办公室工作：规范的内容要素与写作要点

《书稿编写规范》就是针对书稿编著事宜而制定的标准，要求书稿的著者和编者共同遵照执行。因此，标准性是规范最大的特点。
　　2．特定性。规范是针对特定人群而制定的，对特定人群以外的人员一般没有约束力，如《北师大教师教学行为规范》只适用于北师大教师这一特定群体，《病历书写规范》只适用于医务人员，《书稿编写规范》只对著者和编者具有约束力。
　　3．引导性。规范是评价特定人群行为对错和行为质量的一种标准，主要是为了引导特定人群的行为趋于统一，以求取得最佳的行为效果。
　　三、规范的内容要素与写作要点
　　一份完整的规范一般由行为描述、基本标准与要求和特别说明三个部分构成。
　　行为描述主要是对规范所涉及的行为进行解释或说明，如犏历书写规范》中就对“病历”和“病历书写”分别作了解释和说明：“病历是指医务人员在医疗活动过程中形成的文字、符号、图表、影像、切片等资料的总和，包括门（急）诊病历和住院病历”；“病历书写是指医务人员通过问诊、查体、辅助检查、诊断、治疗、护理等医疗活动获得有关资料，并进行归纳、分析、整理形成医疗活动记录的行为。”当规范涉及的行为比较明确、行为主体十分清楚时，行为描述这一部分可以略去不写，如《书稿编写规范》所涉及的行为是书稿的编写和编辑加工，行为主体对此十分清楚，因此，该规范中就没有行为描述的条文。
　　基本标准与要求是规范的主体部分。这一部分从特定人群的职业特点或身份特点出发，全面、具体地提出做事应坚持的道德标准或应遵循的基本要求。写作这一部分内容时，要充分考虑特定主体行为所涉及的方方面面，力求全面、具体、完备，避免疏漏。
　　特别说明部分主要是就特殊情况下的行为方法与行为要求做出具体、明确的规定，以确保行为质量与行为效果。如《病历书写规范》中关于实习医务人员和试用期医务人员书写病历的规定：“实习医务人员、试用期医务人员书写的病历，应当经过在本医疗机构合法执业的医务人员审阅、修改并签名。”《书稿编写规范》中关于“港澳台问题”的说明亦属于特别说明的内容。
　　规范一般采用条文式的表现形式，在安排顺序时主要考虑三点：一是按照行为描述、基本标准与要求和特别说明三个部分来安排层次；二是按照内容的重要程度，采用由重到轻的顺序来安排；三是先将全部内容归类，然后按照一个合理的逻辑顺序来安排。
　　四、文种区分
　　以规定做人与做事标准为主要写作目的的规范，与以规定做人与做事原则为写作目的的准则，以及用于协调人们的行动、规范人们的行为、维护正常的工作或活动秩序的规则有所不同。
　　1．规范与准则的同异。规范和准则不论是从内容上看还是从作用上讲，都有很多的相同之处，如它们都是对主体行为进行评价的标准，规定道德标准的规范与准则在内容范围上基本相同。二者的不同主要表现在以下几方面：一是适用对象不尽相同。规范只适用于特定人群，一般以特定职业或职位为对象；准则不仅适用于特定人群，而且适用于特定的行业或企业，对其经营行为作出要求，如《中国电信企业行为准则》。二是侧重点不同。规范以“做事”为着眼点，作出职业道德要求的目的是为了更好地做事，准则以职业道德为着眼点，重在强调行为的社会效益。三是内容不同。规范的内容一般比较全面、具体，准则一般写得比较原则和概括。值得注意的是，在实际运用中二者误用的情况比较严重。
　　2．规范与规则的区别。二者的区别主要表现在两个方面：一是规范以特定人群为对象，是关于特定人群做人或做事的标准；规则以具体的业务部门、事务或活动为对象，就事务处理或活动开展的一般程序、方法等作出规定。二是规范的制定主要着眼于行为标准和行为结果，规则的制定着眼于行为方法和行为的对错。
　　五、规范的写作要求
　　制定规范的目的是为了明确行为目标、提出行为要求，提高行为质量和行为效果。为此，规范的写作要注意以下几点：
　　1．切实可行。规范的写作要充分考虑行为对象的实际，以绝大部分人能够做到为宜。与此同时，还须考虑行为的最佳效益，标准高低要适度。
　　2．全面具体。规范的制定要充分考虑主体行为可能涉及的全部情况，力求全面、具体，没有疏漏和空白点，这样才能确保群体行为秩序和行为质量。
　　3．注意细节。规范的制定要注意行为细节，充分考虑非常规或非常态情况下的行为方式和行为要求，对其作出明确说明。
　　4．表述清楚。规范的表述要逻辑清楚、语义明确，力戒语言歧义和含混不清等问题。
　　（作者单位：陕西国际商贸学院）
　

《办公室工作：规范的内容要素与写作要点(第2页)》