试谈电子文件和纸质文件归档的“两套制”
试谈电子文件和纸质文件归档的“两套制”
口蔡和平
根据《电子文件归档与管理规范》的规定，“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”电子文件有两个基本特征：其一，电子文件由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此又称为“数字文件”。其二，电子文件是文件的一种类型，具有文件的各种属性，同样有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别。从逻辑上讲，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，即它既是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
随着办公自动化的运用，工作中产生了两类需要归档的文件：电子文件和纸质文件。电子文件在存储、输出、处理等方面具有纸质文件无法比拟的优越性，并日益为人们所瞩目；纸质文件作为档案的传统载体，发挥着电子文件不可替代的法律凭证作用。现笔者就电子文件和纸质文件归档的“两套制”谈几点粗浅的看法。
一、定稿应当归档
凡是发文，不论是手写稿还是打印稿，各类文稿从起草、修改、审核直至签发，每一个环节都贯穿、渗透着责任人的具体意见，特别是作为签发人的各级领导同志，在文稿上修改、签发意见，体现了领导者的责任，也是定稿得以成型的唯一依据，具有很高的存档价值。因此，从存档的角度来看，定稿应当存档。
二、定稿和部分存本不能只存电子件
在实际工作中，许多单位常常将计算机输出的稿件作为定稿并存档。以往文稿的底稿大多为碳素墨水书写，字迹耐久，利于保存；而圆珠笔、蓝色钢笔、铅笔等书写的文稿则不能归档。随着计算机的普及，电子文稿最终将彻底取代手写稿。那么电子文稿的定稿如何存档呢？这就要求有关主管部门针对电子文稿的特性制定相关规定，以适应时代对文书处理和归档工作的要求，使有关人员在具体操作上有所遵循。在实践中，可以把带有归档标识的电子文件集中起来制成归档数据集，拷贝至可靠的载体上，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用；必要时，可复制第三套异地保存。对于加密电子文件，应在解密后进行上述操作。
三、电子文件与纸质文件应一并归档
鉴于目前纸质文件和电子文件并存，相关技术环节、管理方法和手段尚不成熟的实际情况，今后一段时间内，电子文件不可能完全取代纸质文件。电子文件存在着自身无法克服的局限性：
1．依赖性与不可识别性。电子文件是伴随着电子信息技术的发展而产生的，相对于纸质文件而言，有信息与载体相分离、不能直观阅读等特点，必须依赖于软件和硬件才能识别和利用。
2．存储内容不稳定。相对于纸质文件而言，电子文件对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等特殊条件要求很高，稍不注意就会被损坏。比如，存贮在磁盘、磁带或光盘等载体上的电子文件，在保管时一旦受到外界强磁的干扰，或因存贮环境温湿度不宜，就会导致文件内容的损坏。另外，电子文件在利用中若受到计算机病毒的侵袭或因设备故障等原因受到电磁脉冲的干扰，也可能导致存贮的内容损坏，造成严重后果。
3．原始性与合法性不易确认。众所周知，电子文件容易被修改、复制、拷贝，而且修改以后几乎不留痕迹，人们难以区分新旧文件。而在纸质文件上进行任何修正或篡改都会留下蛛丝马迹，因而也就容易被察觉。纸质文件因其原始性、合法性与凭证性和完整性，在法律上的效力无可质疑，得到国内人士和法律界认可。
4．保密性强。电子文件的共享性，使电子文件在保密方面存在缺陷，即容易泄密。一些机密文件，尤其是关系到国家、社会安全的重要文件如若泄密，将会带来不可估量的损失。
5．对操作人员要求高。加工处理电子文件需要一定的操作技术，这也成为一些“机盲”管理利用电子文件的障碍。目前，有的单位计算机设备没有完全普及，懂计算机、会操作的人较少，即使会操作也是半路出家，技术环境一旦发生变化，就难以适应和掌握。
综上所述，不能因为有了电子文件就抛弃纸质文件，更不能将纸质文件输入计算机后销毁纸质文件。
四、发挥电子文件和纸质文件优势，实行“两套制”归档
就目前情况来看，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件一并归档的现象将长期存在。在工作条件还不十分完善的情况下，实行“两套制”归档不失为一种比较保险的办法。现在大部分机关和部门的文件是在计算机环境下形成的，在这种情况下，可以将电子文件拷贝和纸质文件双重归档。这样做的好处有二：一是利用纸质文件将电子文件的内容固定下来，可解决电子文件易变动、易被修改的问题，确保其法律效力。二是发挥电子文件在检索、传输、存储方面的优势，可高效、方便地满足社会对电子文件的利用需求。比如，2006年第1号强台风“珍珠”5月18日2时15分在广东登陆，我县普降大暴雨，县城花山溪最高洪水位达33.93米，超警戒水位1.93米，超保证水位0.13米，给我县工农业生产造成极大损失。在抗洪救灾过程中，县防汛指挥部共发出了内部明电12份、文件8份、汛情快报10期，刻录制作了反映全县人民抗洪救灾全过程的《平和县防御2006年第1号强台风“珍珠”专题》影像光盘1盘，这些资料都实行电子文件和纸质文件“两套制”归档，现在查阅起来很方便，可极大地满足人们了解当时情况的需求。
（作者单位：福建省平和县防讯办）
《试谈电子文件和纸质文件归档的“两套制”》
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口蔡和平
