电子文件带来的挑战与对策——试谈电子文档的规范化管理

    摘要:1、电子档案与纸质档案,有着截然不同的区别,电子文件的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式,对电子文档管理的管理理论体系、人员素质和管理技术等层面带来诸多挑战。2、解决存在问题的思路与对策。一是对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。二是了解和把握电子文档管理的特殊性和发展趋向,即信息内容数码化、文档管理现代化、文档处理一体化、档案信息情报一体化。三是以人为本,提高文档管理人员“含金量”,锻造复合型人才资源。
    关键词:电子  文档  管理  挑战   对策
    国务院及国务院办公厅、中国共产党山东省委及办公厅自今年7月1日以后全部取消了纸质红头文件,并对重要文件和统计数据分别以政报、汇编等形式对外权威发布。我国发达地区比如深圳、重庆等地早在2002年2月前就取消了纸制文件,开创了我国文档管理新理念的先河。
    电子文件是能被计算机系统识别、处理,并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上,并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态,只不过是电子文件的某种输出形式而已。过去、现在和将来,使用纸墨、照片形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息,都可以利用计算机进行处理。而且电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用,成为势不可挡的潮流。
    电子文件的优越性在此不再一一赘述。如何利用和保护电子文件和电子档案工作已经成为文档战线思考和急待解决的问题。
    一、使用和管理电子文档中遇到的困难与挑战。
    (一)电子文件的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式。
    一是电子文件易于修改,而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改,但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。二是电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责,有时他只不过制作一个“窗口”,将必要的信息集中在一起,并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来,也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别,无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”。三是电子计算机软硬件技术的不断更新换代,迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”,这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子文件的可读性,常常需要加以转换。因此,长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。四是电子文件不再具有固定的存储载体,根据利用需要,人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件,还需要定期进行复制,转换载体,以防止信息损失。一份电子文件没有了固定的载体,也就无法通过载体来判定这份电子文件的原始性。五是电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出,无法从字迹上分辨其原始性。六是目前电子文件的签署技术还不普及,我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。①
    (二)电子档案管理的困难性。
    对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理,绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者不懂电子文件形式、存储、传输、检索、利用等技术,就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理,更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不懂档案管理的基础知识、管理原则和管理环节,无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性,无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档,也就不可能采取一切必要的技术和措施,长期保存电子档案,使人类活动的真实记录不遭受损失。所以,我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员,都能管理电子档案;也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程人员,都可以管理电子档案。
    对于电子档案的开发利用,将会出现一系列新问题,如怎样保证电子档案的可存取性、可用性、可理解性?又如电子档案利用场所,是允许上网利用?还是只限于在档案馆(室)的借阅系统?还有电子档案的开放年限问题、保密问题、跨国利用问题等等。
    二、解决存在问题的思路与对策。
    (一)对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。
    电子文件的上述特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性,需要为这建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说,只要它的内容确确实实是当时,由原作者撰写或制作出来,此后从未修改过,我们就应该承认它是原始的,尽管它没有固定的载体,没有实在的物理形态,甚至因转换而失去了原来的格式。②这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于,它抛弃了文件形式上的原始性,即允许文件载体、字迹、格式等表现形式发生变化,仅以文件中所含信息的真实、准确,即内容的原始性为唯一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要,建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的,它将是电子文件转化为电子档案,全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根据,是电子档案“享有”与纸制档案同样凭证作用和法律效力的基础。
    (二)寻找文档管理创新的理论支持。
    文件运动周期理论,又称文件生命周期理论,是指导文件从其形成到转化为档案直至消亡的整个发展变化过程及其运动规律的理论。这一理论的基本含义主要可概括为:从现行文件到档案是一个完整的运动周期;这一整个运动周期因其特点和作用不同而区分为不同的运动阶段;针对各个不同运动阶段的特点,应采用相应的管理方式。文件运动周期理论,是档案学的基本理论,它普遍流行于欧美档案学界。③近几年来,我国有的档案学者开始对这一理论进行宣传介绍和研究工作,逐渐在我国档案学界引起重视。了解和熟悉这一理论,认识和掌握文件转化为档案全过程的规律及各个阶段的特点和作用,对进一步科学地管理好文件和档案有着重要意义。
    文件运动周期理论告诉我们,从现行文件到档案是一个统一的、前后衔接的过程,将这样一个有机联系的整个过程纳入一个统一的管理系统之中产生文件和档案的一体化管理是理所当然的。所谓一体化,并非去抹煞不同运动阶段文件管理的特点,而是要求在一个统一的系统之内,有统一的控制中心,统一的工作制度,统一的、前后各有特点又互相衔接的工作程序。也就是说对原来相隔在文书和档案两个工作部门,且相对独立,但又有不少具体工作环节互相雷同和重复的两个管理系统,真正从组织制度和工作程序上结合在一起,成为一个统一的管理体系。这样就能从文件的形成时起对其运动的全过程进行比较全面、有效和统一地控制,既精简了工作程序,减少了不必要的重复劳动,又能避免因现行文件管理不善致使档案部门有可能收集不到系统、完整档案的弊端,提高了案卷质量,达到了以较小的耗费取得较大的效益的目的。
    (三)充分了解电子文档管理的特殊性和发展趋向。
    电子档案与纸质档案,有着截然不同的区别,这就造成电子文件及电子档案管理的特殊性,并表现出发展的趋势和方向。
    一是信息内容数码化。电子文件、电子档案是将文字、图形、图像、影像、声音等信息,按照一定的格式转换为数码或符号,进行存储、传输。通过相应的软硬件技术还原后才能知晓。
    二是文档管理现代化。这两者的核心问题又是在现行文件管理和档案管理中应用电子计算机。当文件制成并进入现行阶段,文书工作人员便依据文件运动周期理论和统一的程序、标准将文件信息和有关数据输入计算机,同时完成对其分类标引、主题标引,并经过计算机的数据处理程序,自动转换成具有档案管理特征的信息资源。然后根据需要自动形成各种形式的,具有检索、统计、编研等有实际利用价值的二次档案信息,实现一次输入,多次、多种形式输出的目的,并为下一年初的调整立卷奠定可靠基础。同时,也为档案部门深化管理提供了必要的物质条件。计算机文书处理与档案管理统一系统的建立,加强了部门之间的横向信息联系和纵向的深化管理,使档案部门可以及时对每一处理完毕的文件材料实施标准化监督和业务指导。它保证了文书处理过程和档案标准程序的同步实现,从而大大地减少了的手工管理的重复劳动和工作环节,提高了工作效率和质量。
    三是文档处理一体化。电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备,有着密不可分的

