董事会秘书在我国的发展分析
董事会秘书在我国的发展分析
作者/汤向东
一、董事会秘书的引入
随着社会经济的发展，我国的公司法律制度不断完善，并逐渐与国际接轨。国际通行的公司组织结构制度如“董事会秘书”等的引入，是这一进步的显著标志之一。
目前，对于“秘书”一词的涵义普遍存在着误解。实际上，英文中的秘书——“secretar”来源于拉丁语“secretaries”，与“secretum”（秘密secret）同义。因此，秘书的本义是指负责机密工作的职员。按照新的《牛津英语词典》的解释，secretar的原义为被授权从事私人或者机密事件的人，引申义则指职责为从事他人事务的联络或者组织的人。该字典还以个人秘书、公司秘书和政府大臣的秘书为例对秘书的含义进行说明，认为公司秘书是公司组织所雇佣的高级管理人员，其职责在于从事联络、资料记录以及机构事务的组织等方面。
所谓董事会秘书，在英美国家被称为company secretary，因此我国有学者称之为公司秘书，形成了对同一职务的两种不同称呼。目前，中国证监会以及上交所、深交所均采用董事会秘书的译法。
二、董事会秘书制度在香港的发展
香港1911年的公司法令依照英国1908年法令的模式制定，它在香港公司法中第一次提到了“董事会秘书”的概念。它规定，董事会秘书和董事及管理人员一起对错误的分配决定负赔偿责任，对股权证书发放的迟延负赔偿责任。从这些规定中我们可以推断出法律对董事会秘书日益重要的地位的确认。
此后，香港1932的公司法令对董事会秘书的职责作了进一步规定，如第63条规定，董事会秘书在公司资本减少时若对债权人隐瞒，则和董事、管理人员一起承担赔偿责任；第69条中（该条对迟延或者未通知股票受让方公司拒绝登记这一转让情形的有关赔偿责任作出了规定）董事会秘书成为董事、管理人员等责任承担人群中的一员；第109条第二款规定，董事会秘书和董事、管理人员一样，对收益平衡报表、附加文件和包含在年终分红中的审计报告的确认行为承担责任，不过这一规定对私营公司（不公开的公司）不适用；第110条规定，董事或者董事会秘书必须禁署公司未向公众发出任何认购公司股份或者债券邀请的证明书；第280条规定，董事会秘书和其他人一起对在公司清算过程中没有遵循规定披露公司的经营资料和其他文件的行为承担责任；第351条第二款规定，董事会秘书也包含在“未履行职责的官员”之内，也需承担失职的罚款。1932年法令中对董事会秘书的职责规定明显增多，再一次表明了这一职位与日俱增的重要作用。
公司法修订委员会成立于1962年，它的任务是考察公司立法并对它的修订提出建议。该委员会1973年出版的第二个报告——“公司法”提出了一个重要建议，即所有的公司都应该有董事会秘书，这一建议遵循了1948年公司法令中的规定。该委员会指出，董事会秘书的地位不断提高，现在已是一个拥有广泛职责的“官员”。该委员会还列出了丹宁勋爵在Panorama Developments（Cluldford） Ltd.V Fidefis Fumishing Fabrics Ltd案中对董事会秘书发表的意见为证。
在公司法修订委员会的建议下，香港政府于1984年设立了负责公司法改良的常务委员会，处理某些特殊利益群体提出的特别问题。1994年11月，香港政府宣布Ermanno Pascutte先生为公司法的考察人。他于1997年2月发布的咨询报告，批评了香港对于英国公司法的照搬，倡导简单化、本国化和现代化的公司法，其中废除有关董事会秘书的强制性规定的建议，被公司法改良常务委员会拒绝。
香港的公司法律制度在很大程度上是借鉴英国制度的产物，但是由于其独特地位，香港公司法对董事会秘书制度的移植仍然有特定的历史背景，同时也是与其社会经济发展相适应的。(文秘工作 fanwen.oyaya.net)在移植过程中，根据香港的实际情况，也作了取舍。因此，了解香港移植英国董事会秘书制度的过程以及香港董事会秘书制度与英国董事会秘书制度的异同，有助于加深对董事会秘书制度的认识，对于董事会秘书制度的研究也有重要的参考价值。
