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机关干部做好协调工作之我见


  机关干部做好协调工作之我见
  
  作者/ 陈伟 赵博
  
  有人说, 在机关工作, 三分靠能力, 七分靠协调, 这句话虽不一定准确, 却有一定道理。机关工作点多面广, 任务重、标准高、要求严, 很多工作要靠协调处理好上下左右的关系。一名称职的机关干部, 一定是上面的关系很通, 下面的关系很好, 同事的关系很顺。为此, 机关干部应注重在日常事务处理中不断提高组织协调能力,努力构建和谐融洽的人际关系, 为自己营造干事创业的良好环境。在实际工作中, 一些机关干部却不善于协调, 原本很简单的一件事, 由于不注意表达、不善于沟通而导致协调失败, 事情不仅没办成还产生了矛盾, 影响了团结, 损害了机关形象。那么, 机关干部做好协调工作要注意哪些问题呢? 笔者以为, 应从以下五个方面入手。
  
  一、协调姿态应积极主动, 做到从“我” 做起
  
  机关工作交叉性强, 许多工作涉及其他部门和人员, 怎样才能有效整合各方力量共同完成任务呢? 靠的就是协调!比如说, 上级布置了一项工作, 并指定由某部门主办, 其他部门协办。首先, 主办方要分清主次、理清思路, 采取积极姿态主动作为; 要明确主办方既是牵头组织部门,又是主要承办部门, 要敢于挑大梁, 勇挑重担。其次, 主办方要与协办方积极沟通协调, 明确任务分工与工作流程, 细化责任, 避免相互推诿和被动应付。对于自身的工作, 主办部门应亲力亲为, 带头完成, 积极做好表率; 需要协办方做的工作, 也要主动过问, 积极创造条件, 共同化解难题。
  
  总之, 主办方要用心想事、用心揽事、用心干事, 没事常想事, 有事做在前, 协办方也应主动补台、配合到位。只有大家齐心协力, 才能共同完成好上级交给的任务。
  
  二、协调时机应准确及时, 做到伺“机” 而动
  
  机关工作紧张而繁重, 时效性很强, 要提升工作效率, 达到事半功倍的效果, 关键在于抓住解决问题的最佳时机。什么才是最佳时机呢? 这就要具体问题具体分析。比如, 在协调解决某个重要问题时遇到了困难, 这时正好上级开了一个会, 有了明确指示, 或下发了文件, 有了具体规定, 或某个领导人作了批示, 这些都有利于问题的协调解决, 这时就要抓住这个机遇, 因为机不可失, 时不再来。当然, 作为一名合格的机关干部, 还要善于创造时机解决困难与问题, 主动出面争取领导对工作的支持, 而不能甘于守株待兔, 这其实也是一种对上的协调。一般来说, 在某项工作领导与上级还没有拍板定案, 或者当时还不便行文时, 机关干部要通过事前的请示汇报与沟通, 尽量“游说” 上级和领导, 以便形成有利于解决问题的决策。
  
  总之, 时机还未出现时, 要积极做好各项前期准备, 因为“机遇只光顾有准备的人”; 时机一旦来临, 就要牢牢抓住并充分利用这一时机,迅速妥善地处理解决各项难题。
  
  三、协调环节应充分到位, 做到无“缝” 链接
  
  一次, 某省民政厅一位副厅长到某市检查工作, 市民政局十分重视, 专门指定局办公室马主任具体负责接待工作, 但不想还是出了差错。检查原计划到该市福利医院走访, 后因故取消, 次日检查车队到达该市后, 负责引导的前卫车却直奔福利医院, 脱离了车队。事后了解是马主任未将活动变化直接告之有关人员, 而是托外单位转告, 受托之人没有交待清楚所致。
  
  常言道: 细节决定成败。协调是一项细致的工作, 面对不同的部门和人员, 协调中任何一个环节考虑不周都可能出现失误, 其中在与外单位的协调上最容易出差错, 这是一条很重要的经验。在机关工作中常常要与外单位打交道, 这些单位之间没有隶属关系, 想配合就会有配合的理由, 不想配合也会有不配合的理由, 从这个角度来分析, 对外协调是真正意义上的协调, 也是难度最大的协调。一些同志不懂机关工作的复杂性, 工作方法简单, 凭感觉想当然办事, 出现纰漏自然就不足为奇了。因此, 协调过程中每一步都马虎不得, 要确保衔接到位, 准确无误, 环环相扣。为了避免失误, 对事关重大或容易出错的环节要认真检查, 反复核对, 防止挂空档。
  
  四、协调态度应诚恳友善, 做到以“诚” 相待
  
  下面是某局机关两位科长的对话:
  
  张科长: “李科长, 明天你们科派两个人给我帮帮忙。”
  
  李科长: “最近我们科很忙, 抽不出人。”
  
  张科长: “是局长说的。”
  
  李科长: “谁说的也没有用!”
  
  为什么协调不成功? 原因是显而易见的。张科长本来是求人办事, 但态度不诚恳, 言语不中听, 还把领导“抬” 出来, 协调失败就不足为奇了。
  
  机关内部各部门是协作关系, 许多工作需要相互配合, 无论是开大会还是写材料都如此, 大家要有配合意识、协作意识、大局意识, 形成一条心、一盘棋、一股劲, 相互帮助是理所当然的事。但求人帮忙总还是要讲究礼数, 协调不是发号施令而是平等协商, 错误的态度和语气只会导致失败的结果。曾国藩有一句名言: “驭下之道, 最贵推诚, 不贵权术。” 真诚的态度往往比拙劣的方法更能打动人! 待人以诚, 必会回我以真, 真诚能使生疏变为亲密, 隔阂变为融洽, 能使关系更加顺畅。要做到真诚友善, 首先要尊重对方, 以诚相待。
  
  五、协调语言应讲究技巧, 做到从“心” 开始
  
  1936 年西安事变之后, 张学良和杨虎城手下的军官坚决要杀蒋介石。周恩来对他们说:“杀他还不容易, 一句话就行了! 可是杀他以后怎么办呢? 局势会怎么样呢? 日本会怎么样呢?国家和民族的前途会怎么样呢? 你们想过没有?”四个开放式假设性提问和一个封闭式提问, 句句击中要害, 最终说服了大家。周恩来的语言技巧的确令人折服。
  
  协调是一门与人交际沟通的艺术, 语言是双方交流的主要工具, 语言技巧自然成为协调成败的关键因素。那么协调语言有什么讲究呢? 最重要的是要做到以下三点: 一是要语意明确。说话一是一、二是二, 直截了当, 言简意赅, 让对方明确你有什么目的, 需要对方做什么。二是要语气谦和。协调是平等协商而不是发号施令, 态度要诚恳, 语言要平实, 要多说暖人心得人心的话, 增强亲和力, “请” “麻烦您” “有劳” 等礼貌用语必不可少。三是要讲究艺术。协调的目的是要争取对方的支持和帮助, “办好这件事非你莫属”, “除了你谁也没有这个能力”, 一个封闭式假设和不可改变的定论, 既会让人感受到你的诚挚, 又让人不好意思推托, 自然很容易说服对方。
  
  (作者单位:空军空降兵学院参谋系) 《机关干部做好协调工作之我见》
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