经理秘书，主要负责集团文书工作及其他日常行政工作。
在集团办公室整理档案时，经常发现小周的名字，比如集团发文的核稿人、收文拟办人、集团工作例会记录与纪要拟写入基本都是她；也几乎每天看到她在集团办公楼上上下下，各个办公室跑进跑出的，很忙碌的样子。她人长得高高的，中等美女，爱穿色彩亮丽的连衣裙和高跟鞋，脸上化着淡淡的妆，有时还带着“美瞳”。开始时与她的几次交谈，她脸上总是挂着浅浅的笑容，说话比较简洁。她工作时的样子很符合影视作品中白领丽人的形象．，后来接触多了，慢慢熟悉了；直到专门访谈她时，她一边说，一边笑得前仰后合——原来也是个爱玩爱笑的“潮女”。
那天，经办公室主任同意，我去旁听集团化肥板块经营形势分析专题会议。9点的会议，我8点40分来到会议室的时候，小周已经在那儿了：她说是8点20分到的，开空调、调音控、按照人数发会议材料、准备茶水。与会人员陆陆续续来到会场，小周把几个会议发言人安排到特定位置。9点差三四分的样子，小周协助办公室主任检查了人数，打电话催促了几个还没到场的人；又给几个没有拿到材料的人补发了会议材料。会议过程中，小周和另外一个秘书一直在做记录，神情专注。自由发言阶段，她及时将话筒递到发言人面前。会议一直进行到12点50分。全部人员离开后，小周安排后勤人员关闭会场音控、照明，并收好多余材料带走。
我们的谈话就从这次会议开始。我请她说说作为秘书，这种会议组织工作主要做好哪些事情。
“像今天这样比较大 《如何从新手成长为一名合格秘书》
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—以某集团公司两位秘书为例
施晔红
一
小王，女，24岁，本科学历，2010年7月毕业于厦门大学国际贸易专业。目前是集团下属某外贸公司内勤，主要负责文书工作、合同管理和统计工作。这是她毕业后的第一份正式工作。她此前有过3个多月的实习经历，在外贸企业做业务。因为上班比较远，做业务工作又比较累，于是来公司应聘内勤岗位。
注意到小王，是因为有那么两天，她经常往集团文书部门跑，拿文稿纸、问一些关于文件格式、发文流程的问题，而且问得很仔细。我便判断她应该是刚刚做这类工作，和我们同学实习时的状态非常像。等她又一次来办公室，我叫住了她，做了自我介绍后，我问她愿不愿意作为调查对象，就工作情况接受我的简单访谈。她犹豫了一下说：“嗯，那好吧。明天中午吧。”我们互相交换了手机号码。
有意思的是，当天晚上，我收到了她发来的一条莫名其妙的短信，于是回复：“发错了吧！”之后没有收到她的回信。我想应该是错发的吧。
第二天午休时间我们在公司休息室见了面。
小王瘦瘦的，长长的头发扎着简单的马尾，戴副黑框眼镜。和前几次见到她时的装束一样：白色的T恤、休闲裤和板鞋，衣服前面有可爱的手绘画。她与人交谈时总是羞涩地微低着头，目光几乎不与我接触，声音低低的，很学生气的样子。一问，果然是刚刚走出校门的大学毕业生。
我拿出她昨天完成的那份文件，包括她拟写的初稿、领导的3次修改稿和最后的成文。她告诉我：集团公司前期下发了一个意见，要求下属公司优化管控模式；她所在公司领导班子开了几次会讨论了有关工作。领导要求她把讨论形成的方案写成正式文件向上级集团汇报。昨天是截止时间。
我问：“在这件事情的操作过程中，你遇到了哪些困难？”
“首先是不知怎么发文，流程是怎样的。”
“公司没有人指导你一下吗？”
