提升办公效率的信息化策略

应用文书。这些文档有特定的体例、格式，完整且专业，针对性较强。
　　
　　4．善于使用“google学术搜索”或免费的“电子期刊”数据库来获取专业文献。“google学术搜索”还提供文献的引用次数以及搜索结果的排名等。这类搜索有助于秘书了解某个领域最重要的学术文献和研究动态。
　　
　　五、移动办公
　　
　　这是一种全新的办公模式，秘书可在任何时间、任何地点处理与业务相关的任何事情，由此摆脱时间和空间的束缚。
　　
　　1．使用笔记本电脑和无线网卡。由于秘书经常要跟随领导开会、出差等，因此有必要随行携带笔记本电脑，以备开会演示、查阅数据和处理相关业务。这种模式适合外出开会、长短途公差，长时间使用需有电源接口。
　　
　　2．使用手机智能客户端程序和移动通讯网络。随着IT技术的发展和成熟，智能手机已逐渐普及，基本能实现办公邮件、公文办理、通知通告、信息查询等功能，且由于便携、速度快、功能强大、界面美观友好而成为秘书的好助手。
　　
　　六、其他
　　
　　1．实时升级软件版本而不是固守旧版本。因为前者功能更强大且操作界面友好，重要的是它也能与后者兼容。
　　
　　2．定时备份重要的、经常编辑的电子文档。备份周期根据业务性质可分为月、半年度等，也可为休假或法定节假日前。
　　
　　3．适时启用更友好的输入法。谷歌拼音、搜狗拼音等基于词组或句子的输入法就优于“智能ABC”、“全拼”等基于字或词的输入法，前者还有输入记忆功能。
　　
　　4．偶尔借助一些便捷的软件工具处理突发或阶段性事务。比如利用“FinalData”软件恢复损坏的U盘等存储介质，利用“BatchRename”软件批量修改文件名，利用扫描识别(OCR)软件完成纸质文件的数字化工作等。
　　
　　5．日常使用“日程管理”、“事务提醒”软件进行时间管理。目前手机、计算机、邮箱等均有类似功能可供使用。
　　
　　最后，做一份主要业务的OS（操作标准）或基本业务的流程表，将办公事务的信息化经验总结并实时更新，可提升秘书办公的整体水平。
　　
　　参考文献：
　　
　　[1]娄策群，朱虹，吴扬．论政府机关的信息化管理体制[J]．情报科学，2006(4)．
　　
　　[2]刘家真，孙刚．我国基层政府部门办公信息化问题研究[J]．图书情报工作，2010(23)．
　　
　　（作者单位：华南师范大学经济与管理学院

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