国外电子文件中心建设战略与理念透析
国外电子文件中心建设战略与理念透析
余厚洪
论探讨国外电子文件中心建设战略与理念透析
起源于20世纪中口r的“文件中心”是一种社会化、集约化和专业化的半现行文件管理机构，被誉为“现代最富有生命力的新型档案机构”。如今，在电子文件数量激增的形势下，顺应电子文件保管、利H拍勺需求而建立起来的“电子文件中心”，是文件中心向电子领域的推进。本文试以美、澳、英、德、加等国为例来谈谈国外电子文件中心建设的战略与理念。
一、国外电子文件中心建设战略
1．美国：信息技术驱动多元化战略
1988年，美国国家档案和文件署(NARA)建立了全球第一个电子文件中心。该中心是NARA六个主要办公室之一——华盛顿D-C文件服务部的一部分，内设档案服务分部与技术服务分部，前者负责电子文件的鉴定、登录、保存、加工及参考服务工作等，后者则从技术上辅助电子文件中心的工作：，馆藏电子文件来源于美国国会、法院、总统行政办公室、各种总统会}义以及近100个局及行政分支机构的部门，内容涵盖政府的表态和农业、人口、教育、环境、经济、军队、科技、健康、社会服务、同际事务等方面。
文件中心工作人员要对电子文件开展存贮、检索、保密、鉴定、保护、迁移等一系列工作：①信息存取。除存取9-磁道的磁带机或3480-类卡式磁带机巾的电子文件外，中心保管的大多数电子文件都不必依靠专用计算机硬件或软件处理。②信息复制可以采取多种技术方法拷贝电子中心的文件，并可用不同密度复制，但不包括对有关文件编制的复制，同时区分不同情况收费。文件的转存、复制都在电子媒体上进行，中心没有惯例摘录、制表或按格式打印输H{。③信息定购。预订者在写明预订输入标准后，可使用电子文件中心E-mail(Cer@na.gov)要求预订，还可在电子文件中心建立一个存款账户以便支付费用。
在建设电子文件中心的同时，美国于1998年提出了ERA(ElectronicRecordsArchives)方案，拟将信息技术领域里的“面向对象”方法引入到档案管理领域，建立一个在整个文件生命周期都可以跟踪并使用文件的实用自动化系统。这是美国电子文件中心建设战略目标和对策实现的具体手段，具有保证计算机生成的文件在未来仍然保存并满足社会各方面的基本证据需要，在保证文件真实性的同时能够长久保存，在满足保护隐私和敏感信息的同时保证公众的利用等功能。可见，美国特别注重技术影响分析，重点强调通过建立满足文件功能要求的文件管理系统来实现电子文件的集中保管，以此来实施电子政务信息技术驱动多元化战略。由于具有既遵循文件运动规律又不乏实践创新、既追求规模效益又重视服务质量等特征，美国电子文件中心成为其他国家效仿的典范。
2．澳大利亚：业务分析法驱动多元化战略
澳大利亚档案工作者从“文件”最本质的特征——凭证作用来考虑文件的存在②，因此，电子文件中心要求文件形成部门在移交电子文件时提供有关数据与背景信息。
澳大利亚突出业务分析方法论，强调从好的业务治理出发，在接收电子文件时作“全面检查”：①确认所有需要移交的电子文件和对应的文字材料是否移交齐全；②对照移交的原始文字材料检查电子文件的真实性、准确性；③对电子文件材料进行病毒或其他问题的检查；④将经过检查的电子文件存放于安全库区隔离观察4周，再用更新后的病毒检索系统对其进行检查，合格者转存至中心的计算机系统中。
澳大利亚还非常重视文件格式的规范化处理。需保存的检查合格的电子文件要同时被转换成两种文件格式：一种保持原始状态，称为“原始记录版”；另一种是经过规范化处理后被国家档案馆长期保存的新的数据格式，称为“规范化格式版”。目前，澳大利亚国家档案馆使用XENA(XMLElectronicNormalizingofArchives)系统来完成这一转换工作。格式转换完毕后，保管员还要使用“校验总和”(Checksum)软件反复核查，以确保内容的真实性。核查无误后，两种格式的文件最终都将被复制成一种难以被磁化的录像光盘存入电子档案库中。
此外，澳大利亚还建立了政府机关与国家档案馆和责任权威机构的责任战略联盟，构筑具有全局性和综合性特点的文件管理框架，实施业务连续体与文件连续体“双连续体”集成电子文件管理策略。
