司法局关于全市公证质量检查工作的报告

    甘肃省司法厅:
    为了切实提高和保障公证质量，规范公证业务，根据《甘肃省司法厅关于开展全省公证质量检查工作的通知》精神，市司法局于11月1日起组织对金昌市公证处和永昌县公证处2002年以来的公证质量进行了一次全面检查。本次检查依据《公证程序规则》及相关法律法规，对照中国公证员协会的公证质量标准，紧紧围绕真实性、合法性、程序化、规范化四个主要方面展开，重点集中在证据保全、不动产事务、遗嘱继承赠与等民事、强制执行、涉外涉港澳台等五类公证事项。检查分两个阶段进行，11月1日到15日是各公证处自查阶段，采取承办公证员自查、各公证员交替互查、全处集中评查等方式，在此基础上公证处得出综合检查结论并上报市司法局公证律师管理科；11月16、17日是各地区检查阶段，由主管副局长带队，在市、县公证处之间组织两次互查。
    一、基本情况
    金昌市公证处2002年以来共办理各类公证6349件，其中证据保全、不动产事务、遗嘱继承赠与等民事、强制执行、涉外涉港澳台等五类公证1561件。在本次公证质量检查中，重点检查民事经济类公证共526件，其中民事公证425件，经济公证101件，经统计：合格证为521件，占总数的95.3％；基本合格证25件，占总数的4.7％；未发现不合格证。重点检查涉外涉港澳台公证共262件，合格证257件，占总数的98.1％；基本合格证5件，占总数的1.9％；未发现不合格证。另外，该处还在全处集中评查中通过民主评议评出优秀卷4件，对承办公证员给予了奖励。
    永昌县公证处2002年以来共办理各类公证373件，其中民事类117件，经济类256件。本次公证质量检查全面检查了所有办结案卷。经统计，合格证为373件，占总数的100％；未发现不合格证。
    在检查中，市司法局和两级公证处采取承办公证员汇报自查结果、填写“质量检查阅卷笔录”、座谈检查体会等多种方式，找出实践工作中存在的问题，大家帮助提出改进意见。公证员们还利用这次检查提供的交流机会，研究和探讨了一些公证理论热点和实践难点，如能否提供刑事诉讼证据保全公证、遗嘱公证如何达到保密要求等等，从而提高了自身的业务水平。
    综上，本次公证质量检查通过全面自查和地区互查，重点检查了市、县两级公证处各类公证事项办结案卷1161件，合格与基本合格率达到100％。我市公证人员确能坚持真实、合法、程序、规范的公证原则，办理公证时严格审查、认真把关，保证了公证质量。
    二、存在的问题
    1．存在轻视实体与程序其中一方的工作误区。一些公证员在办证时，或因事项简单而不仔细询问、理顺法律关系，或一味追求事实准确无误而忽视公证程序要求。
    2．谈话笔录制作水平有待进一步提高。如谈话不能紧扣主题、切准要害，谈话内容缺乏“告知义务”内容，谈话针对性不强，谈话文字书写不规范等。
    3．个别公证卷宗制作有瑕疵，如缺乏次要证据、《受理通知书》，公证书无页码，公证书出证日期与审批日期不一致等。
    4．具体办证中把关不严的问题时有出现，特别是现场监督类公证，由于申请单位的原因，往往导致先公证后补相关材料。
    5．档案管理方面存在安全隐患，没有专用保险柜，遗嘱等保密卷宗存放不安全，安全措施不完备。
    6．限于实践操作困难，大部分案卷无法做到收费凭证入卷，公证处一般采用变通办法，仅将发票号码抄录在案卷中。
    三、改进措施
    针对检查中发现的问题和不足，我们争取能纠正的，及时纠正；对目前无法补救的，如大量案卷缺少受理通知书等，将之纳入公证处内部制度建设解决，在今后工作中注意改进。同时，还提出一些具体的改进措施：
    1．进一步加强政治理论和业务知识的学习，充分认识公证工作的重要作用，提高公证人员的素质。
    2．坚持高标准、严要求，严格执行公证质量标准，落实各项规章制度，及时查漏补缺，力争今后公证质量实现新的突破。
    3．完善工作制度、健全工作程序，要抓紧制订档案管理等业务制度。
    4．改善办公条件，增加防盗、防火等安全设施和保密设施。
    5．树立市场意识，宣传公证业务，拓宽服务领域。
    二〇〇四年十一月十八日