三、董事会秘书制度在澳门的发展
我国澳门原有的葡萄牙模式法律体系，在传统上属于大陆法系，在公司法中并未设置董事会秘书这一职位。由于原有的澳门公司法实际上是1901年葡萄牙颁布的俯限公司法》，该法已实施百年，不能适应澳门政治经济生活发展的需要。另一方面，由于澳门1999年回归后与香港等地区的经济交往日益频繁，香港的公司法属于英美法系，中国大陆的公司证券法虽然与大陆法系同源，但也受到了英美法的影响。因此，修改旧的公司法，使之与国际接轨，并与中国大陆和香港的公司法律制度尽量衔接，就显得尤为必要。
澳门政府于1989年开始组织起草新公司法，并于1994年形成定稿。新的《澳门公司法（草案）》极具特色，它既保持了原有的体例，同时又借鉴了其他国家的一些法律制度，在公司组织机构制度中引入董事会秘书制度，并明确规定，公司组织机构由股东会、行政管理机关、公司秘书和监事会四部分构成，公司秘书作为一个独立的机构有着广泛的权力。这就在澳门公司法历史上第一次将公司秘书（董事会秘书）放到公司机关这一位置，而不仅仅是公司雇佣的商业使用人。
因此，借鉴英美法系的传统制度，引入董事会秘书制度，使得澳门1994年公司法草案成为融合了大陆法系及英美法系特点的公司法律制度。尽管1994年澳门公司法草案未能真正实施，但内容基本上为新的澳门商法典所采纳，澳门商法典基本采纳了公司法草案中对于董事会秘书的规定，董事会秘书制度也得以在澳门确立。澳门公司立法过程中所遇到的问题以及解决方法，对于我国董事会秘书制度的建立具有重要的参考价值。
澳门公司秘书制度就是参照香港《公司条例》确立的。香港《公司条例》第154条为公司秘书。该条例内容简单，规定了秘书的任职条件、空位时的措施、助理秘书和副秘书的设置，但职责与权力没有写进条例。澳门公司法将秘书制度引入并专作一节，把秘书的任职资格、权限、职责以法条形式一一列明，具体而明确。可以说，澳门商法典中的公司秘书制度是两大法系法律制度相互借鉴学习的一个具体例证。
澳门商法典规定公司秘书拥有确认权、公证权和监控权。秘书必须对其所签名的文件做真实性审查，核实无误后，签名盖章。经秘书签名盖章的文件类似于被公证的文件，任何人无权变动文件内容。签名权的行使对董事及董事长在公司内部的活动起到了一种监控的作用，既可以避免将个人行为作为公司行为而损害公司的利益，又可以防止权力的滥用，从而保护股东、债权人的利益，保护公司运作的安全。
关于秘书权力范围，主要限定在公司内部的日常管理活动中。秘书的签名权主要限定在本公司的文件、表格、簿册、股票、债券中。董事会秘书不能以公司的名义对外签署文件。公司法只赋予了董事长为公司的法定代表人。
公司秘书责权分明而又规范，所有活动都在法律授权范围内，手续减化，不受干扰，可大大提高公司机构的管理水平与办事效率，促进公司业务水平的提升，保障公司运作的安全性，这正是公司秘书制度确立的目的。
澳门商法典对董事会秘书制度的采纳被认为是大陆法系与英美法系的一次融合。董事会秘书制度与其固有的公司组织机构制度之间的协调与融合，无论是在公司法理论上还是在公司立法实践上都具有重要的参考价值，尤其对于我国大陆来说，深入研究澳门公司制度移植英美法系董事会秘书制度的问题，具有重要的理论与现实意义。
四、董事会秘书制度在我国大陆的发展
我国公司法中的董事会秘书制度开始于深圳市。深圳市人民代表大会1993年4月26日制定的《深圳经济特区股份有限公司条例》第102条规定，董事会设秘书。秘书负责董事会的日常事务，受董事会聘任，对董事会负责。
1994年，国务院颁布的《国务院关于股份有限公司境外募集股份及上市的特别规定》第15条明确规定，董事会秘书为公司高级管理人员。
19 《董事会秘书在我国的发展分析》
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作者/汤向东