3．英国：信息自由法驱动多元化战略
英国建立了具有战略指导作用的国家电子文件管理政策框架，出台了具有示范作用的电子文件管理系统功能要求规范。这主要包括《现代政府白皮书》(1999)、《电子文件管理的电子政府政策框架》(2001)、《电子文件管理系统功能需求》(2002)、《信息资产登记》(2007)等。③其中《电子文件管理系统功能需求》(FunctionalRequirementsforElectronicRecordsManagementSystems)所列条款共420余条，远远超过DOD5015.2的160条、MoReq的390条。
另外，英国还制定了一整套电子文件管理对策及实施指南。如英国电子文件中心强调的元数据标准(e-CovernmentMetadataStandard)，是英国国家档案馆和“电子专员办公室”(Officeofthee-Envoy)合作开发的支持文件管理元数据交换的XMLschema，能提高电子文件管理系统之间、电子文件管理系统与其他系统之间的互操作性。英国规定接收的电子文件格式为PostScript、TIFF、SGML、PDF和逗号界定文件格式，规定用CD-ROM和CDR等最安全的介质保存，还要求各部门在选定移交文件的格式和介质后制定一个详细的文件移交计划，对移交文件的步骤予以说明，以确保文件移交工作顺利完成。理论探讨
在英国，从上到下实施电子文件管理规划，从下到上实施电子文件和数字档案系统构建。英国不仅为部门和机构形成的电子文件的电子化保存与检索及其电子文件管理系统的设计与实施提供政策框架，还为政府机构间电子文件的共享与交换提供通用元数据标准和互操作性标准及指南。这属于信息自由法驱动多元化战略。
4．德国：工作业务流管理驱动多元化战略
德国将电子文件作为提高政府效能的重要工具，同时关注公民对于电子政务信息的利用。德国将电子文件管理纳入IVBB联邦政府两地电子政 《国外电子文件中心建设战略与理念透析》
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余厚洪
论探讨国外电子文件中心建设战略与理念透析
起源于20世纪中口r的“文件中心”是一种社会化、集约化和专业化的半现行文件管理机构，被誉为“现代最富有生命力的新型档案机构”。如今，在电子文件数量激增的形势下，顺应电子文件保管、利H拍勺需求而建立起来的“电子文件中心”，是文件中心向电子领域的推进。本文试以美、澳、英、德、加等国为例来谈谈国外电子文件中心建设的战略与理念。
一、国外电子文件中心建设战略
1．美国：信息技术驱动多元化战略
1988年，美国国家档案和文件署(NARA)建立了全球第一个电子文件中心。该中心是NARA六个主要办公室之一——华盛顿D-C文件服务部的一部分，内设档案服务分部与技术服务分部，前者负责电子文件的鉴定、登录、保存、加工及参考服务工作等，后者则从技术上辅助电子文件中心的工作：，馆藏电子文件来源于美国国会、法院、总统行政办公室、各种总统会}义以及近100个局及行政分支机构的部门，内容涵盖政府的表态和农业、人口、教育、环境、经济、军队、科技、健康、社会服务、同际事务等方面。
文件中心工作人员要对电子文件开展存贮、检索、保密、鉴定、保护、迁移等一系列工作：①信息存取。除存取9-磁道的磁带机或3480-类卡式磁带机巾的电子文件外，中心保管的大多数电子文件都不必依靠专用计算机硬件或软件处理。②信息复制可以采取多种技术方法拷贝电子中心的文件，并可用不同密度复制，但不包括对有关文件编制的复制，同时区分不同情况收费。文件的转存、复制都在电子媒体上进行，中心没有惯例摘录、制表或按格式打印输H{。③信息定购。预订者在写明预订输入标准后，可使用电子文件中心E-mail(Cer@na.gov)要求预订，还可在电子文件中心建立一个存款账户以便支付费用。