“没有。我问了办公室的其他人，可能以前没什么正式文件，他们也说不清楚。老总告诉我要有正式的发文纸，我去别的兄弟公司要了一张，结果老总说不是。他亲自去找了一张来，并告诉我要先拟稿，然后交给他看。我就根据会议讨论的内容写了这个初稿。拿去给老总，结果他改了那么多地方（老总主要对文件的标题、格式、段落顺序和语言表达做了修改，改动比较大），然后可能又给财务经理看了，财务经理也改了一些。”
我指着发文纸“会签”栏里的签字问：“是这个吗？这不是你拿去给他看的吗？”
“不是，是老总拿去，然后他们签完了就还给我。我根据修改的稿子又打了一份，送到集团文书部门发，结果他们又说有不对的地方；我再改，改完了再拿去印，又说要先让集团秘书核稿才能印发；我再找秘书核稿，再交过来；再来校对；最后来拿印好的正式文件。”
她一步步说得很仔细，其中存在着明显操作错误的地方。
“第二个困难是我不会写，比如标题、语言组织、格式等。”
“那你寻求了哪些帮助呢？”
“我首先是问办公室同事，还问了其他兄弟公司的人；然后找了以前的一些文件，看能不能有所启发；大概写出来之后，我交给老总，他给我指出了很多问题，要我再改，我根据他的意思先后改了3次，最后才定稿。还有核稿的秘书、打印员也提醒我改了很多不对的地方。”
“真不容易呀！所以我看到你来反反复复问了好几次，特别认真、仔细的样子！”
“这次还算顺利的，前一次写会议纪要更困难，反反复复地改，我一点信心也没有了。”
“那这两次发文工作做下来，你觉得有收获吗？比如先后多人修改你写的文稿，你明白为什么吗？一个正式文件制发的大概流程清楚了吗？”
“应该是掌握了吧。”小王回答说，然后简要作了说明——其中仍有一些错误的地方。
我又问：“能不能说说2个月工作的感想？”
小王思索了片刻，回答说：“我是学外贸专业的，这类知识没有接触过，加上这种办公室工作比较琐碎，所以觉得工作上没有什么成就感；不像做业务的，工作成绩很直观。”
“那会再去做业务吗？”我追问。
“看情况吧。有机会的话还想去做外贸业务。”
二
小周，女，27岁，本科学历，2007年7月毕业于浙江大学中文系，2007年8月至今任集团办公室总经理秘书，主要负责集团文书工作及其他日常行政工作。
在集团办公室整理档案时，经常发现小周的名字，比如集团发文的核稿人、收文拟办人、集团工作例会记录与纪要拟写入基本都是她；也几乎每天看到她在集团办公楼上上下下，各个办公室跑进跑出的，很忙碌的样子。她人长得高高的，中等美女，爱穿色彩亮丽的连衣裙和高跟鞋，脸上化着淡淡的妆，有时还带着“美瞳”。开始时与她的几次交谈，她脸上总是挂着浅浅的笑容，说话比较简洁。她工作时的样子很符合影视作品中白领丽人的形象．，后来接触多了，慢慢熟悉了；直到专门访谈她时，她一边说，一边笑得前仰后合——原来也是个爱玩爱笑的“潮女”。
那天，经办公室主任同意，我去旁听集团化肥板块经营形势分析专题会议。9点的会议，我8点40分来到会议室的时候，小周已经在那儿了：她说是8点20分到的，开空调、调音控、按照人数发会议材料、准备茶水。与会人员陆陆续续来到会场，小周把几个会议发言人安排到特定位置。9点差三四分的样子，小周协助办公室主任检查了人数，打电话催促了几个还没到场的人；又给几个没有拿到材料的人补发了会议材料。会议过程中，小周和另外一个秘书一直在做记录，神情专注。自由发言阶段，她及时将话筒递到发言人面前。会议一直进行到12点50分。全部人员离开后，小周安排后勤人员关闭会场音控、照明，并收好多余材料带走。
我们的谈话就从这次会议开始。我请她说说作为秘书，这种会议组织工作主要做好哪些事情。
“像今天这样比较大 《如何从新手成长为一名合格秘书》
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