一、董事会秘书的引入
随着社会经济的发展，我国的公司法律制度不断完善，并逐渐与国际接轨。国际通行的公司组织结构制度如“董事会秘书”等的引入，是这一进步的显著标志之一。
目前，对于“秘书”一词的涵义普遍存在着误解。实际上，英文中的秘书——“secretar”来源于拉丁语“secretaries”，与“secretum”（秘密secret）同义。因此，秘书的本义是指负责机密工作的职员。按照新的《牛津英语词典》的解释，secretar的原义为被授权从事私人或者机密事件的人，引申义则指职责为从事他人事务的联络或者组织的人。该字典还以个人秘书、公司秘书和政府大臣的秘书为例对秘书的含义进行说明，认为公司秘书是公司组织所雇佣的高级管理人员，其职责在于从事联络、资料记录以及机构事务的组织等方面。
所谓董事会秘书，在英美国家被称为company secretary，因此我国有学者称之为公司秘书，形成了对同一职务的两种不同称呼。目前，中国证监会以及上交所、深交所均采用董事会秘书的译法。
二、董事会秘书制度在香港的发展
香港1911年的公司法令依照英国1908年法令的模式制定，它在香港公司法中第一次提到了“董事会秘书”的概念。它规定，董事会秘书和董事及管理人员一起对错误的分配决定负赔偿责任，对股权证书发放的迟延负赔偿责任。从这些规定中我们可以推断出法律对董事会秘书日益重要的地位的确认。
此后，香港1932的公司法令对董事会秘书的职责作了进一步规定，如第63条规定，董事会秘书在公司资本减少时若对债权人隐瞒，则和董事、管理人员一起承担赔偿责任；第69条中（该条对迟延或者未通知股票受让方公司拒绝登记这一转让情形的有关赔偿责任作出了规定）董事会秘书成为董事、管理人员等责任承担人群中的一员；第109条第二款规定，董事会秘书和董事、管理人员一样，对收益平衡报表、附加文件和包含在年终分红中的审计报告的确认行为承担责任，不过这一规定对私营公司（不公开的公司）不适用；第110条规定，董事或者董事会秘书必须禁署公司未向公众发出任何认购公司股份或者债券邀请的证明书；第280条规定，董事会秘书和其他人一起对在公司清算过程中没有遵循规定披露公司的经营资料和其他文件的行为承担责任；第351条第二款规定，董事会秘书也包含在“未履行职责的官员”之内，也需承担失职的罚款。1932年法令中对董事会秘书的职责规定明显增多，再一次表明了这一职位与日俱增的重要作用。
公司法修订委员会成立于1962年，它的任务是考察公司立法并对它的修订提出建议。该委员会1973年出版的第二个报告——“公司法”提出了一个重要建议，即所有的公司都应该有董事会秘书，这一建议遵循了1948年公司法令中的规定。该委员会指出，董事会秘书的地位不断提高，现在已是一个拥有广泛职责的“官员”。该委员会还列出了丹宁勋爵在Panorama Developments（Cluldford） Ltd.V Fidefis Fumishing Fabrics Ltd案中对董事会秘书发表的意见为证。
在公司法修订委员会的建议下，香港政府于1984年设立了负责公司法改良的常务委员会，处理某些特殊利益群体提出的特别问题。1994年11月，香港政府宣布Ermanno Pascutte先生为公司法的考察人。他于1997年2月发布的咨询报告，批评了香港对于英国公司法的照搬，倡导简单化、本国化和现代化的公司法，其中废除有关董事会秘书的强制性规定的建议，被公司法改良常务委员会拒绝。
香港的公司法律制度在很大程度上是借鉴英国制度的产物，但是由于其独特地位，香港公司法对董事会秘书制度的移植仍然有特定的历史背景，同时也是与其社会经济发展相适应的。(文秘工作 fanwen.oyaya.net)在移植过程中，根据香港的实际情况，也作了取舍。因此，了解香港移植英国董事会秘书制度的过程以及香港董事会秘书制度与英国董事会秘书制度的异同，有助于加深对董事会秘书制度的认识，对于董事会秘书制度的研究也有重要的参考价值。
