一次与企业合作接待的难忘经历——办公宦工作失误案例

　　一次与企业合作接待的难忘经历——办公宦工作失误案例
　　
　　姜秀彬
　　
　　2010年4月6日，我市引进的一个大项目举行奠基仪式，企业方邀请了市、省及中央等领导40余人。仪式结束后，企业在中午及晚上宴请部分领导。整个活动由企业方负责总体安排，市委办公室协助承担相关的行政接待工作。由于较少接到类似的与企业合作的任务，有些事情考虑不周全，在整个活动中暴露出许多不足之处。
　　
　　一、衔接不细致
　　
　　在接到任务后，我们把精力主要放在协助企业方安排食宿方面。但是，对于办公室其他科室承担的工作不了解，导致职责不清、分工不明，出现了比较忙乱的现象，这也是后面工作出现失误的主要原因之一。例一：在安排接待工作时，企业方说他们负责接待手册的制作，但他们在印制接待手册的时候，我们没有主动要求添加上食宿安排表，结果有些领导到达酒店后，没能在第一时间清楚食宿的具体安排情况，导致服务滞后、工作忙乱。例二：因为衔接上的不明确，导致中午车辆调度时场面比较混乱。有部分领导午餐后要离开，督查室工作人员当时已经在酒店外面调整大部队车辆及警车，我们出去以后按照顺序又把市、省领导的车辆作了调整，此时所有领导的车辆及驾驶员都在院子里等候出发，但是我们想当然地以为我市去送行的领导车辆也由督查室人员协调安排，所以就没有再去对接落实，结果领导从酒店出来后，我们才知道没有安排送行车辆，而此时送行车辆已无法进入现场了，最后用了十多分钟的时间才将车辆调整好，延误了市、省领导出发。
　　
　　二、请示汇报不及时
　　
　　在人员的落实及安排上存在比较大的不足。比如：有一位上级领导飞机晚点了，市里领导建议单独安排一桌，但是企业方坚持安排在主桌预留位置。我们当时则采取了两种方法：一方面在主桌给上级领导留下位置，一方面单独给安排了另一个房间，但是安排之后没有再向领导汇报，上级领导到达后，接待领导因为不清楚房间安排情况，致使现场比较忙乱。
　　
　　三、工作不细致
　　
　　本次活动范围比较广，参与人员比较多，且很多人互相不认识。因为企业方负责房卡发放，领导秘书及司机的房间及联系方式我们都是后来向企业方索取的，我们这边没有积极主动去落实，导致失误发生。比如：在安排省领导司机的晚餐时，一开始企业方将用餐地点放在大厅，后来又临时变更了部分领导工作人员的就餐地点。我们向企业方索取了有关省、市领导司机的电话，但因为掌握的电话号码不全且司机基本上互相不认识，此时恰巧有一位省领导的司机我们以前接触过，当时就让他帮忙找找，但是最后还是把一位省领导司机给落下了，而我们也没有进一步仔细核实人数，只是口头上问了问人都齐了没有，他们说齐了，我们就让起菜了，结果等这位司机来了后没有位置了，饭菜也基本上吃完了，我们只好把他安排到另外一桌。
　　
　　通过这件事情，我们深刻认识到了细节决定成败的重要性，我们也明白了与企业合作时应该重点注意的内容。因为企业与机关的性质不同，所以工作标准、出发点也就不同。在以后类似的活动中，一定要注意及时与企业搞好全面对接，不能放手不管，要全盘掌握企业的工作安排部署及落实情况，全方位地去掌控、核实、协助、把关。
　　
　　（作者单位：山东省莱西市委办公室）

《一次与企业合作接待的难忘经历——办公宦工作失误案例》