解读美国数字档案馆的核心技术

素包围起来，形成一个整体，便于计算机识别和信息处理。
　　　　2　EAD头标元素和首要事情元素
　　2.1　EAD头标元素
　　EAD使用EAD头标元素来获取有关具体检索工具的创建、修改、出版和发行的信息，它由4个子元素组成，有些子元素可以被进一步细分，即，（1）第1个子元素是EAD标识符元素，它为检索工具提供惟一的识别号或者代码，能够指出出处、来源、和标识符类型。（2）第二个子元素是文件著录元素，包含了许多有关检索工具的书目信息，其中包括作者姓名、题名、副题名、主办者（上述三者都被包含在题名说明元素中），也包括版本、出版者、系列相关附注。（3）第5个子元素是外形著录元素，是用来记录检索工具的语种、记录谁和什么时候对此文献进行编码著录的。（4）第4个元素是修订著录元素，概述了对这份经编码档案著录过的文献所作的任何修订。这4个子元素以及下一级元素的次序是由EAD规定好的，为了便于机器处理信息，这些元素次序的前后次序不能颠倒（在文后的元素介绍中，如果没有特别说明，元素中的子元素的著录先后次序是任意排列的，例如，段落元素中的33个子元素的著录次序是根据实际著录内容来决定的。）。EAD头标元素中著录的内容往往不是手工著录的内容，但是对于编制机读检索工具业说是非常重要的，因为这是机读检索工具的基本信息。另外EAD头标元素中的内容可以用来产生电子版和印刷版检索工具的题名页。
　　2.2　首要事情元素
　　EAD也包括一个可选择的元素，叫做首要事情元素，它能用来产生一个可以按地方档案机构自己拟订的信息优先顺序进行排列的题名页。因此，在此元素中的题名页子元素与上述文件著录子元素中的题名页子元素的使用方法一样。首要事情元素也可以用来对结构进行编码，例如，序言、题献页、或者其他有关编制、出版情况、检索工具的使用情况的文本。这是EAD能够为用户提供个性化服务的一个突出表现。在越来越强调因特网信息的个性化服务的今天，EAD的这种元素设置无疑是顺应了当今用户检索需求的发展潮流。是值得我们借鉴的一个重要方面。
　　　　3　档案著录元素
　　第3个高层次元素是档案著录元素。在此元素中信息是以等级制形式被完好地组织起来。检索工具通常以几个不同的、但在细节上相关的层次描述一个由许多记录或者文件组成的单元。在这里，首先利用档案著录元素从总体上对档案进行描述，之后，对从属部分进行著录（用＜dsc＞表示）。另外，对于档案著录元素可以设定它的层次属性，以便于明确整个单元的性质，属性值主要有汇集、记录组、全宗、系列等。
　　经过上述介绍，我们知道，具体的著录方法是：档案人员通过撰写EAD元素就开始了编码档案著录，之后，编写必须的EAD头标元素及其子元素和具体内容。接着也许会编写首要事情元素及其子元素和具体内容。之后，就要编写档案著录元素，并对此元素设定其属性值。然后，是对于整个单元进行数据描述。其中，描述性识别元素（用＜did＞表示）对于确保档案单元或组成部分的高质量的基本著录来说是最重要的元素之一，它能便利于信息的检索和输出。
　　3.1　描述性识别元素
　　描述性识别元素可以包含13个描述信息的子元素，它们是档案著录的重要元素。即，标目、摘要、容器、数字化档案物件、数字化档案物件组、附注、来源、载体描述、载体出处、库房、单元日期、单元识别、单元题名元素。另外，描述性识别元素可以用一些属性值加以限制，以便于使得这个元素具有更加专指的内容识别作用，例如，标签、类型、编码类似物等属性值。对于可供选择的编码类似物这个属性值来说，设定此值后，可以在此元素内著录一些相应的马克字段或子字段以及规范数据。而使用此值，档案人员可以通过计算机程序从EAD检索工具中自动地产生框架层次的马克记录；使用此值，也可以帮助检索和标引系统识别在联机目录中的书目记录和档案检索工具之间的可匹配的数据元素。
　　3.2　叙述性信息
　　当使用上述的描述性识别子元素著录的档案资料的基本信息后，可以进行单元的组成部分的著录。然而，检索工具编制者很可能会提供有关整个单元的内容、背景或者范围方面的叙述性信息。这些著录通常出现在以下一些子元素中，例如，行政管理信息、自传或历史、范围和内容、组织机构、整理元素。对于这些信息类目，编码者也许会使用标目元素来提供一个基于地方档案馆选择之上的标目。例如，只要内容是被标识为自传历史元素，EAD允许编码者在标目元素中著录任一标目来识别一个自传附注或者机构历史。此例的具体标目可以选定为：自传摘要，自传，简·多的关键日期（Jane  Doe’s  Key  Dates）。从结构上来说，这些元素通常还包含段落元素或者各种类型的清单元素。而清单元素包

