网络时代文秘人员的沟通意识及用E-mail沟通的方法
-转换格式”，在“格式”框选中“jpg”格式，再点“选项”设置好转换后文件的输出路径，点击“确定”完成转换。
然后用ACDSee打开要修改的图片，单击“工具一调整大小”。在“像素”处设定“宽度”和“高度”的像素值，这个数字由你确定，数字越小，输出的图片就越小，再点“选项”设置好转换后文件的输出路径，点击“确定”完成转换。
方法三：使用光影魔术手、美图秀秀（美图大师）等电脑软件来实现。
这些软件往往具有图片特效、美容、饰品、边框、场景、拼图等功能，可以做出影楼级照片，还能做非主流图片、闪图、QQ表情、QQ头像等。以光影魔术手为例：
打开光影魔术手软件→打开所需要编辑的图片→点击工具栏上的“缩放”按钮一输入新的图片像素→点击开始缩放→缩放完成后点击保存→点击估算大小，可得知图片现在的大小（如果不满意可重新编辑）。
（二）按要求“启用宏”来填报有关内容并上传的方法
文秘人员尤其是科研教学秘书，经常要为领导网上填报有关内容并上传。以教育部科研项目的申报为例，对方往往要求把Word或Excel宏的安全性设为“中”。
文秘人员为什么要设置和启用宏？设置了宏，上传文件时，就会自动防护文件病毒，同时宏程序如果不启用对方无法打开文件。因为宏会控制文件的相应格式，如果不启用宏，文件的格式将无法上传，对方接到的文件将不是你所设置的格式，将会对文件内容产生影响，因此上传文件时必须启用宏。
首先要进行宏安全性设置。方法是：在“安全性”对话框（Word2003：“工具”菜单，“选项”命令，“安全性”选项卡，“宏安全性”按钮）中控制安全级别。安全级别有四个：“非常高”、“高”、“中”和“低”。一般的报表、文档要求宏安全级是“中”。使用此级别时，无论何时打开包含宏的工作簿，Word或Excel都会显示一个对话框，询问您是否要启用宏。单击“启用宏”则打开文档或工作簿，并允许在文档或工作簿中运行宏。
Word2007和Word2010用户，点击Word左上角“安全警告”处“选项”中的“启用此内容”即可。
四、利用E-mail沟通管理时应注意的事项
E-mail可能成为有意或无意泄漏机密的主渠道。据调查，美国大约3/4的大型企业利用特殊软件检查员工的电子邮件，防止泄漏公司机密。为此，文秘人员在管理电子邮件时首先要预防电子邮件病毒。计算机病毒可以通过网络尤其是电子邮件迅速传播，危害很大。对付邮件病毒，第一是防，如拒收陌生人的邮件，不从陌生的站点下载文件；第二是杀，如果不慎下载了邮件病毒，可以利用杀毒软件查杀邮件病毒。同时，要注意以下一些事项。
第一，尽量使用专门的邮件管理程序。现在某些网站提供的免费邮箱服务主要供个人使用，用于办公业务则不太安全且不太方便。而专用的电子邮件管理程序可以在离线状态下撰写邮件，可一次写上若干封，全部完成后再单击“发送”按钮自动发出。收信时自动将所有信件一次取回，然后可离线阅读。收发工作完成后自动断线。所以在线时间全部是在传输信件，效率将大大提高。
第二，正确设置E-mail软件。正确设置E-mai软件，如使用Outlook，OutlookExpress等软件提供的“收发邮件后自动挂断链接”、“挂断前提示是否要挂断”等功能，邮件收发结束就会自动断线。
第三，多申请几个来自不同站点有着不同用途的免费邮箱。例如，用一个邮箱专门收取私人信件，—个邮箱处理公务信函，一个邮箱收订电子刊物等。
第四，及时取消订阅的邮件列表和电子刊物。如果确信不再需要所订阅的邮件列表和电子刊物，要及时取消订阅，不然电子邮箱会塞满各种无关信息。
第五，公共场合尽量少填写个人信息。在聊天室和一些需要登记个人信息的场合，要尽可能少填写个人信息，以免遭到垃圾邮件的侵袭。
第六，及时整理邮箱。检查邮箱并及时删除已经下载的邮件，删除尚未阅读但确信无用的邮件，以节省时间和邮箱空间。
第七，注意清除浏览器的历史记录和缓存。当在公用的计算机上收发电子邮件后，应该清除浏览器中的历史记录和缓存，以防别有用心的人查看这些信息。
参考文献：
［1］周贺来，连为民．办公自动化实用教程［M］．北京：高等教育出版社，2010.
［2］蔡超，秘书网络实务［M］.北京：高等教育出版社，2005.
［3］郭建庆．秘书导论［Ml.北京：高等教育出版社，2008.
