公文呈批规则及效率标准之我见
公文呈批规则及效率标准之我见
叶建军公文呈批是一项很能体现办文主体自主性的工作。虽然不同的人对同一公文如何呈批会有不同的想法和做法，但事物总是向前发展的，没有那一种方法能永久管用、永远有效，老的方法必将被新的更加适合公文呈批内在特性的方法所代替。基于这种理解，笔者拟对公文呈批规则及效率标准提点不成熟的想法，就教于同仁。公文是政府处理问题的工具，公文呈批规则及效率直接关系到问题的处理效果，具有非常重要的意义。因此，在呈批公文时要看准公文反映的实质内容，牵住问题的“牛鼻子”，根据公文的不同特点确定相应的呈批顺序。在实际工作中，一般是按照领导职务由低到高顺延递进的顺序呈批公文。要提高公文呈批效率，通常的做法是在尽量短的时间里按前述顺序多呈报几个领导，这其实是以公文呈批速度作为衡量公文呈批效率的标准。但是，根据领导职务高低来确定公文呈批顺序是否合理？速度快了是否效率就高了呢？衡量速度的标准是否也能作为衡量效率的标准呢？
让我们来分析一下。
一、凡是拟办过公文的同志都知道，在填写拟办意见时，有的领导必须做出批示，否则问题得不到解决、事情没法落实（为了论述方便，姑且把这部分领导称为“关键性”领导）；而有的领导是否做出批示并不影响事情的落实，只需了解情况即可（姑且把这部分领导称为“阅知性”领导）。这时，如果按照领导职务来决定公文呈批顺序，则很可能会因先呈“阅知性”领导而耽误“关键性”领导在最合适时机、最短时间看到公文，从而影响整个公文的办理效率。
二、领导知道情况越全面，决策就越有针对性、决策效率就越高。按照领导职务高低顺序呈批公文，可能造成领导间信息不能共享，不知道情况的领导先阅批，知道情况的领导后阅批。这种信息不对称会给不知情的领导带来决策困难，而知情的领导却不能尽快看到公文，从而大大降低公文办理效率，甚至造成领导间决策意见相矛盾，进而影响事情的办理落实。
三、公文内容千差万别，即使同一类型的公文，所反映问题的背景情况也不尽相同。而以领导职务来确定公文呈批顺序的标准是静态的，缺乏灵活性，适应性差，不能根据公文所反映问题的复杂多样性来作相应调整。以此标准确定的规则呈批公文，公文办理者的主观能动性很难发挥，或者调动办理者主观能动性的成本会大大提高，容易造成工作的被动。
从以上分析可以看出，按照领导职务确定公文呈批顺序的公文呈批规则并非是最有效的，且按照这种规则在单位时间里呈批领导公文的多寡并不代表公文呈批效率和公文办理效率的高低。那么应该以什么为标准来确定公文呈批顺序呢？以什么为标准来衡量呈批的效率呢？笔者认为，应当以公文呈批的程度为标准来确定公文呈批顺序，即以先让“关键性”领导看到公文作为确定公文呈批顺序的标准，以尽量短的时间将公文呈报给“关键性”领导并做出批示作为衡量公文呈批效率和公文办理效率的标准。公文呈批的程度是第一位的，程度越深刻，就越接近问题的核心，领导的批示就越具有实质性意义，对问题的解决也就越有时间和空间优势。这是一种大统一、小灵活的标准，具有很强的灵活性和适应性。在这种以程度为标准确定公文呈批规则的前提下，速度的快慢才有意义，速度越快，公文呈批和办理的效率就越高。
要按照这一标准来指导公文呈批，首先应该研究每份公文所反映的问题及有关背景情况，探寻每份公文的特点，找出问题的症结所在，然后结合领导分工，确定“关键性”领导，再将公文以最快的速度呈报阅批。笔者汇总部分类型的公文，具体阐述一下如何在工作中按照这个标准和规则呈批公文。
第一类，省长及其以上领导的批示件，应先呈报市政府主要领导阅批，然后呈报市政府分管领导阅批。
第二类，对市政府主要领导交办事项的办理报告，如果事项涉及其他分管市领导，先呈主要领导阅批，然后呈分管领导阅批。