根据《电子文件归档与管理规范》的规定，“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”电子文件有两个基本特征：其一，电子文件由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此又称为“数字文件”。其二，电子文件是文件的一种类型，具有文件的各种属性，同样有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别。从逻辑上讲，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，即它既是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
随着办公自动化的运用，工作中产生了两类需要归档的文件：电子文件和纸质文件。电子文件在存储、输出、处理等方面具有纸质文件无法比拟的优越性，并日益为人们所瞩目；纸质文件作为档案的传统载体，发挥着电子文件不可替代的法律凭证作用。现笔者就电子文件和纸质文件归档的“两套制”谈几点粗浅的看法。
一、定稿应当归档
凡是发文，不论是手写稿还是打印稿，各类文稿从起草、修改、审核直至签发，每一个环节都贯穿、渗透着责任人的具体意见，特别是作为签发人的各级领导同志，在文稿上修改、签发意见，体现了领导者的责任，也是定稿得以成型的唯一依据，具有很高的存档价值。因此，从存档的角度来看，定稿应当存档。
二、定稿和部分存本不能只存电子件
在实际工作中，许多单位常常将计算机输出的稿件作为定稿并存档。以往文稿的底稿大多为碳素墨水书写，字迹耐久，利于保存；而圆珠笔、蓝色钢笔、铅笔等书写的文稿则不能归档。随着计算机的普及，电子文稿最终将彻底取代手写稿。那么电子文稿的定稿如何存档呢？这就要求有关主管部门针对电子文稿的特性制定相关规定，以适应时代对文书处理和归档工作的要求，使有关人员在具体操作上有所遵循。在实践中，可以把带有归档标识的电子文件集中起来制成归档数据集，拷贝至可靠的载体上，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用；必要时，可复制第三套异地保存。对于加密电子文件，应在解密后进行上述操作。
三、电子文件与纸质文件应一并归档
鉴于目前纸质文件和电子文件并存，相关技术环节、管理方法和手段尚不成熟的实际情况，今后一段时间内，电子文件不可能完全取代纸质文件。电子文件存在着自身无法克服的局限性：
1．依赖性与不可识别性。电子文件是伴随着电子信息技术的发展而产生的，相对于纸质文件而言，有信息与载体相分离、不能直观阅读等特点，必须依赖于软件和硬件才能识别和利用。
2．存储内容不稳定。相对于纸质文件而言，电子文件对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等特殊条件要求很高，稍不注意就会被损坏。比如，存贮在磁盘、磁带或光盘等载体上的电子文件，在保管时一旦受到外界强磁的干扰，或因存贮环境温湿度不宜，就会导致文件内容的损坏。另外，电子文件在利用中若受到计算机病毒的侵袭或因设备故障等原因受到电磁脉冲的干扰，也可能导致存贮的内容损坏，造成严重后果。
3．原始性与合法性不易确认。众所周知，电子文件容易被修改、复制、拷贝，而且修改以后几乎不留痕迹，人们难以区分新旧文件。而在纸质文件上进行任何修正或篡改都会留下蛛丝马迹，因而也就容易被察觉。纸质文件因其原始性、合法性与凭证性和完整性，在法律上的效力无可质疑，得到国内人士和法律界认可。
4．保密性强。电子文件的共享性，使电子文件在保密方面存在缺陷，即容易泄密。一些机密文件，尤其是关系到国家、社会安全的重要文件如若泄密，将会带来不可估量的损失。
5．对操作人员要求高。加工处理电子文件需要一定的操作技术，这也成为一些“机盲”管理利用电子文件的障碍。目前，有的单位计算机设备没有完全普及，懂计算机、会操作的人较少，即使会操作也是半路出家，技术环境一旦发生变化，就难以适应和掌握。
综上所述，不能因为有了电子文件就抛弃纸质文件，更不能将纸质文件输入计算机后销毁纸质文件。
四、发挥电子文件和纸质文件优势，实行“两套制”归档
就目前情况来看，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件一并归档的现象将长期存在。在工作条件还不十分完善的情况下，实行“两套制”归档不失为一种比较保险的办法。现在大部分机关和部门的文件是在计算机环境下形成的，在这种情况下，可以将电子文件拷贝和纸质文件双重归档。这样做的好处有二：一是利用纸质文件将电子文件的内容固定下来，可解决电子文件易变动、易被修改的问题，确保其法律效力。二是发挥电子文件在检索、传输、存储方面的优势，可高效、方便地满足社会对电子文件的利用需求。比如，2006年第1号强台风“珍珠”5月18日2时15分在广东登陆，我县普降大暴雨，县城花山溪最高洪水位达33.93米，超警戒水位1.93米，超保证水位0.13米，给我县工农业生产造成极大损失。在抗洪救灾过程中，县防汛指挥部共发出了内部明电12份、文件8份、汛情快报10期，刻录制作了反映全县人民抗洪救灾全过程的《平和县防御2006年第1号强台风“珍珠”专题》影像光盘1盘，这些资料都实行电子文件和纸质文件“两套制”归档，现在查阅起来很方便，可极大地满足人们了解当时情况的需求。
（作者单位：福建省平和县防讯办）
《试谈电子文件和纸质文件归档的“两套制”》
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