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文秘工作方法技巧:厚积薄发凭吞吐熟读精思任翕张


文秘工作方法技巧:厚积薄发凭吞吐熟读精思任翕张
        ——网络时代秘书“根须理念”的构建  
  口佚名
  在网络时代,文秘工作者比自己的前辈有了更多的优势,不愁写作资料的匮乏,在快乐的网上冲浪中可充分感受到信息化社会的便利。但是,“木无本必枯,水无源必竭”,文秘工作者的本和源仍然在学习中的多读多背、博观约取,在实际工作中的多写多练。只有这样,文秘工作者才能在工作中“厚积薄发凭吞吐,熟读精思任翕张”。
  一、钻得深:多读多背,形成文思泉涌的敏捷思维
  中国语言文字具有独特的美感,因为那些万古流传的文章大都是和音乐联系在一起的,具有独特的音律和神韵。古人云:“读书破万卷,下笔如有神。”在网络时代,多读对秘书工作同样帮助很大。这种读,是大声朗读,唯有多读,才能感知语言世界的神韵;唯有多读,才能培养出口成章、下笔成文的好习惯。
  (一)抓住经典作品这一主要路径
  清代梁章钜在《退庵随笔》中谈到:“读书要有记性,记性难强。要练记性,须用‘精熟一部书’之法。不拘大书小书,能将这部烂熟,字字解得道理透明,诸家记俱能辨其是非高下。此一部便是根,可以触悟他书。”他还打比方说,这就像是古代大将带兵,只有着意培养一支亲丁死士,才能在关键时刻产生一支生力军;这就像交朋友,必有几个肝胆相照的,才能在急难时刻挺身而出。文秘工作者也要拥有自己工作学习中的生力军、好朋友,即选准和自己工作紧密结合、促进作用大的作品反复朗读,读得烂熟于心,能够脱口而出,这样在工作中就会灵感频现、举一反三。
  (二)抓住遗忘曲线这一主要规律
  德国心理学家艾宾浩斯(H.Ebbinghaus)研究发现,遗忘在学习之后立即开始,而且遗忘的进程并不是均匀的。最初遗忘速度很快,以后逐渐减慢。根据他的实验结果绘成的曲线即为著名的艾宾浩斯记忆遗忘曲线。秘书在自身学习与工作中,要充分认识到艾宾浩斯记忆遗忘曲线的作用,使自己和经典作品保持亲密的接触度,做到经常朗读,经常揣摩。翻译家林纾年轻时为了学习韩愈文章,就把韩文名篇抄录下来贴在墙上,看到就读,逐渐产生了潜移默化的效果。很多人都知道欧阳修的“三上”读书法,也就是在马上、枕上、厕上读书。什么时间读什么书,都有自己的安排:“坐则读经史,卧则读小说,上厕则阅小辞”。即使在厕所里,他的“讽诵之声,琅然闻于远近”。林纾和欧阳修都做到了随时随地温习,随时随地读书,而且是大声朗读。只有这样,才能把好文章的精髓真正吸收为己所用。
  (三)抓住学习兴趣这一主要源泉
  与网络世界相比,经典作品的学习是枯燥的,不能够让人立即产生学习的浓厚兴趣。但是,从长远看,经典作品的魅力是无穷的。中国戏曲界有一句行话叫“生书熟戏”,也就是说观众喜欢听没有听过的书,喜欢看熟悉的戏曲。许多经典唱段戏迷们已能倒背如流了,可是仍然要到剧场看,为的就是要看一看戏曲家是如何表现的。经典作品的优势在于它的隽永悠长、内涵丰富,因此文秘工作者在学习经典的时候,要克服开始阶段的厌倦心理,扎扎实实背熟选定的经典作品,使理论的根须深深扎在自己心中。在坚持不懈的努力之后,一句名言就能够激发自己不尽的畅想,一段美文就能够带来无穷的回味,这就达到了孑L子所说的“学而时习之,不亦说乎”的境界。
  二、积得厚:加强使用,建立弹药充足的资料宝库
  “不积跬步,无以至千里;不积小流,无以成江海。”可以说,积累是秘书工作的基础,没有积累,文稿写作就会成为无本之木。因此,在自身的工作和学习中,秘书要掌握各种积累资料的方法。
  (一)摘录下载
  据吕叔湘先生回忆:朱自清先生身边经常备个小记事本,听到别人说的他感兴趣的话马上记下来,积累多了,就从中发现了好多值得研究的问题。吕叔湘自己看报纸杂志的时候,手边总是搁着纸片和剪刀,把问题记下来或剪下来,一归纳就是一篇好文章。这两位大家的资料积累方法是过去许多文人学者的主要方法。在网络时代,这两种方法并不过时,随时摘记、随手剪贴仍然是建立自己资料库的好方法。同样,从网上下载资料也是秘书人员学习必备的本领。文秘工作者要能够熟练地运用搜索工具和下载工具,在大量的网络信息中去芜存精、披沙拣金。同时,要把经常使用的网站放入电脑的收藏夹中。除了下载文本文档、图片资料外,也可以下载与自己工作紧密结合的视听资料,经常聆听中央领导人的讲话,眼前的文字就会变得生动起来。
  (二)归类整理
  文秘工作者要学会建立自己的“小图书馆”,学会将下载的资料整理、分类、归档,做到随用随取。首先对自己的硬盘进行分类,D盘用于干什么,E盘、F盘用于干什么要有一个清楚的安排。在每一个盘里以“年”为单位建立一个总的文件夹,然后在总文件夹里根据各方面的工作再建立分文件夹。网上下载的内容尽量转换为word格式或者文本文档,并且根据自己经常使用的格式作简单编辑,这样在需要的时候就能够方便地找到和使用。
  (三)多手准备
  对于一个称职的秘书来说,身边应该有各种各样的资料库供自己调取。首先要有充实的大脑,这是最佳资料库,也最为简捷,可以随用随取。其次是要有日常摘录佳词丽句、名言名段的笔记本。人对自己的字体有一种特别的亲切感,经常翻阅自己的笔记本就会形成深刻的印象,久久不忘。再次是原著书籍。要养成逛书店购买书籍的习惯,使自己书架上的图书不断向纵向横向发展。在学习的时候要养成在书上批注的习惯,做到“不动笔墨不读书”。最后是会议材料。每次开会之后,都会有各种材料汇编。文秘工作者要做有心人,把这些材料中的精华部分收集整理、装订起来,作为自己工作中一池活水的“蓄水池”。
  

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