第三类，市政府主要领导将公文批给另一位市领导阅批并提出具体要求时，如果公文还未呈批完毕，应将公文先呈报这位领导阅批，然后呈报其他市领导。
第四类，某位市领导在公文上批示“请某某部门提出意见”，其他市领导圈阅的，部门回复的办理意见应先呈报做出批示的市领导阅批。第五类，分管市领导在协调自己分管的事项时，对有关单位承诺帮助协调另一分管领导所管辖事项的，该单位报来公文后，应先呈报给作过承诺的市领导，由其批出主导性意见再呈报其他市领导。第六类，对请求协调某部门配合做某事的请示性公文，如果所提事项由某分管市领导牵头推动，则先呈报该牵头市领导，然后呈报其他分管市领导。
第七类，对于称“根据某领导指示或者要求”开展某项工作，在推进过程中遇到需要别的部门配合的事项而请求市政府协调的请示性公文，应先呈报做出指示或者要求的市领导阅批，然后呈报其他分管市领导。
第八类，如果某位市领导将政府部门的公文直接交给文秘部门办理，而且该市领导正好是分管市领导时，应将公文先呈报交办的市领导阅批，然后呈报其他市领导。
第九类，实际工作中，常有上级来文要求某领导担任某项工作领导小组组长或副组长，上级来文或者外地政府要求、邀请某领导出席某项活动，下级来文建议市政府成立某项工作领导小组，请某某领导担任组长等情况。这类公文，应先呈报被要求或邀请的市领导阅批，再呈报市政府主要领导阅批。
第十类，根据会议确定或者市政府主要领导决定，由某位市领导负责一项特定工作，则有关此项工作的公文应按有关决定来呈报，而不按市领导工作分工文件的规定来呈报。
由于公文反映的问题非常复杂，很难一一罗列，在此仅列举以上十种类型公文的呈批顺序，算是对本文所述公文呈批规则的实例解析。
（作者单位：青岛市政府办公厅秘书一处）
《公文呈批规则及效率标准之我见》
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叶建军公文呈批是一项很能体现办文主体自主性的工作。虽然不同的人对同一公文如何呈批会有不同的想法和做法，但事物总是向前发展的，没有那一种方法能永久管用、永远有效，老的方法必将被新的更加适合公文呈批内在特性的方法所代替。基于这种理解，笔者拟对公文呈批规则及效率标准提点不成熟的想法，就教于同仁。公文是政府处理问题的工具，公文呈批规则及效率直接关系到问题的处理效果，具有非常重要的意义。因此，在呈批公文时要看准公文反映的实质内容，牵住问题的“牛鼻子”，根据公文的不同特点确定相应的呈批顺序。在实际工作中，一般是按照领导职务由低到高顺延递进的顺序呈批公文。要提高公文呈批效率，通常的做法是在尽量短的时间里按前述顺序多呈报几个领导，这其实是以公文呈批速度作为衡量公文呈批效率的标准。但是，根据领导职务高低来确定公文呈批顺序是否合理？速度快了是否效率就高了呢？衡量速度的标准是否也能作为衡量效率的标准呢？
让我们来分析一下。
一、凡是拟办过公文的同志都知道，在填写拟办意见时，有的领导必须做出批示，否则问题得不到解决、事情没法落实（为了论述方便，姑且把这部分领导称为“关键性”领导）；而有的领导是否做出批示并不影响事情的落实，只需了解情况即可（姑且把这部分领导称为“阅知性”领导）。这时，如果按照领导职务来决定公文呈批顺序，则很可能会因先呈“阅知性”领导而耽误“关键性”领导在最合适时机、最短时间看到公文，从而影响整个公文的办理效率。
二、领导知道情况越全面，决策就越有针对性、决策效率就越高。按照领导职务高低顺序呈批公文，可能造成领导间信息不能共享，不知道情况的领导先阅批，知道情况的领导后阅批。这种信息不对称会给不知情的领导带来决策困难，而知情的领导却不能尽快看到公文，从而大大降低公文办理效率，甚至造成领导间决策意见相矛盾，进而影响事情的办理落实。