在建设电子文件中心的同时，美国于1998年提出了ERA(ElectronicRecordsArchives)方案，拟将信息技术领域里的“面向对象”方法引入到档案管理领域，建立一个在整个文件生命周期都可以跟踪并使用文件的实用自动化系统。这是美国电子文件中心建设战略目标和对策实现的具体手段，具有保证计算机生成的文件在未来仍然保存并满足社会各方面的基本证据需要，在保证文件真实性的同时能够长久保存，在满足保护隐私和敏感信息的同时保证公众的利用等功能。可见，美国特别注重技术影响分析，重点强调通过建立满足文件功能要求的文件管理系统来实现电子文件的集中保管，以此来实施电子政务信息技术驱动多元化战略。由于具有既遵循文件运动规律又不乏实践创新、既追求规模效益又重视服务质量等特征，美国电子文件中心成为其他国家效仿的典范。
2．澳大利亚：业务分析法驱动多元化战略
澳大利亚档案工作者从“文件”最本质的特征——凭证作用来考虑文件的存在②，因此，电子文件中心要求文件形成部门在移交电子文件时提供有关数据与背景信息。
澳大利亚突出业务分析方法论，强调从好的业务治理出发，在接收电子文件时作“全面检查”：①确认所有需要移交的电子文件和对应的文字材料是否移交齐全；②对照移交的原始文字材料检查电子文件的真实性、准确性；③对电子文件材料进行病毒或其他问题的检查；④将经过检查的电子文件存放于安全库区隔离观察4周，再用更新后的病毒检索系统对其进行检查，合格者转存至中心的计算机系统中。
澳大利亚还非常重视文件格式的规范化处理。需保存的检查合格的电子文件要同时被转换成两种文件格式：一种保持原始状态，称为“原始记录版”；另一种是经过规范化处理后被国家档案馆长期保存的新的数据格式，称为“规范化格式版”。目前，澳大利亚国家档案馆使用XENA(XMLElectronicNormalizingofArchives)系统来完成这一转换工作。格式转换完毕后，保管员还要使用“校验总和”(Checksum)软件反复核查，以确保内容的真实性。核查无误后，两种格式的文件最终都将被复制成一种难以被磁化的录像光盘存入电子档案库中。
此外，澳大利亚还建立了政府机关与国家档案馆和责任权威机构的责任战略联盟，构筑具有全局性和综合性特点的文件管理框架，实施业务连续体与文件连续体“双连续体”集成电子文件管理策略。
3．英国：信息自由法驱动多元化战略
英国建立了具有战略指导作用的国家电子文件管理政策框架，出台了具有示范作用的电子文件管理系统功能要求规范。这主要包括《现代政府白皮书》(1999)、《电子文件管理的电子政府政策框架》(2001)、《电子文件管理系统功能需求》(2002)、《信息资产登记》(2007)等。③其中《电子文件管理系统功能需求》(FunctionalRequirementsforElectronicRecordsManagementSystems)所列条款共420余条，远远超过DOD5015.2的160条、MoReq的390条。
另外，英国还制定了一整套电子文件管理对策及实施指南。如英国电子文件中心强调的元数据标准(e-CovernmentMetadataStandard)，是英国国家档案馆和“电子专员办公室”(Officeofthee-Envoy)合作开发的支持文件管理元数据交换的XMLschema，能提高电子文件管理系统之间、电子文件管理系统与其他系统之间的互操作性。英国规定接收的电子文件格式为PostScript、TIFF、SGML、PDF和逗号界定文件格式，规定用CD-ROM和CDR等最安全的介质保存，还要求各部门在选定移交文件的格式和介质后制定一个详细的文件移交计划，对移交文件的步骤予以说明，以确保文件移交工作顺利完成。理论探讨
在英国，从上到下实施电子文件管理规划，从下到上实施电子文件和数字档案系统构建。英国不仅为部门和机构形成的电子文件的电子化保存与检索及其电子文件管理系统的设计与实施提供政策框架，还为政府机构间电子文件的共享与交换提供通用元数据标准和互操作性标准及指南。这属于信息自由法驱动多元化战略。
4．德国：工作业务流管理驱动多元化战略
德国将电子文件作为提高政府效能的重要工具，同时关注公民对于电子政务信息的利用。德国将电子文件管理纳入IVBB联邦政府两地电子政 《国外电子文件中心建设战略与理念透析》
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