三、董事会秘书制度在澳门的发展
我国澳门原有的葡萄牙模式法律体系，在传统上属于大陆法系，在公司法中并未设置董事会秘书这一职位。由于原有的澳门公司法实际上是1901年葡萄牙颁布的俯限公司法》，该法已实施百年，不能适应澳门政治经济生活发展的需要。另一方面，由于澳门1999年回归后与香港等地区的经济交往日益频繁，香港的公司法属于英美法系，中国大陆的公司证券法虽然与大陆法系同源，但也受到了英美法的影响。因此，修改旧的公司法，使之与国际接轨，并与中国大陆和香港的公司法律制度尽量衔接，就显得尤为必要。
澳门政府于1989年开始组织起草新公司法，并于1994年形成定稿。新的《澳门公司法（草案）》极具特色，它既保持了原有的体例，同时又借鉴了其他国家的一些法律制度，在公司组织机构制度中引入董事会秘书制度，并明确规定，公司组织机构由股东会、行政管理机关、公司秘书和监事会四部分构成，公司秘书作为一个独立的机构有着广泛的权力。这就在澳门公司法历史上第一次将公司秘书（董事会秘书）放到公司机关这一位置，而不仅仅是公司雇佣的商业使用人。
因此，借鉴英美法系的传统制度，引入董事会秘书制度，使得澳门1994年公司法草案成为融合了大陆法系及英美法系特点的公司法律制度。尽管1994年澳门公司法草案未能真正实施，但内容基本上为新的澳门商法典所采纳，澳门商法典基本采纳了公司法草案中对于董事会秘书的规定，董事会秘书制度也得以在澳门确立。澳门公司立法过程中所遇到的问题以及解决方法，对于我国董事会秘书制度的建立具有重要的参考价值。
澳门公司秘书制度就是参照香港《公司条例》确立的。香港《公司条例》第154条为公司秘书。该条例内容简单，规定了秘书的任职条件、空位时的措施、助理秘书和副秘书的设置，但职责与权力没有写进条例。澳门公司法将秘书制度引入并专作一节，把秘书的任职资格、权限、职责以法条形式一一列明，具体而明确。可以说，澳门商法典中的公司秘书制度是两大法系法律制度相互借鉴学习的一个具体例证。
澳门商法典规定公司秘书拥有确认权、公证权和监控权。秘书必须对其所签名的文件做真实性审查，核实无误后，签名盖章。经秘书签名盖章的文件类似于被公证的文件，任何人无权变动文件内容。签名权的行使对董事及董事长在公司内部的活动起到了一种监控的作用，既可以避免将个人行为作为公司行为而损害公司的利益，又可以防止权力的滥用，从而保护股东、债权人的利益，保护公司运作的安全。
关于秘书权力范围，主要限定在公司内部的日常管理活动中。秘书的签名权主要限定在本公司的文件、表格、簿册、股票、债券中。董事会秘书不能以公司的名义对外签署文件。公司法只赋予了董事长为公司的法定代表人。
公司秘书责权分明而又规范，所有活动都在法律授权范围内，手续减化，不受干扰，可大大提高公司机构的管理水平与办事效率，促进公司业务水平的提升，保障公司运作的安全性，这正是公司秘书制度确立的目的。
澳门商法典对董事会秘书制度的采纳被认为是大陆法系与英美法系的一次融合。董事会秘书制度与其固有的公司组织机构制度之间的协调与融合，无论是在公司法理论上还是在公司立法实践上都具有重要的参考价值，尤其对于我国大陆来说，深入研究澳门公司制度移植英美法系董事会秘书制度的问题，具有重要的理论与现实意义。
四、董事会秘书制度在我国大陆的发展
我国公司法中的董事会秘书制度开始于深圳市。深圳市人民代表大会1993年4月26日制定的《深圳经济特区股份有限公司条例》第102条规定，董事会设秘书。秘书负责董事会的日常事务，受董事会聘任，对董事会负责。
1994年，国务院颁布的《国务院关于股份有限公司境外募集股份及上市的特别规定》第15条明确规定，董事会秘书为公司高级管理人员。
19 《董事会秘书在我国的发展分析》
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