括年表清单元素，年表清单元素又包含年表清单项自、日期、事件元素，由于实际著录需要这些元素中可以包含一些显示文件链接和图表显示的元素。
　　3.3　段落元素
　　段落元素特别有用，它包含了33个子元素，可以进一步限定段落的格式、链接和词汇控制等。例如，规范检索标目元素（在第六部分有详细说明。），链接组元素等（在第七部分有详细说明。），表格元素（在第八部分有详细说明）。
　　3.4　嵌套著录和标识深度之间的关系
　　因为有各种智能和经济的因素（例如，档案编码人员的素质和能力各不相同，档案机构的经费有多有少。）将影响一个机构的标识的深度，EAD允许档案机构和编码人员根据自身能力、机构财力和用户需求来决定元素的嵌套次数，以便于为用户提供尽可能详细的和特殊的信息。例如，前面提到的行政管理信息元素，包含了有关一个机构的档案资料的采购、处理、管理。此元素标识了有关档案的来源、采购、检索和复制限制条件、缩微和数字化替代品的可获得性情况、首选的引用形式、和其他著录细节，这些著录细节是用来帮助用户了解如何接近档案资料和如何充分利用用户已经找到的信息。在行政管理信息元素中可以单独著录的子元素主要有保管人历史、增加物、采购信息、鉴定信息、检索限制条件、用户限制条件、可获得的选择形式、首选的引用、处理信息、段落、附注元素。
　　3.5　第3个高层次元素中的其他一些元素及其著录先后次序
　　现在来简单回顾一下，对于第3个高层次元素来说，以上已经介绍了它的6个子元素，即，（1）描述性识别元素；（2）行政管理信息元素；（3）整理元素；（4）自传或历史元素；（5）组织机构元素；（6）范围和内容元素。此外，还有其他7个在著录中经常用到的子元素，即，（7）辅助描述性数据元素，将在第五部分详细说明；（8）规范检索标目元素，将在第六部分详细说明；（9）数字化档案物件元素，已经被包含在3.1部分中，限于篇幅不作说明；（10）数字化档案物件组元素，已经被包含在3.1部分中，限于篇幅不作说明；（11）附注元素，内容较繁杂，限于篇幅不作说明；（12）其他描述性数据元素，将在第五部分详细说明；（13）从属组件著录元素，将在第四部分详细说明。而这13个子元素的著录先后顺序为：1，7，2，3，4，8，9，10，11，12，5，6，13。下面就对第3个高层次元素中没有介绍过的一些重要元素及其著录方法分别予以说明。
　　　　4　从属组件著录元素
　　当档案编码人员完成了一个记录或者一份文件的第3个高层次元素（即，档案著录元素）的著录后，接着，就要利用从属组件著录元素（用＜dsc＞表示，主语义上可以译为从属组成部分著录元素）对此记录或者文件的从属部分进行著录了。（在这里，需要特别说明的是，组件（component）是一个计算机专业术语。组件就是组成部分的意思，而本文前面提到的物件（object），也是一个计算机专业术语，是一个物体、一个对象、一个单元的意思。逻辑上来说，物件包含了许多个组件，或者说，物件是由许多个组件构成的。目前，我国计算机专业的许多教材都采用“对象”这一译法，但是在我国许多计算机专业网站上有许多教材采用“物件”这一译法。笔者认为，译为“物件”更加合理，因为物件包含了许多组件，理解起来比较合理、顺畅。）在这个元素中，著录传统检索工具的每个部分，例如，系列、容器清单、日历。这个元素的内容通常是以几种不同的表格形式来体现等级制结构，当然就必须对这个元素赋加一个类型属性值。类型属性值主要有4种。即，（1）类型属性值：分析性概览型；作用：用来识别含有许多系列或者子系列的著录。（2）类型属性值：深入详细型；作用：用来识别一个含有许多容器或文件夹的清单，日历，或者是一个含有许多项目的清单。（3）类型属性值：组合型；作用：用来识别每个系列的著录后面紧随着一个含有许多容器或文件夹的清单的情况。（4）类型属性值：其他类型；作用：用来识别与上述不同的情况。
　　下面让我们来看一个具体著录过程。第一步，著录大致的提要清单。在撰写好第1个从属组件著录元素（用＜dec＞表示）后，就要设置此元素的类型属性值和层次属性值。例如，如果档案编码人员想要提供在一个汇集中的所有系列的提要清单，那么，他或她将属性值设置为分析性概览型，并且撰写组件层次元素（用＜c01＞至＜c12＞表示）。还要设置层次属性值为系列，再利用以前在第三个高层元素中提到的各项子元素并且依照相同的元素顺序来著录。值得一提的是，一般来说，著录从属组件著录元素时，将不再重复著录在档案著录元素中的描述性识别元素（用＜did＞表示）中的子元素。例如，在第3高层次元素中的＜did＞元素中的库房元素和来源元素等表示的信息

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