［4］黄若茜，陈琼瑶，秘书理论与实务［M］.北京，清华大学出版社，2007．
（作者单位：大连大学）
《网络时代文秘人员的沟通意识及用E-mail沟通的方法(第2页)》
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然后用ACDSee打开要修改的图片，单击“工具一调整大小”。在“像素”处设定“宽度”和“高度”的像素值，这个数字由你确定，数字越小，输出的图片就越小，再点“选项”设置好转换后文件的输出路径，点击“确定”完成转换。
方法三：使用光影魔术手、美图秀秀（美图大师）等电脑软件来实现。
这些软件往往具有图片特效、美容、饰品、边框、场景、拼图等功能，可以做出影楼级照片，还能做非主流图片、闪图、QQ表情、QQ头像等。以光影魔术手为例：
打开光影魔术手软件→打开所需要编辑的图片→点击工具栏上的“缩放”按钮一输入新的图片像素→点击开始缩放→缩放完成后点击保存→点击估算大小，可得知图片现在的大小（如果不满意可重新编辑）。
（二）按要求“启用宏”来填报有关内容并上传的方法
文秘人员尤其是科研教学秘书，经常要为领导网上填报有关内容并上传。以教育部科研项目的申报为例，对方往往要求把Word或Excel宏的安全性设为“中”。
文秘人员为什么要设置和启用宏？设置了宏，上传文件时，就会自动防护文件病毒，同时宏程序如果不启用对方无法打开文件。因为宏会控制文件的相应格式，如果不启用宏，文件的格式将无法上传，对方接到的文件将不是你所设置的格式，将会对文件内容产生影响，因此上传文件时必须启用宏。
首先要进行宏安全性设置。方法是：在“安全性”对话框（Word2003：“工具”菜单，“选项”命令，“安全性”选项卡，“宏安全性”按钮）中控制安全级别。安全级别有四个：“非常高”、“高”、“中”和“低”。一般的报表、文档要求宏安全级是“中”。使用此级别时，无论何时打开包含宏的工作簿，Word或Excel都会显示一个对话框，询问您是否要启用宏。单击“启用宏”则打开文档或工作簿，并允许在文档或工作簿中运行宏。
Word2007和Word2010用户，点击Word左上角“安全警告”处“选项”中的“启用此内容”即可。
四、利用E-mail沟通管理时应注意的事项
E-mail可能成为有意或无意泄漏机密的主渠道。据调查，美国大约3/4的大型企业利用特殊软件检查员工的电子邮件，防止泄漏公司机密。为此，文秘人员在管理电子邮件时首先要预防电子邮件病毒。计算机病毒可以通过网络尤其是电子邮件迅速传播，危害很大。对付邮件病毒，第一是防，如拒收陌生人的邮件，不从陌生的站点下载文件；第二是杀，如果不慎下载了邮件病毒，可以利用杀毒软件查杀邮件病毒。同时，要注意以下一些事项。
第一，尽量使用专门的邮件管理程序。现在某些网站提供的免费邮箱服务主要供个人使用，用于办公业务则不太安全且不太方便。而专用的电子邮件管理程序可以在离线状态下撰写邮件，可一次写上若干封，全部完成后再单击“发送”按钮自动发出。收信时自动将所有信件一次取回，然后可离线阅读。收发工作完成后自动断线。所以在线时间全部是在传输信件，效率将大大提高。
第二，正确设置E-mail软件。正确设置E-mai软件，如使用Outlook，OutlookExpress等软件提供的“收发邮件后自动挂断链接”、“挂断前提示是否要挂断”等功能，邮件收发结束就会自动断线。
第三，多申请几个来自不同站点有着不同用途的免费邮箱。例如，用一个邮箱专门收取私人信件，—个邮箱处理公务信函，一个邮箱收订电子刊物等。
第四，及时取消订阅的邮件列表和电子刊物。如果确信不再需要所订阅的邮件列表和电子刊物，要及时取消订阅，不然电子邮箱会塞满各种无关信息。
第五，公共场合尽量少填写个人信息。在聊天室和一些需要登记个人信息的场合，要尽可能少填写个人信息，以免遭到垃圾邮件的侵袭。
第六，及时整理邮箱。检查邮箱并及时删除已经下载的邮件，删除尚未阅读但确信无用的邮件，以节省时间和邮箱空间。
第七，注意清除浏览器的历史记录和缓存。当在公用的计算机上收发电子邮件后，应该清除浏览器中的历史记录和缓存，以防别有用心的人查看这些信息。
参考文献：
［1］周贺来，连为民．办公自动化实用教程［M］．北京：高等教育出版社，2010.
［2］蔡超，秘书网络实务［M］.北京：高等教育出版社，2005.
［3］郭建庆．秘书导论［Ml.北京：高等教育出版社，2008.
［4］黄若茜，陈琼瑶，秘书理论与实务［M］.北京，清华大学出版社，2007．
（作者单位：大连大学）
《网络时代文秘人员的沟通意识及用E-mail沟通的方法(第2页)》
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