关系。而电子文件归档必须要了解形成电子文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段,档案人员就要参与设计,进行指导,使产生的电子文件能按归档要求归档,并能进行统一管理和长期保存;同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、设计思想、数据形式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后,在使用过程中,档案人员要参于对其管理,熟知在使用过程中发生的各种情况,并进行积累。要及时按档案整理、鉴定的有关要求,对电子文件进行整理、鉴定、归档。否则长时期不过问,相关技术发生了变化,设备陈旧或更新,原来的电子文件,在新的条件下必然读不出来,这样人类活动的真实记录就可能遭受损失。从管理方面看,电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者,电子档案的管理者,要通力协作,才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。因此,在电子文件时代,文档一体化管理,势在必行。
    四是档案信息情报一体化。二十一世纪是电子时代。办公室工作的自动化和文件档案管理的现代化,人们迫切需要社会信息“资源共享”,于是档案与文件管理的一体化及档案、图书、情报工作一体化的发展趋势更加突出。档案与图书和情报同为社会信息资源,在信息管理上具有许多共同点,所以档案工作与图书工作和情报工作实行一体化管理也是具有共同基础的。随着人们对档案、文书、图书和情报等综合文献信息需要的日益增长。以及世界范围内要求信息“资源共享”的新趋势,社会要求综合信息实行一体化管理。同时,以电子计算机为中心的现代科学技术,也为“两个一体化”管理提供了技术保证。
    五是保管保存技术化。电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多。首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等,这就要求不仅保存电子档案所表述的信息,而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息和元数据等。电子档案所依赖的电子计算机发展很快,设备不断更新,软件技术日新月异;其存储载体性能也不甚耐久,磁性存储载体常有退磁、粘连等现象,光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素,需要电子档案的管理人员认真对待,并且要有一套整的对策、技术和措施。
    三、探索文档管理规范化的路子。
    (一)   合理舍取,充分借鉴纸制档案的管理标准。
    在我国,纸质等载体档案有一套较为完整的管理标准,这些标准是长期实践经验的总结,它是在纸质等载体档案管理现代化的迫切需要下,近十年来才完成的。这些标准的条文,在电子文件归档及电子档案管理的过程中,可能只有部分适用,甚至完全不适用。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程,与纸质等载体档案截然不同,所以一开始就充分注意到电子档案的各项管理标准、法规、制度的建立,以防有长期保存价值的电子文件在形成、使用、归档过程中,遭受损失。但制定电子文件及电子档案的管理标准,难度很大。因为我们没有这方面的长期实践经验,而电子文件所涉及的技术和设备又在不断地发展和变化。我们只有根据我国的实际情况,用认真研究来弥补我们的实践少、经验不足,同时也可借鉴国际上有关标准和发达国家的经验,尽快地制定出我国有关电子文件及电子档案的管理标准、法规和制度。近年来,我国档案部门和研究机构针对文档管理进行了深入的探索,逐步摸索出了电子文档管理的“雏形”。制定出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》,针对电子文件进行了定义、电子文件的收集范围、收集积累要求、收集方法、电子文件的整理、电子文件的归档包括归档范围、归档时间、电子文件及相关数据设备的检测、有效性和完整性鉴定、保管期限的划分、电子档案的移交与保管都作了详细的规定。这就为文档管理规范化奠定了基础。
    (二)以人为本,锻造复合型文档管理人才资源。
    在电子时代,电子档案的实质是技术工程;电子档案管理,实质是一项档案技术工程的管理。“五化”的发展趋势,要求档案专业人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理,又能从事档案、图书、情报等综合信息的管理。文档管理管理人员既要掌握本专业的基本理论和基本知识外,要求管理人员既具备档案管理基础知识,熟练地掌握档案工作的基本原则和方法;又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。还要学习文书学、图书馆学和情报学的有关知识。
    鼓励和支持文档工作者提高自身素质,提高自身“含金量”,才能适应文档工作的需要和文档事业的发展要求。
    参考文献:
    ①、②国家档案局,《电子文件归档与电子档案管理概论》,中国档案出版社1999年第1版, P29.P123.
    ③易炳炎、苗壮主编,《档案学概要》,甘肃人民出版社1998年第1版,P270.

《电子文件带来的挑战与对策——试谈电子文档的规范化管理》