三、公文内容千差万别，即使同一类型的公文，所反映问题的背景情况也不尽相同。而以领导职务来确定公文呈批顺序的标准是静态的，缺乏灵活性，适应性差，不能根据公文所反映问题的复杂多样性来作相应调整。以此标准确定的规则呈批公文，公文办理者的主观能动性很难发挥，或者调动办理者主观能动性的成本会大大提高，容易造成工作的被动。
从以上分析可以看出，按照领导职务确定公文呈批顺序的公文呈批规则并非是最有效的，且按照这种规则在单位时间里呈批领导公文的多寡并不代表公文呈批效率和公文办理效率的高低。那么应该以什么为标准来确定公文呈批顺序呢？以什么为标准来衡量呈批的效率呢？笔者认为，应当以公文呈批的程度为标准来确定公文呈批顺序，即以先让“关键性”领导看到公文作为确定公文呈批顺序的标准，以尽量短的时间将公文呈报给“关键性”领导并做出批示作为衡量公文呈批效率和公文办理效率的标准。公文呈批的程度是第一位的，程度越深刻，就越接近问题的核心，领导的批示就越具有实质性意义，对问题的解决也就越有时间和空间优势。这是一种大统一、小灵活的标准，具有很强的灵活性和适应性。在这种以程度为标准确定公文呈批规则的前提下，速度的快慢才有意义，速度越快，公文呈批和办理的效率就越高。
要按照这一标准来指导公文呈批，首先应该研究每份公文所反映的问题及有关背景情况，探寻每份公文的特点，找出问题的症结所在，然后结合领导分工，确定“关键性”领导，再将公文以最快的速度呈报阅批。笔者汇总部分类型的公文，具体阐述一下如何在工作中按照这个标准和规则呈批公文。
第一类，省长及其以上领导的批示件，应先呈报市政府主要领导阅批，然后呈报市政府分管领导阅批。
第二类，对市政府主要领导交办事项的办理报告，如果事项涉及其他分管市领导，先呈主要领导阅批，然后呈分管领导阅批。
第三类，市政府主要领导将公文批给另一位市领导阅批并提出具体要求时，如果公文还未呈批完毕，应将公文先呈报这位领导阅批，然后呈报其他市领导。
第四类，某位市领导在公文上批示“请某某部门提出意见”，其他市领导圈阅的，部门回复的办理意见应先呈报做出批示的市领导阅批。第五类，分管市领导在协调自己分管的事项时，对有关单位承诺帮助协调另一分管领导所管辖事项的，该单位报来公文后，应先呈报给作过承诺的市领导，由其批出主导性意见再呈报其他市领导。第六类，对请求协调某部门配合做某事的请示性公文，如果所提事项由某分管市领导牵头推动，则先呈报该牵头市领导，然后呈报其他分管市领导。
第七类，对于称“根据某领导指示或者要求”开展某项工作，在推进过程中遇到需要别的部门配合的事项而请求市政府协调的请示性公文，应先呈报做出指示或者要求的市领导阅批，然后呈报其他分管市领导。
第八类，如果某位市领导将政府部门的公文直接交给文秘部门办理，而且该市领导正好是分管市领导时，应将公文先呈报交办的市领导阅批，然后呈报其他市领导。
第九类，实际工作中，常有上级来文要求某领导担任某项工作领导小组组长或副组长，上级来文或者外地政府要求、邀请某领导出席某项活动，下级来文建议市政府成立某项工作领导小组，请某某领导担任组长等情况。这类公文，应先呈报被要求或邀请的市领导阅批，再呈报市政府主要领导阅批。
第十类，根据会议确定或者市政府主要领导决定，由某位市领导负责一项特定工作，则有关此项工作的公文应按有关决定来呈报，而不按市领导工作分工文件的规定来呈报。
由于公文反映的问题非常复杂，很难一一罗列，在此仅列举以上十种类型公文的呈批顺序，算是对本文所述公文呈批规则的实例解析。
（作者单位：青岛市政府办公厅秘书一处）
《公文呈批规则及效率标准之我见》
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